Los procesos comerciales se deben adaptar con dinamismo a su empresa. Para ello, es esencial poder controlar sus procesos de manera flexible en flujos de trabajo automatizados. Si desea introducir flujos de trabajo en su empresa, recomendamos comenzar observando la diferencia entre un «proceso» y un «flujo de trabajo», así como la función que desempeñan sus documentos en él.
Las palabras «proceso» y «flujo de trabajo» no significan lo mismo, aunque a veces se utilicen indistintamente. Un proceso describe la gestión empresarial básica en lo relativo a qué pasos se han de dar y en qué orden para alcanzar un resultado determinado.
Por el contrario, un flujo de trabajo se refiere a la implementación técnica y automatizada de un proceso usando un software, como DocuWare Workflow Manager. Las tareas de un proceso, que ha sido traspasado a un flujo de trabajo, son transparentes, predecibles y estandarizadas. Cualquier desviación está claramente definida e indicada.
La gran ventaja de los flujos de trabajo automatizados
En un programa de flujo de trabajo, usted mismo puede mapear y controlar incluso los procesos más complejos. Precisamente este nivel de control es una de las mayores ventajas de la gestión del flujo de trabajo, ya que permite incorporar una amplia gama de escenarios para el procesamiento de tareas. Además, se puede incluir información de diversas fuentes, para p. ej., garantizar que no se quede ninguna tarea pendiente cuando los trabajadores estén ausentes. En este caso concreto, el Workflow Manager permite establecer una serie de suplentes asegurando así que la tarea continúe su curso hacia el siguiente responsable competente (sin la intervención de ningún manager).
En el Workflow Manager se utiliza la herramienta integrada, Workflow Designer, para configurar un flujo de trabajo, como por ejemplo, las decisiones que se han de tomar y bajo qué condiciones se han de aplicar. También puede establecer algunas variables o placeholders, que se completarán con valores como los importes parciales de las facturas, que cambian dinámicamente.
El ciclo de vida de un documento como punto de partida del flujo de trabajo.
La mayoría de los procesos de la empresa se basan en documentos, que se organizan en diferentes categorías, como facturas o contratos. En un proceso de recepción de facturas, se puede realizar un perfecto seguimiento de los pasos de procesamiento que atraviesan este tipo de documentos, hasta que finalizan su ciclo de vida activo. Dicho ciclo termina cuando no es necesario ningún paso de procesamiento adicional y se puede proceder al almacenamiento en el archivo. Por lo general, un proceso de facturación está bien documentado, por lo que resulta idóneo para transferirlo a un flujo de trabajo.
Tareas a modo de estaciones
Echemos un vistazo al procesamiento de facturas y desglosemos los pasos más importantes en un flujo de trabajo. Cada factura pasa por diferentes estaciones:
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Estación 1: Una factura digital se recibe y almacena en un archivador de DocuWare configurado para «Facturas entrantes». Esta acción desencadena un flujo de trabajo en DocuWare. Esto significa que la factura y sus tareas asociadas pasarán por determinadas estaciones, en su mayoría automáticamente, y en parte con la ayuda de los trabajadores.
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Estación 2: El flujo de trabajo ha creado una tarea digital para comprobar la factura y enviarla al Departamento de Contabilidad.
La tarea de comprobar una factura aparecerá en la lista de tareas del Departamento de Contabilidad en DocuWare Client.
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Estación 3: La factura aparece como una tarea para el Departamento de Contabilidad en DocuWare Client. El trabajador correspondiente verifica la factura y, si es correcta, la asigna a un centro de costes. Esto significa que la primera tarea se completa en el flujo de trabajo y pasa a la siguiente estación; por ejemplo, a un gerente del departamento que tiene que autorizar el pago.
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De este modo, las tareas continúan su curso hasta que se efectúa el pago.
Como puede ver, todas las tareas del flujo de trabajo se basan en un documento, son desencadenadas por éste y están vinculadas a él, en este caso concreto, cada una de las facturas.
¿Qué quiere decir «configuración del flujo de trabajo» e «instancia del flujo de trabajo»?
En términos cotidianos de oficina, se suele utilizar «flujos de trabajo» para referirse a lo que se consideran instancias. Puede que esto suene complicado, pero en realidad no lo es. «Flujo de trabajo» se refiere a dos cosas:
1. Por un lado, «flujo de trabajo» se refiere a un flujo o plan, también conocido como una configuración: Por ejemplo, para las facturas entrantes, se crea una configuración del flujo de trabajo definiendo los ajustes básicos para este tipo de documento mediante el Workflow Designer. ¿Qué tareas se han de procesar, en qué orden, y qué decisiones han de ser tomadas y por qué departamentos?
El Workflow Designer se utiliza para crear un diagrama de flujo que establece cada uno de los pasos individuales, en este caso, para las facturas entrantes.
2. El segundo significado de «flujo de trabajo» se refiere a la ejecución en un solo paso de la configuración del flujo de trabajo o instancia: Cuando la «factura A» se archiva, se desencadena una instancia, es decir, se inicia el flujo de trabajo «facturas entrantes» y se ejecuta en base a este único documento, y por lo tanto, una sola vez. La instancia se desplaza a través de los departamentos en forma de tareas y decisiones hasta que se completa la última tarea del flujo de trabajo.
La información alimenta al flujo de trabajo
Para que se desencadene automáticamente el siguiente paso en un flujo de trabajo, es necesaria la información que sirve de criterio para las decisiones. Hay datos informativos, como los nombres de las empresas o los importes de las facturas, que DocuWare capta de un documento o de los centros de costes, que se introdujeron en el flujo de trabajo cuando éste se creó, que se añaden activamente al flujo de trabajo desde fuentes externas como una base de datos.
A esto se añade la información o los datos del proceso que un sistema de flujo de trabajo crea por sí mismo. Éstos surgen, por ejemplo, cuando se deduce un importe parcial de un importe total en el flujo de trabajo de la factura, de modo que el siguiente usuario de la cadena sólo verá el importe restante que aún debe ser autorizado.
Sus procesos se ejecutarán de manera más rápida y segura una vez que estén implementados en un flujo de trabajo, garantizando así un mayor éxito para su empresa.
Con DocuWare Workflow Manager, también es posible lo siguiente (en inglés):
- Automatización del desglose de las partidas de una factura
- Comprobar duplicados en el flujo de trabajo de la factura
- Comprobar importes y detalles obligatorios en las facturas automáticamente
- Almacenamiento de documentos como facturas durante un periodo de conservación determinado y eliminación posterior
Descubra más sobre cómo crear Flujos de trabajo con la herramienta Workflow Manager en general.