Exploitez tout le potentiel de l’intelligence artificielle pour traiter vos documents et données en quelques secondes au lieu de plusieurs heures. Avec Intelligent Document Processing, DocuWare ouvre de nouvelles perspectives d’efficacité pour de nombreux secteurs, y compris le vôtre.
Contenu :
Réinventer la gestion documentaire avec IDP- Une révolution : comment fonctionne Intelligent Document Processing (IDP)
- Automobile : accélérer la gestion des dossiers de vente
- Construction : automatiser la saisie de bons de pesée
- Production : gérer les protocoles de production
- Logistique : fluidifier le traitement des documents
- Santé : améliorer l’expérience patient avec des processus rapides
- Services financiers : simplifier la gestion des dossiers de retraite
- Banque : garantir la conformité lors de l’intégration client
- Immobilier : optimiser le traitement des documents financiers
- Industrie agroalimentaire : assurer la traçabilité grâce à la gestion électronique des documents
- Assurance : accélérer la gestion des sinistres
- Conclusion
Réinventer la gestion documentaire avec IDP
DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) fluidifie les flux de travail et élimine les tâches manuelles répétitives. Les entreprises ne sont toutefois pas confrontées aux mêmes défis documentaires d’un secteur à l’autre. IDP apporte pour chaque cas des solutions sur mesure, qui vont bien au-delà d’une simple automatisation. Dans la construction, il gère par exemple les bons de pesée manuscrits ; dans l’automobile, il traite les dossiers de vente complets. Il accélère le traitement des sinistres en assurance et garantit une traçabilité stricte dans l’agroalimentaire. En résumé, IDP s’adapte aux exigences de conformité comme aux types de documents spécifiques à chaque domaine.
Une révolution : comment fonctionne Intelligent Document Processing (IDP)
Intelligent Document Processing (IDP) complète idéalement DocuWare en allant bien plus loin que l’archivage et le contrôle des documents. Ses fonctionnalités d’IA de pointe telles que le fractionnement, la classification, l’extraction de données et le reconnaissance des écritures manuscrites, automatisent les tâches répétitives tout en garantissant la qualité des données.
Dans les secteurs où la précision et la rapidité du traitement documentaire sont essentielles, IDP apporte les avantages suivants :
- Plus d’évolutivité: traitement fluide des volumes croissants de documents
- Transparence en temps réel : décisions plus rapides et processus plus efficaces
- Collaboration renforcée : accès immédiat à des documents numériques centralisés
Avec IDP, les entreprises peuvent relever les défis documentaires propres à leur secteur, optimiser leurs processus et améliorer la qualité de leurs services. La gestion documentaire devient ainsi un véritable levier stratégique, renforçant l’efficacité et la précision dans l’ensemble de l’organisation.
Cas d’usage par secteur
Automobile : accélérer la gestion des dossiers de vente
Dans les concessions, les dossiers de vente regroupent de nombreux documents : contrats d’achat, demandes de crédit, reçus de service ou garanties. Jusqu’ici, les collaborateurs devaient tout vérifier manuellement, un processus long et sujet aux erreurs. Grâce à Intelligent Document Processing (IDP), la gestion des documents gagne en efficacité. Le système reconnaît et trie automatiquement chaque document, en extrait les informations clés et les transfère directement dans le système de gestion de la concession.
Chaque dossier scanné est classé automatiquement ; les données essentielles sont contrôlées à partir des documents de vente, puis intégrées dans le Dealer Management System.
Résultat : des livraisons de véhicules plus rapides, une conformité immédiate et plus besoin de tri manuel
Construction : automatiser la saisie de bons de pesée
Perte de bons, mauvaise lecture des informations : la saisie manuelle des livraisons de matériaux à partir de bons de pesée manuscrits entraîne souvent des erreurs de facturation et des retards de chantier. IDP automatise ce processus : les notes manuscrites sont converties en données numériques fiables.
Sur place, les bons sont scannés ou photographiés ; IDP enregistre le poids, la date et le type de matériau, puis compare ces données aux plannings et commandes pour garantir leur exactitude. Elles sont ensuite transmises au système de facturation et archivées sous forme numérique pour d’éventuels contrôles.
Résultat : facturation plus rapide, moins de litiges et pas de temps perdu à rechercher des documents manquants
Production : gérer les protocoles de production
Les protocoles de production contiennent souvent des notes manuscrites : numéros de lot, heures-machines, contrôles qualité. Leur saisie manuelle ralentit l’accès aux données et multiplie les risques d’erreur. IDP automatise ce processus : les protocoles sont scannés directement ou saisis via des formulaires numériques.
La reconnaissance avancée des écritures manuscrites extrait et convertit les informations en données structurées, intégrées directement aux systèmes Enterprise Resource Planning (ERP) ou Manufacturing Execution System (MES). Les mises à jour sont ainsi précises, rapides et améliorent l’efficacité globale.
Résultat : vue d’ensemble de la production plus précise, moins d’erreurs de saisie et décisions plus rapides.
Logistique : fluidifier le traitement des documents
Les transporteurs doivent gérer rapidement bons de livraison, lettres de transport et déclarations en douane. La saisie manuelle ralentit les mises à jour des stocks et des suivis client. IDP identifie, extrait et envoie les données des documents logistiques directement vers les systèmes correspondants. Les informations sont disponibles en temps réel pour un suivi précis des expéditions et des livraisons dans les délais.
Les documents scannés sont traités, les données importantes sont extraites et envoyées aux Transport Management Systems (TMS) ou ERP, tandis que les clients sont immédiatement informés.
Résultat : livraisons ponctuelles, traçabilité fiable et clients satisfaits
Santé : améliorer la satisfaction des patients avec des processus rapides
Le secteur médical manipule une grande quantité de documents papier et numériques : formulaires d’assurance, ordonnances, résultats de laboratoire, transferts. La saisie manuelle ralentit les procédures et peut compromettre la sécurité des patients.
IDP automatise la classification et l’extraction des données : les informations sont transférées rapidement et avec exactitude dans les dossiers électroniques des patients, ce qui facilite la coordination des soins. Les documents entrants sont efficacement enregistrés, classés, et les données des patients sont extraites et validées avec précision. Les données manquantes sont signalées immédiatement.
Résultat : moins de rejets de factures, admissions plus rapides et meilleure coordination des soins
Services financiers : simplifier la gestion des dossiers de retraite
Les gestionnaires de fonds de pension traitent d’importants volumes de demandes, modifications et justificatifs, dans un cadre où précision et conformité sont indispensables. IDP intervient ici comme un levier de transformation.
Grâce à une détection avancée des données, il automatise la classification des documents scannés et s’assure que chaque pièce est affectée à la bonne catégorie. Il extrait de manière fiable les informations essentielles et les intègre directement aux systèmes de gestion des retraites. Les dossiers sont ainsi classés de façon systématique et rattachés correctement aux profils des membres.
Résultat : traitement plus rapide des demandes d’adhésion, moins de tri manuel et contrôles de conformité facilités
Banque : garantir la conformité lors de l’intégration client
Lors de l’onboarding, les établissements bancaires doivent collecter et vérifier pièces d’identité et différents justificatifs (domicile, revenus). Les retards dans ce processus génèrent de l’insatisfaction de la part des clients. IDP accélère l’ouverture de compte en automatisant la vérification et le traitement de ces documents, tout en garantissant la conformité réglementaire, avec une expérience client améliorée.
La technologie identifie automatiquement le type de document, en extrait les données pertinentes et réalise les contrôles requis. les documents sont ensuite transmis directement au service conformité et aux systèmes d’ouverture de compte.
Résultat : création de compte beaucoup plus rapide, en respectant pleinement les obligations KYC et de lutte contre le blanchiment
Immobilier : optimiser le traitement des documents financiers
La gestion immobilière implique la manipulation de nombreux documents financiers : baux, dossiers de financement, justificatifs d’entretien, courriers de locataires, etc. Un traitement efficace est essentiel afin d’éviter des retards dans la signature des contrats ou les travaux d’entretien. IDP automatise l’extraction et la vérification des informations importantes, garantissant une documentation précise et efficace.
Les lots de documents téléchargés sont automatiquement scindés en pièces individuelles, classés et les données pertinentes sont extraites. Les informations sont alors transmises aux systèmes comptables ou de gestion immobilière ; les originaux sont archivés en toute sécurité.
Résultat : finalisation plus rapide des contrats et meilleure transparence de la gestion financière
Industrie agroalimentaire : assurer la traçabilité grâce à la gestion électronique des documents
Dans le secteur alimentaire, factures, recettes, enregistrements de lots et documents réglementaires doivent être traités avec rigueur. Assurer l’intégrité et la traçabilité de ces pièces est essentiel pour respecter la réglementation et maintenir des normes de qualité élevées. IDP facilite ce processus en intégrant efficacement les documents entrants aux systèmes ERP et de conformité :
il capture les documents, en extrait les données importantes et les transmet automatiquement aux systèmes correspondants. Cela permet de garantir une traçabilité complète, des processus plus efficaces et le respect des dispositions légales.
Résultat : processus optimisés, conformité renforcée et moins de retards de production
Assurance : accélérer la gestion des sinistres
Les compagnies d’assurance gèrent un volume important de pièces lors de la gestion des sinistres (déclarations, justificatifs, polices, etc.) et doivent classer et vérifier ces documents avec précision pour garantir des paiements rapides. IDP automatise le traitement des déclarations de sinistre et assure un traitement précis et rapide afin que les paiements soient effectués au plus vite.
Les documents entrants sont enregistrés et classés par type de sinistre. Les informations pertinentes sont ensuite extraites et vérifiées à partir des pièces. Les données validées sont ensuite transmises immédiatement aux gestionnaires concernés.
Résultat : traitement des sinistres accéléré, précision accrue et amélioration de la satisfaction client
Conclusion
Intelligent Document Processing ne se limite à aucun secteur en particulier : il s’adapte à pratiquement tous les workflows documentaires. IDP permet à des entreprises issues de l’automobile, de l’éducation, du BTP, de la logistique et de bien d’autres domaines d’automatiser leurs processus et de gagner en efficacité. Pour découvrir tout le potentiel d’IDP, contactez votre conseiller DocuWare. Il pourra vous expliquer en détail comment la solution peut être adaptée aux besoins spécifiques de votre organisation.
Vous trouverez de plus amples informations sur les fonctionnalités de DocuWare IDP ici : DocuWare IDP – all functions at a glance.
