El trabajo en una empresa no sucede de forma aislada, las tareas se encadenan en secuencias, la documentación circula entre diferentes departamentos, la cual, además, ha de ser validada en muchas ocasiones y las decisiones pueden venir desde diferentes lugares. En definitiva, existe todo un recorrido desde que una actividad se inicia hasta que se completa, este recorrido es lo que llamamos un flujo de trabajo.
Si los flujos de trabajo están bien definidos y apoyados por la tecnología adecuada, todo sucede de forma ágil y eficiente, pero si no lo están ahí es donde comienzan los problemas: retrasos, duplicidades, errores y una sensación de que el trabajo no avanza.
En este artículo te contamos qué son los flujos de trabajo en una empresa, qué tipos existen, los problemas habituales de los procesos manuales y cómo un software como DocuWare te puede ayudar a automatizarlos y gestionarlos de forma eficaz.
Índice:
- Qué son los flujos de trabajo en las empresas
- Tipos de flujos de trabajo que existen en las empresas
- Ejemplos de flujos de trabajo reales en empresas
- Problemas habituales en los flujos de trabajo manuales
- Cómo ayuda DocuWare a automatizar flujos de trabajo en la empresa
- Preguntas frecuentes sobre los flujos de trabajo
- Más que una secuencia de tareas, los flujos de trabajo como estrategia empresarial
Qué son los flujos de trabajo en las empresas
Un flujo de trabajo es una secuencia estructurada de tareas, decisiones, responsables y acciones que se necesitan para completar un proceso empresarial. Es decir, define qué se hace, quién lo hace, en qué orden y cómo. Se establecen para conseguir objetivos específicos, deben estar bien definidos y han de ser repetibles.
Los flujos de trabajo en las empresas están presentes en casi todos los departamentos, algunos son simples y repetitivos y otros son muy complejos e involucran al tiempo a varios de ellos.
Por eso la gestión de los flujos de trabajo es fundamental para controlar la operatividad y eficiencia de una empresa y poder medir los resultados. Con la gestión de los flujos de trabajo se puede:
- Estandarizar la forma de trabajar.
- Reducir tareas repetitivas y manuales.
- Mejorar la colaboración entre los miembros del equipo.
- Aumentar la trazabilidad y el control.
- Identificar cuellos de botella.
Tipos de flujos de trabajo que existen en las empresas
En el momento en que una información o recurso ha de pasar de una tarea a otra, existe un flujo de trabajo, pero estos pueden ser de diferentes tipos.
Flujos de trabajo operativos
Son los que suceden en el día a día de las empresas, suelen ser repetitivos y predecibles, como por ejemplo:
- Gestión de pedidos.
- Atención al cliente y resolución de incidencias.
- Procesos logísticos o productivos.
- Seguimiento de tareas y proyectos.
Estos flujos necesitan una buena coordinación, acceso a la información en tiempo real y una asignación de responsabilidades previa para evitar retrasos. Son fácilmente automatizables con las herramientas adecuadas.
Flujos de trabajo administrativos
Son los flujos relacionados principalmente con la gestión de documentación y tareas internas: facturas, contratos, solicitudes, expedientes o informes.
Son repetitivos y por tanto sensibles a errores humanos, duplicidades y retrasos, por lo que suelen ser los primeros candidatos para instalar la automatización en la empresa.
Flujos de trabajo colaborativos
Son los que se establecen cuando se necesita el intercambio de documentos e información entre departamentos.
Por ejemplo la preparación de propuestas comerciales o procesos que implican a diferentes áreas como finanzas, legal y operaciones, por ejemplo.
Flujos de trabajo basados en aprobaciones
Son los que se crean en torno a la validación y autorización de acciones o documentos. Son comunes en compras, solicitudes de vacaciones, contratación de personal o aprobación de contratos.
Automatizarlos permite definir reglas, reducir tiempos de espera y poder trazar cada acción.
Ejemplos de flujos de trabajo reales en empresas
Vamos a ver algunos de los flujos de trabajo en empresas más habituales.
Gestión de facturas y pagos
Uno de los flujos de trabajo más importantes en cualquier empresa es el de la gestión de facturas, que suele consistir en la entrada, verificación, aprobación, contabilización y archivo final de la factura.
Cuando este proceso se realiza de forma manual, aparecen fácilmente errores, duplicidades y retrasos en los pagos a los proveedores, lo que tiene un gran impacto no solo en la tesorería, sino también en las relaciones comerciales. La automatización permite capturar los datos, validar la información y lanzar aprobaciones de forma automática. Con soluciones específicas para el procesamiento automático de facturas se puede reducir tiempos, minimizar errores y tener una visión clara del estado de cada documento en todo momento.
Gestión de contratos con proveedores
La gestión de contratos con proveedores es un flujo de trabajo especialmente sensible, ya que implica decisiones legales, financieras y operativas, además de una relación comercial muy delicada e importante para la empresa.
Este flujo abarca desde la búsqueda de proveedores, la redacción inicial y la revisión de condiciones hasta la aprobación, la firma, las renovaciones y el archivo, cada contrato pasa por distintas manos y versiones a lo largo de su ciclo de vida.
Cuando no existe un flujo de trabajo claro, es fácil perder el control sobre versiones, las fechas de renovación o las condiciones acordadas. Por eso, automatizar este flujo de trabajo dentro de una estrategia de gestión de proveedores permite centralizar toda la documentación, establecer alertas y garantizar que los contratos estén siempre actualizados y accesibles.
Onboarding de empleados
El onboarding de empleados es uno de los flujos de trabajo en la empresa que más impacto tiene en la experiencia del trabajador desde el primer día. Se tiene que coordinar la recopilación de documentación, la gestión de permisos, la entrega de equipos, los accesos a sistemas y la formación inicial para que la incorporación sea ágil y ordenada.
Cuando este proceso se gestiona de forma manual puede haber retrasos o falta de información. Con un software de gestión documental para recursos humanos se puede centralizar toda la información del empleado, automatizar tareas recurrentes y asegurar que cada paso del proceso se completa en el momento adecuado, así se consigue una incorporación más eficiente y profesional.
Gestión documental en procesos internos
La base de muchos flujos de trabajo es una gestión documental sólida y bien estructurada. Los documentos son el punto de partida y el resultado final de la actividad diaria. Facturas, contratos, expedientes, solicitudes o informes acompañan a los procesos desde su inicio hasta su fin.
Cuando la documentación está dispersa en carpetas, correos electrónicos o sistemas aislados, los procesos se ralentizan, se pierde trazabilidad y aumenta el riesgo de errores o incumplimientos. Por eso centralizar, clasificar y proteger la información en un sistema único permite que los flujos de trabajo sean más ágiles y controlables.
Además, una buena gestión documental facilita la automatización real de los procesos internos. Al disponer de documentos estructurados y datos accesibles en tiempo real, es posible definir reglas, activar flujos automáticos, lanzar aprobaciones o generar notificaciones sin intervención manual.
Un software como DocuWare integra la gestión documental con flujos de trabajo automatizados, asegurando que la información correcta esté disponible en el momento adecuado y dentro del proceso correspondiente.
Problemas habituales en los flujos de trabajo manuales
Muchos flujos de trabajo siguen gestionándose de forma manual en empresas que no han terminado de completar su proceso de digitalización, pero esto trae consigo varios problemas como:
- Errores humanos y duplicidad: la introducción manual de datos y la falta de integración entre sistemas aumentan el riesgo de errores y de repetir tareas innecesarias, esto no solo consume tiempo, sino que además puede generar incoherencias en la información utilizada por los distintos equipos.
- Falta de trazabilidad y control: sin un sistema centralizado, resulta difícil saber en qué punto se encuentra un proceso, quién ha intervenido o qué decisiones se han tomado. Esto supone una pérdida del control de la trazabilidad y complica la toma de decisiones.
- Información en silos: cuando cada departamento trabaja con sus propias herramientas y repositorios, la información no fluye entre equipos y se pierde eficiencia en los procesos empresariales.
- Tiempos de aprobación excesivos: las aprobaciones basadas en correos electrónicos o documentos en papel generan retrasos innecesarios y cuellos de botella que ralentizan los flujos de trabajo y afectan al funcionamiento global de la organización.
Cómo ayuda DocuWare a automatizar flujos de trabajo en la empresa
La automatización de flujos de trabajo no consiste únicamente en digitalizar documentos o acelerar tareas aisladas. Su verdadero valor está en conectar personas, información y procesos de forma coherente, controlada y medible. DocuWare lo consigue fácilmente, ya que combina gestión documental y automatización de flujos de trabajo en un único entorno, pensado para los procesos reales de la empresa.
Cuando una empresa automatiza sus flujos de trabajo, los beneficios se perciben rápidamente en el día a día, entre las ventajas de la automatización destacan:
- Reducción del trabajo manual y de los errores: al eliminar la introducción manual de datos y las tareas repetitivas, se reducen los descuidos y la duplicidad de información. Los equipos dejan de invertir tiempo en tareas administrativas de poco valor y pueden centrarse en actividades más estratégicas.
- Ahorro de tiempo y costes: los procesos avanzan de forma más rápida y predecible. Los tiempos de gestión se acortan, lo que tiene un impacto directo en la eficiencia operativa y en los costes.
- Más trazabilidad y cumplimiento normativo: cada acción queda registrada, quién interviene, cuándo se toma una decisión y qué versión del documento es la válida. Esto facilita auditorías, controles internos y el cumplimiento de normativas como RGPD, políticas de retención o requisitos legales sectoriales.
- Mayor colaboración entre departamentos: la información deja de estar fragmentada. Todos los miembros del equipo autorizados trabajan sobre los mismos documentos y procesos, con visibilidad en tiempo real del estado de cada flujo de trabajo.
Todos estos beneficios se consiguen a través de funcionalidades concretas que DocuWare integra, por ejemplo:
- Digitalización y archivo inteligente de documentos: DocuWare permite capturar documentos en cualquier formato, clasificarlos automáticamente y archivarlos de forma segura. La información queda centralizada y accesible, convirtiéndose en la base sobre la que se construyen los flujos de trabajo automatizados.
- Diseño visual de workflows sin programación: los flujos de trabajo se configuran de forma gráfica, definiendo reglas, responsables y decisiones sin necesidad de desarrollo técnico. Esto permite adaptar los procesos a la realidad de cada empresa y modificarlos fácilmente a medida que evolucionan.
- Aprobaciones automáticas y notificaciones: las reglas “si/entonces” permiten que los procesos avancen solos; una factura puede aprobarse automáticamente según su importe, un contrato puede pasar al siguiente responsable o un empleado puede recibir una notificación cuando debe intervenir. Todo sin depender de recordatorios manuales.
- Integración con ERPs, CRMs y sistemas existentes: DocuWare se integra con los principales sistemas de gestión, permitiendo que la información fluya entre aplicaciones y que los flujos de trabajo formen parte del ecosistema tecnológico ya existente en la empresa.
Ejemplos de flujos de trabajo con DocuWare:
- Gestión de facturas: automatiza la entrada, validación, aprobación y contabilización de facturas, y garantiza pagos puntuales a proveedores.
- Gestión de contratos: controla versiones, aprobaciones, firmas y archivado, con acceso inmediato a la información correcta.
- Procesos de recursos humanos: como el onboarding, la gestión de expedientes laborales, revisiones de rendimiento o solicitudes de tiempo libre, eliminando papel y tareas manuales.
- Archivado seguro y cumplimiento normativo: protege grandes volúmenes de documentación frente a accesos no autorizados o pérdidas y facilita el cumplimiento normativo.
DocuWare no solo automatiza tareas, sino que ayuda a las empresas a comprender, controlar y mejorar continuamente sus flujos de trabajo.
Preguntas frecuentes sobre los flujos de trabajo
A continuación te respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre los flujos de trabajo.
¿En qué se diferencia un flujo de trabajo de un proceso empresarial?
Un proceso empresarial define qué objetivo se quiere alcanzar (por ejemplo, pagar a un proveedor o incorporar a un empleado), mientras que el flujo de trabajo describe cómo se ejecuta ese proceso en la práctica, qué tareas se realizan, en qué orden, quién interviene y con qué condiciones. El flujo de trabajo es el componente operativo que hace que un proceso empresarial funcione de forma ordenada, medible y repetible.
¿Qué procesos conviene automatizar primero en una empresa?
Lo más recomendable es empezar por aquellos procesos con mayor volumen de documentos, muchas tareas repetitivas o un impacto directo en tiempos, costes o cumplimiento. La gestión de facturas, contratos o procesos de recursos humanos suelen ser un buen punto de partida, ya que permiten obtener resultados visibles rápidamente.
¿Es posible automatizar flujos de trabajo sin cambiar los sistemas actuales?
Sí. Hoy en día, la automatización de flujos de trabajo no implica sustituir los sistemas existentes. DocuWare se integra con ERPs, CRMs y otras aplicaciones corporativas, permitiendo automatizar procesos y gestionar documentos sin alterar la infraestructura tecnológica ya implantada en la empresa.
¿Qué impacto tienen los flujos de trabajo automatizados en el cumplimiento normativo?
El impacto es muy positivo. Los flujos de trabajo automatizados mejoran la trazabilidad, el control de accesos y la conservación de los documentos. Esto facilita el cumplimiento de normativas como el RGPD, políticas de retención documental o requisitos de auditoría, ya que cada acción queda registrada y los procesos se ejecutan siguiendo reglas predefinidas.
¿Cuándo una empresa necesita una herramienta específica para gestionar flujos de trabajo?
Cuando los procesos son complejos, con varias personas implicadas y la gestión manual empieza a generar errores, retrasos o falta de visibilidad. Una herramienta específica permite recuperar el control, eliminar cuellos de botella y asegurar que los flujos de trabajo acompañan el crecimiento de la empresa.
Más que una secuencia de tareas, los flujos de trabajo como estrategia empresarial
Los flujos de trabajo son mucho más que una secuencia de tareas, son la forma en la que una empresa organiza su trabajo, coordina a sus equipos y transforma la información en decisiones y resultados. Cuando están bien definidos y apoyados por la tecnología adecuada, permite eliminar tareas repetitivas, reducir errores y avanzar hacia una mejora continua de los procesos empresariales. Por el contrario, cuando se gestionan de forma manual o dispersa, aparecen cuellos de botella, falta de control y una pérdida progresiva de eficiencia.
DocuWare te ayuda a convertir los flujos de trabajo en procesos ágiles, seguros y trazables. Al unir gestión documental y automatización en una sola plataforma, permite digitalizar y archivar documentos de forma inteligente, diseñar workflows sin programación, automatizar aprobaciones y conectar los procesos con los sistemas de gestión ya existentes.
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