Une obligation légale
Le passage obligatoire à la facturation électronique sera effectif entre 2023 et 2025 pour la totalité des organisations dans leurs échanges inter-entreprises. Afin de se mettre en conformité avec la loi, toutes les entreprises, y compris les TPE/PME devront émettre des factures électroniques et les accepter.
Cette obligation est déjà en vigueur au sein des grandes entreprises depuis le 1er janvier 2020 et depuis 2017 pour toutes les entreprises en ce qui concerne l'émission des factures auprès du secteur public, via le portail Chorus Pro.
Voilà une bonne raison de dématérialiser ses factures clients, mais cet aspect légal est loin d'être le seul bénéfice de la dématérialisation. En voici les principales raisons :
Restaurer la trésorerie des entreprises
Selon une étude publiée par Euler Hermès en 2017, le délai moyen de paiement des factures dans le monde s’établissait à un niveau record : 66 jours. En France, ce délai passe à 74 jours en moyenne, un des plus hauts niveaux dans le monde ! Selon une autre étude publiée par PlumConsulting en 2017, le préjudice subi par les PME suite aux retards de paiement est estimé à 3000 milliards d’euros.
Ces délais de paiement particulièrement longs pénalisent la trésorerie des entreprises avec des pertes de revenus à la clé et une relation client dégradée.
Améliorer la relation clients
Le traitement des factures au format papier rallonge les délais de traitement, augmente les risques d'erreur, de perte ou d'oubli. Avec la facture dématérialisée, les délais de traitement sont raccourcis, la traçabilité et l'archivage sont garantis dans la GED, et les circuits de validation accélérés avec les workflows.
Un traitement des factures accéléré permet de renforcer et d'améliorer votre satisfaction clients avec des délais respectés et une transparence accrue.
Réduire les coûts
Le coût de traitement moyen d’une facture papier est compris entre 8 et 9,50 euros, alors que le coût d’une facture électronique est d’environ 5 euros. Soit une économie de 3 euros en moyenne. Si votre entreprise traite 1000 factures clients par an, l'économie générée est ainsi estimée à 3000 € par an.
Plus votre volumétrie de factures est importante, plus vous réaliserez des économies en passant à la facturation électronique.
De plus, la dématérialisation des factures permet de réduire les espaces physiques de stockage en centralisant les documents dans un espace unique et sécurisé à travers la mise en place de solutions de gestion documentaire. Vous économisez ainsi, outre les frais liés à l'impression et à l'envoi des documents (papier, enveloppes, cartouches, timbres), des espaces de stockage importants (armoires, salles d'archives).
Augmenter la productivité
Le temps perdu au traitement du papier entraîne une baisse de productivité de 21,3 % selon IDC. Le traitement des factures papier fait partie des tâches particulièrement fastidieuses et chronophages des services comptabilité/finance. Leur abandon au profit du digital permet à vos employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et de réaliser des gains de productivité à votre entreprise.
Diminuer votre impact environnemental
En plus d’être synonyme d’efficacité, la dématérialisation répond également à une problématique de plus en plus préoccupante au sein des organisations : le respect de l’environnement. Selon l’Ademe (Agence de la transition écologique) un salarié Français consomme entre 70 et 85 kg de papier par an, dont 85 % proviennent des forêts. En plus de contribuer à la déforestation, la fabrication du papier tel qu’utilisé dans les bureaux nécessite également une grande quantité d’eau : 100 000 litres pour une tonne de papier blanc ! Sans compter les émissions de gaz à effet de serre dues notamment à la fabrication et à l’acheminement des consommables. Pour couronner le tout, le papier représente pas moins de 75 % des déchets de bureaux ; il n’est donc pas conservé dans de nombreux cas.
Un gaspillage qui peut être facilement évité en optant pour une solution de dématérialisation.
La facturation électronique, et plus globalement les outils digitaux, participent ainsi à la stratégie RSE des organisations, réduisant la présence du papier à toutes les étapes des processus (impression, envoi, archivage, etc.). De quoi concrétiser l’engagement environnemental des structures de toutes tailles.
Dématérialisation des factures clients : quelles solutions ?
La solution de gestion documentaire DocuWare cloud peut vous aider à maîtriser vos délais de paiement et à restaurer la relation avec vos clients :
- Un dossier client partagé en temps réel
- Traitement des offres, des commandes, des devis et des factures clients
- Dématérialisation de la facture client avec A/R
- Relances automatiques pour le traitement des tâches
- Gestion des impayés avec scénarios de relance et notifications en interne
- Connecteur vers l’ERP pour remonter le statut de paiement (Sage, Cegid, EBP, Divalto...)
- Requête ou listes dédiées pour générer des rapports de suivis
Disponible en version d'essai gratuite de 30 jours, DocuWare Cloud DocuWare Cloud est disponible avec des licences par abonnement flexibles, adaptées à différentes tailles d’entreprise. Chaque type d’abonnement comprend une gamme complète de services, notamment l’indexation intelligente, Workflow Manager, la création de formulaires et des outils d’intégration.
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Retrouvez-nous sur le webinaire DocuWare du 16 septembre à 10H consacré à la dématérialisation de la facture client et au suivi des paiements.
Ce webinaire fournit un témoignage retour d’expérience sur les points clés et l’accompagnement à prévoir pour digitaliser votre poste fournisseur et client d’un point de vue documentaire et processus.
Il sera animé par Florent Rogeon, Directeur Régional DocuWare IDF & Centre, et Isabelle Dupuich, Directrice Associée du Cabinet PMDA.
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