La transformation digitale du secteur public est en marche depuis plus d’une vingtaine d’années, sous l’impulsion des différents plans de relance de l’Etat.
En 2021, suite à la crise sanitaire, le gouvernement a placé le numérique comme pilier central de la relance économique. Le plan France relance vient renforcer cet objectif : présenté comme un accélérateur de cette transformation numérique, il y consacre un investissement total de 908 millions d'euros.
Cette mobilisation se structure autour de 3 piliers :
- la généralisation de la fibre optique ;
- l’inclusion numérique ;
- et la numérisation au service des collectivités territoriales.
88 millions d’euros sont débloqués spécifiquement par l’Etat pour la transformation et l’outillage numérique des collectivités territoriales.
La transformation numérique des Collectivités revêt plusieurs objectifs :
- En interne : Soutenir la montée en compétence des agents et des élus et faciliter l’exercice de leurs missions au quotidien, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
- En externe : améliorer le service rendu aux citoyens en délivrant des services de proximité, accessibles en ligne et simplifiés, via la digitalisation.
Renforcer et soutenir les missions des agents du service public avec la digitalisation
L’étude Markess by Exaegis sur l’expérience agents démontre à ce titre, une forte prise en considération du rôle prépondérant joué par la digitalisation dans la mutation de leur métier, avec une forte accélération depuis à la crise sanitaire.
L’expérience agents se renforce : 77% des décideurs publics interrogés considèrent qu’en 2021 le niveau d’engagement de leur organisme vis-à-vis de l’expérience agents est fort à très fort, lorsqu’il était à peine de 44% en 2018.
Parmi les principales priorités des décideurs interrogés dans l’étude, figurent le collaboratif, avec le renforcement de la collaboration transversale (67%), le numérique responsable (51%), ou encore le partage de documents (40%).
L’implication des services RH pour numériser les processus est un marqueur fort, avec 51% des réponses.
Les principaux enjeux des agents du secteur public à l’heure du digital
Parmi les principaux enjeux des agents, on peut citer, d’après l’étude Markess :
- Le renforcement de la collaboration transversale (66%), afin de « casser » la logique de fonctionnement en silos. Cette tendance est particulièrement forte depuis la crise du Covid, avec l’avènement du télétravail dans la fonction publique, qui perdure désormais.
- Le recentrage des agents sur des missions à plus forte valeur ajoutée, rendus possibles par l’automatisation des processus (62%)
- La prise de conscience environnementale et les politiques RSE menées au sein du secteur public, induisent un changement des comportements et une volonté d’inculquer des pratiques éco-responsables aux agents (55%).
Dans ce contexte, les solutions de type Digital Workplace associées aux outils de gestion documentaire permettent de délivrer aux agents des environnements de travail collaboratifs sécurisés pour partager des documents et automatiser leur traitement via les workflows.
Les bénéfices sont multiples :
- pour les administrés : les temps de traitement des demandes sont accélérés, la satisfaction renforcée
- pour les élus : l’image de la collectivité modernisée.
- pour les agents : moins de temps passé sur les tâches administratives, une productivité optimisée et plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les solutions de gestion documentaire (GED) et Workflow : une alternative sécurisée et collaborative pour optimiser le travail des agents et le service rendu aux citoyens
- Les solutions GED DocuWare permettent la continuité de l’activité des agents en mobilité et en télétravail dans le cloud ou en local.
- Les données sont sécurisées, archivées dans l’armoire centrale et accessibles à travers une gestion des droits d’accès par utilisateur.
- Les workflows permettent le travail collaboratif sur les documents et leur validation instantanée : fini le papier, les processus de traitement et d’approbation fastidieux entre les différents services.
- La signature électronique, adossée à la GED permet de signer électroniquement tous types de documents de façon totalement fluide et sécurisée.
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