Automatice la importación de documentos

DocuWare automáticamente importa sus documentos al archivador central, sin importar si se han escaneado desde un dispositivo, tomado de una carpeta compartida o creado desde una aplicación nativa. Cuando se realiza la importación, DocuWare indexa de forma inteligente cada documento basándose en sus metadatos, contenido y cualquier código de barra disponible.

Importe rápidamente desde cualquier fuente

Importe documentos

Los documentos de cualquier fuente se indexan de forma total y automática (sin entrada manual de datos) antes de almacenarlos en su archivador de DocuWare.

  • Documentos impresos que escanea desde escáneres de sobremesa o dispositivos multifunción de uso compartido.
  • Documentos electrónicos que DocuWare automáticamente importa desde carpetas de uso compartido supervisadas.
  • Documentos creados con sus aplicaciones que almacena en DocuWare, por ejemplo presentaciones, informes, facturas, correspondencia, contratos o planos.

Sus documentos se indexan y almacenan por si mismos

  • Importación de facturas electrónicas: Puede automáticamente publicar o archivar facturas electrónicas con metadatos XML de forma inmediata. Esto reduce los costes gracias a que elimina la transferencia de datos manual o el uso de software de lectura de formularios complicados. Se acabaron los errores de introducción de datos.
  • Almacene las facturas impresas de forma digital: Añada pegatinas de código de barras de 1D o 2D, como por ejemplo un número de documento, a las facturas entrantes y escanéelas a una carpeta común. Durante la importación, el número del documento se lee del código de barras y los documentos se indexan y transfieren a un archivador.
  • Tome los documentos exportados de su ERP: los archivos PDF generados de informes, facturas, notificaciones de crédito y otros documentos se importan automáticamente a DocuWare.
  • Mejore la indexación con datos de inventario: Amplíe la indexación con información de bases de datos existentes, como por ejemplo su sistema ERP.
  • Distribuya documentos directamente a los empleados durante el proceso de escaneo: Con un escáner en red, puede también enviar documentos a sus empleados durante el proceso de escaneo. DocuWare supervisa el directorio de la red y coloca los documentos escaneados en la bandejas de documentos de DocuWare.
Muchos documentos

Muchos documentos

DocuWare indexa por completo y almacena grandes cantidades de documentos de forma automática.

Totalmente automático

Totalmente automático

Usted define las reglas para la importación una única vez. El resto lo hace DocuWare.

barcode

Todos los códigos de barras

Todos los tipos comunes de códigos de barras se leen de forma fiable como si lo estuviesen haciendo ellos mismo.

Indexación precisa

Indexación precisa

Indexa documentos de forma fiable y sin errores durante el almacenamiento.

Cómo empezar la importación automática

Nube

Todas las funciones para la importación extensiva con indexación, incluidos los códigos de barras, forman parte de cada licencia de DocuWare Cloud. DocuWare Cloud también incluye Workflow Manager, Forms y otros módulos útiles.

In situ

Si utiliza DocuWare como un sistema instalado localmente, las funciones básicas para escanear, importar e indexar documentos están disponibles con cada licencia de servidor.

Para obtener funciones adicionales tales como indexación con textos de documentos y códigos de barra, también necesita las licencias de DocuWare Import y Barcode & Forms.

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