Tout le monde en parle, mais uniquement quelques élus ont atteint le sacré Graal. Certes, les entreprises s’équipent de logiciels de dématérialisation, et globalement la transition numérique est bien En Marche. Au quotidien, les entreprises ont tout de même du mal à limiter l’utilisation du papier. Les raisons sont diverses.
Tout le monde le sait : travailler avec du papier est un gaspillage de temps et entraîne des coûts liés à l’utilisation d’imprimantes, d’encre, de toners, de classeurs, d’armoires et surtout d’espace dans les bureaux et les archives.
Une entreprise qui travaille déjà aujourd'hui en se passant totalement de papier fait partie d'une espèce encore rare : celle des « Digital Natives ». Mais même ces pionniers sont encore confrontés aux documents papier car certains de leurs clients ou fournisseurs continuent à leur envoyer leurs factures, commandes et bons de livraison de façon classique, au format papier. Les pionniers de la GED ont également besoin d'une stratégie pour traiter les documents papier, pour ne pas trébucher sur l'un des 7 obstacles qui parsèment le chemin vers le Zéro Papier, cités ci-dessous :
1. Les usages sont bien ancrés : Nous avons passé la majeure partie de notre vie professionnelle à manipuler et traiter du papier. Certaines personnes rechignent à lire de longs textes à l'écran et impriment donc le document. Il s'agit donc de comportements acquis. Le meilleur antidote à cela n'est pas d'interdire les impressions mais au contraire d'offrir des conditions de travail propices au changement.
Par exemple, l’utilisation de doubles écrans facilite la lecture des textes et leur traitement sur l'ordinateur. Certaines entreprises tolèrent en parallèle le travail avec le papier car la mise en œuvre de la gestion documentaire numérique représente un processus évolutif. La génération Y a depuis longtemps intégré le travail avec les documents numériques. Cette tendance va se renforcer grâce à la sécurité et l'acceptation des systèmes de gestion documentaire numérique sera encouragée.
2. Les obstacles juridiques : Beaucoup d'entreprises ne connaissent pas l’environnement législatif lié à la conservation des documents, et conservent par précaution l’ensemble de leurs documents papier. Ce levier majeur est également mal connu des professionnels de la GED, et les clients se sentent perdus face à une réglementation complexe
3. L'utilisation simplifiée des imprimantes : Imprimer un fichier n'a jamais été aussi facile. Les imprimantes se trouvent partout dans l'entreprise et génèrent des documents en couleur dans tous les formats souhaités (et grâce au Wi-Fi et au Bluetooth, vous pouvez même imprimer depuis un smartphone).
Ces impressions rapides et faciles n'incitent pas à se débarrasser du papier (du moins, à court terme). L’utilisation intensive de la GED devrait conduire à limiter ce nombre d’impression dans le futur.
4. Le budget d’acquisition d’une GED : En dehors même de l’investissement dans un logiciel, d’autres coûts sont à prévoir comme la formation et l’accompagnement au changement des utilisateurs. Si l'entreprise recule devant ces coûts, c'est qu'elle n'a pas encore bien analysé la rentabilité de la mise en œuvre d’une GED. Cela vaut toujours la peine de mener une réflexion interne sur les bénéfices liés à la dématérialisation. Les coûts d'acquisition sont rapidement amortis : productivité, gain de place, confort des utilisateurs, meilleure efficacité commerciale...
5. L’obstacle technologique : Certaines entreprises ne sont pas très férues de nouvelles technologies, et utilisent peu les outils bureautiques au quotidien comme les tableurs Excel ou autres logiciels productifs. Pour ces sociétés, le passage au Zéro Papier risque d’être difficile.
De notre point de vue, ces entreprises doivent investir progressivement dans le numérique, et privilégier les solutions en mode SaaS permettant ainsi de s’exonérer d’investissements coûteux en achat de serveurs, de système de sauvegarde et autres logiciels liés à l’infrastructure.
6. Environnement papier de l'entreprise : Si la plupart des fournisseurs et des clients travaillent encore avec le papier, un environnement de travail entièrement numérisé ne présente à première vue que peu d'intérêt. L'entreprise reçoit toujours de grande quantités de documents par courrier qu'il s'agisse de contrats, de commandes, de factures, de propositions commerciales ou de réclamations. Mais il serait fatal de ne pas se débarrasser du papier.
La bonne démarche consiste à numériser le courrier de l'entreprise de façon systématique. Quel que soit le mode d'entrée du document papier, il est judicieux de le scanner et de le numériser immédiatement, de sorte qu'aucun flux de travail ou processus ne soit ralenti dans l'entreprise.
7. Culture d'entreprise : Si l'inertie fait partie de votre culture d’entreprise, le passage au numérique sera difficile. Les collaborateurs réfractaires au changement sont un obstacle majeur à l’utilisation d’un logiciel de GED. Dans ce cas, il est important de mettre en œuvre une stratégie de mise en œuvre, et associer ces réfractaires à la réflexion et à la définition des objectifs du projet.
