Firmas electrónicas con DocuWare

Firme documentos con una firma electrónica y garantice la autenticidad de la información comercial importante.
Con una firma electrónica cualificada, sus documentos son legalmente vinculantes y cumplen con los requisitos de seguridad actuales.

Firmas electrónicas para documentos en un flujo de trabajo de DocuWare

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El documento se envía directamente desde el flujo de trabajo a un proveedor de servicios de confianza externo para su firma avanzada o cualificada. Una vez que se ha comprobado la identidad y se ha firmado el documento, este se envía automáticamente a DocuWare

En la oficina moderna, las firmas electrónicas ya son una parte normal de los negocios cotidianos. Esto es bueno porque: las firmas electrónicas (a veces llamadas "firmas digitales") reducen el uso del papel y simplifican el flujo de trabajo de documentos seguros.

El servicio DocuWare Signature garantiza que un Proveedor de servicios de confianza verificado firma digitalmente sus documentos. 

El servicio DocuWare Signature ofrece a su negocio mayor velocidad y flexibilidad a la hora de gestionar firmas digitales:

  1. Integre proveedores de firmas externos tales como ValidatedID de forma sencilla en el flujo de trabajo de DocuWare. Los documentos se transfieren automáticamente entre DocuWare y el Proveedor de servicios de confianza, y los empleados reciben notificaciones cuando un documento está disponible para su firma.
  2. Recopile las firmas electrónicas para un documento de todos los empleados relevantes directamente desde un flujo de trabajo.
  3. Seleccione niveles de seguridad avanzados o cualificados para la firma de acuerdo con sus requisitos establecidos.
  4. Almacene los certificados para una firma centralmente con el proveedor de servicios externo para que puedan recuperarse en cualquier momento.
  5. Guarde el documento con la firma en un archivo de forma que sea a prueba de auditorías.

Conocimiento: Procedimientos de firma y nivel de seguridad

Para firmar documentos en un flujo de trabajo de DocuWare, DocuWare ofrece la posibilidad de integrar al prestador de firmas ValidatedID, se añadirán más proveedores de servicios de confianza próximamente.

Los procedimientos de firma con VIDsigner proporcionan las siguientes opciones:

  • Remoto. Cuando se envía un documento a ValidatedID en un flujo de trabajo, el empleado responsable recibe un mensaje y libera la firma del smartphone, por ejemplo, mediante un código SMS.
  • Biométrico. Un cliente firma en una tableta. Los datos biométricos tales como la presión y velocidad de escritura se registran e integran con la firma en el documento (lista de dispositivos admitidos).
  • Centralizado. El usuario deposita un certificado con ValidatedID que confirma su identidad una vez. Esto permite al usuario autenticar y firmar documentos en ValidatedID desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Tres niveles de seguridad disponibles

Las firmas difieren en su nivel de seguridad. El nombre escrito en un correo electrónico o un sello de DocuWare son ejemplos de una firma simple. Una firma avanzada debe estar cifrada, con parte de la clave accesible solo para el firmante. En el caso de una firma cualificada, la identidad del firmante también se comprueba con un certificado depositado con un proveedor de servicios de confianza.

 

 

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Todos los niveles de seguridad

DocuWare gestiona los tres niveles de seguridad para firmas electrónicas: simple, avanzada y cualificada.

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Cualquier caso de uso

La flexibilidad de DocuWare facilita el uso de las firmas electrónicas en gastos de viaje, contratos y demás.

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Nacido en la nube

Al igual que DocuWare Cloud, el servicio DocuWare Signature está alojado en Microsoft Azure. El único requisito técnico es una conexión a internet.

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Preparado para la movilidad

DocuWare admite firmas electrónicas a través de un smartphone. Esto es legalmente aceptable a través de la regulación eIDAS (identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza).

Cómo empezar con el servicio DocuWare Signature

Nube

El Servicio DocuWare Signature para la conexión de proveedores de servicios de firma externos se incluye en la funcionalidad de DocuWare Cloud.

Los certificados de firma de proveedores externos se deben adquirir por separado.

In situ

Para sistemas DocuWare instalados localmente, el servicio DocuWare Signature está disponible como un módulo adicional de pago. También se requiere la licencia para Workflow Manager.

Los certificados de firma de proveedores externos se deben adquirir por separado.

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