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Los documentos son la columna vertebral de casi todos los procesos empresariales y, al mismo tiempo, constituyen el primer obstáculo para la eficiencia. En muchos departamentos, los trabajadores aún dedican infinidad de horas a clasificar, introducir o reenviar información manualmente. El Procesamiento inteligente de documentos (IDP) cambia esta dinámica y consigue exactamente el siguiente objetivo: Trasformar el papeleo en datos útiles, listos para su consulta y disponibles de inmediato, aumentando así la eficiencia y la precisión
Indice
- ¿Qué es IDP y por qué es tan importante?
- Típicos casos de aplicación IDP en varios departamentos
- Lo que tienen en común los proyectos IDP exitosos
- Conclusiones
¿Qué es IDP y por qué es tan importante?
El Procesamiento inteligente de documentos (IDP) complementa DocuWare a la perfección para garantizar una automatización que va más allá del simple archivado y manejo de documentos. Con funciones modernas de IA como la recopilación de datos, la clasificación de documentos, la división y el reconocimiento de texto manuscrito, IDP asume tediosas tareas rutinarias y garantiza la precisión de los datos.
Para los departamentos que dependen de una documentación precisa y puntual, IDP ofrece claras ventajas:
- Los procesos que antes llevaban horas se completan en minutos.
- El cumplimiento normativo está garantizado de inmediato.
- Menos errores y procesos más rápidos.
Casos típicos de aplicación de IDP en varios departamentos
IDP en finanzas y contabilidad
Los equipos de finanzas procesan gran cantidad de documentos a diario, desde facturas y recibos hasta pedidos. IDP garantiza que estos procesos se desarrollen de forma mucho más eficiente, rápida y sin errores. Se encarga automáticamente de la clasificación y el registro de datos de los documentos financieros, lo que aumenta la precisión y la velocidad y reduce el trabajo manual.
- Procesamiento de facturas: las facturas se escanean y se asignan automáticamente. El procesamiento inteligente de documentos extrae datos clave como el importe, la fecha y el número de cuenta, y los envía directamente al sistema financiero correspondiente.
- Los formularios de renovación, aprobación de facturas o ajustes de pago se procesan rápidamente. El IDP recopila, clasifica y verifica los datos, lo que agiliza las renovaciones y mejora el flujo de caja.
Resultado: Ahora los procesos se completan en minutos en vez de en horas. Las aprobaciones se tramitan más rápidamente, se reducen los errores de facturación, los cierres financieros se realizan a tiempo y se mejora el cumplimiento normativo.
IDP en el control de calidad
Los equipos de control de calidad gestionan una gran variedad de documentos, entre los que se incluyen albaranes, informes de inspección, checklist y documentos de cumplimiento normativo. El procesamiento inteligente de documentos facilita el trabajo al encargarse de la recopilación y verificación de estos registros para una presentación de informes más rápida y precisa. El IDP automatiza la clasificación y la recopilación de datos, lo que mejora considerablemente la eficiencia mientras se reducen significativamente los errores manuales.
- Informes de inspección: los informes se escanean y se clasifican automáticamente. El IDP recopila datos clave, como el peso, la información de pruebas o resultados de controles de cumplimiento, y los transfiere directamente a la base de datos o al sistema de gestión de calidad correspondiente.
- Documentos de cumplimiento: todos los documentos relevantes se digitalizan y los datos importantes como las métricas de cumplimiento, las fechas de auditoría o los puntos de checklist, se recopilan automáticamente mediante IDP. A continuación, el IDP integra estos datos a la perfección en el sistema de seguimiento del cumplimiento.
Resultado: Los procesos que antes requerían horas se completan en minutos. Los informes de calidad se finalizan a tiempo, se minimizan los errores y se mejora el cumplimiento.
IDP en recursos humanos
Desde la incorporación de nuevos empleados hasta las evaluaciones de rendimiento, los equipos de RR. HH. dedican mucho tiempo a registrar, revisar y archivar los datos de los empleados. El Procesamiento inteligente de documentos les ahorra esta tarea rutinaria: optimiza los flujos de trabajo de RR. HH. automatizando la clasificación de documentos, el registro de datos y la integración en los sistemas de RR. HH., lo que reduce considerablemente la carga administrativa.
- Incorporación: los contratos, los documentos fiscales y los documentos de identidad se clasifican automáticamente, se extraen datos importantes como el nombre o la fecha de incorporación y se transfieren directamente al expediente de personal correspondiente.
- Evaluaciones de rendimiento: Los formularios de evaluación se digitalizan, la información central, como las valoraciones y los comentarios, se recopila automáticamente y se integra en el sistema de gestión de recursos humanos.
Resultado: Los procesos de incorporación son más rápidos, se reduce el uso de papel, se garantiza una gestión precisa y puntual de la información de los empleados y se refuerza la fidelidad de estos.
IDP en gestión jurídica y contractual
Los departamentos jurídicos trabajan con numerosos contratos, acuerdos legales y documentos de cumplimiento normativo. El Procesamiento inteligente de documentos facilita estas tareas al automatizar el procesamiento de documentos y garantizar una gestión puntual y precisa de los contratos. El IDP reconoce y extrae cláusulas y condiciones contractuales importantes de los documentos jurídicos, lo que aumenta la eficiencia y el cumplimiento normativo. Además, el IDP organiza y cataloga la documentación, facilita la preparación de auditorías y garantiza que todos los documentos necesarios sean accesibles y cumplan con la normativa.
- Análisis de contratos: los documentos contractuales se escanean y se extraen datos centrales como cláusulas, fechas y disposiciones. Estos se transfieren directamente al software de gestión jurídica.
- Preparación de auditorías: el IDP clasifica y cataloga todos los documentos para que los departamentos jurídicos puedan preparar rápidamente las auditorías y todos los documentos relevantes sean accesibles y cumplan con la normativa en todo momento.
Resultado: Todo el ciclo contractual es más eficiente, se reducen las comprobaciones manuales, la documentación de cumplimiento normativo siempre es correcta y está disponible, y se garantiza una mejor preparación para las auditorías.
IDP en ventas
Los equipos comerciales procesan muchos documentos diferentes, como confirmaciones de pedidos o contratos con clientes. El Procesamiento inteligente de documentos ahorra una gran cantidad de trabajo rutinario al automatizar la introducción de datos y la clasificación de documentos. Esto da lugar a procesos más rápidos, precisos y eficientes. El procesamiento automático y la integración de los documentos de venta y los contratos de clientes en los sistemas CRM reducen los errores y aceleran el ciclo de ventas.
- Procesamiento de pedidos: Los pedidos se registran digitalmente. El IDP reconoce información importante como números de pedido, datos de clientes y cantidades solicitadas, y la transfiere directamente al sistema CRM.
- Gestión de contratos de clientes: Los contratos se analizan automáticamente: Se extraen los detalles importantes, se supervisan las fechas de renovación y se garantiza el cumplimiento de las condiciones acordadas. Gracias a esta integración en los sistemas CRM, todos los documentos están siempre actualizados y son correctos. De este modo, el equipo comercial tiene acceso rápido en cualquier momento a toda la información relevante para la atención al cliente.
Resultado: Ciclos de venta más rápidos, menos errores manuales, procesamiento a tiempo, clientes más satisfechos y una gestión de contratos más eficiente.
IDP en compras
Los equipos de compras gestionan numerosos pedidos, facturas de proveedores y otros documentos de adquisición. El Procesamiento inteligente de documentos facilita estos procesos al automatizar el procesamiento de documentos y la recopilación de datos. De este modo, el IDP optimiza las compras y garantiza una integración puntual y precisa de los datos en los sistemas de aprovisionamiento.
- Gestión de pedidos: los pedidos se escanean. El IDP reconoce el tipo de documento, extrae la información esencial, como el número de pedido, los detalles del proveedor y los importes, y la transfiere directamente al sistema de aprovisionamiento.
- Gestión de facturas de proveedores: las facturas se procesan digitalmente y los datos importantes, como los números de factura, los nombres de los proveedores y las fechas de vencimiento se registran automáticamente. De este modo, el IDP garantiza una integración rápida y sin errores en el sistema de acreedores.
Resultado: Procesos de compra más rápidos, menos retrasos, tramitación puntual de los pedidos, mayor calidad de los datos y procesamiento de facturas más eficiente.
Lo que tienen en común los proyectos exitosos de IDP
Independientemente del departamento, IDP ofrece siempre las mismas ventajas:
- Rapidez: los procesos que antes llevaban días, ahora se completan en horas.
- Precisión: menos errores manuales y mucho menos trabajo de revisión.
- Cumplimiento normativo: preparación para auditorías con solo pulsar un botón.
- Experiencia: menor tiempo de respuesta y mejor servicio para los clientes y los equipos internos.
Conclusiones
Trabajar sin papel y digitalizar documentos: un gran reto para muchos departamentos que IDP resuelve de forma eficaz. Los procesos son más rápidos, eficientes y sin errores en toda la empresa.
El Procesamiento inteligente de documentos aumenta la automatización y la eficiencia en departamentos como finanzas y contabilidad, control de calidad, recursos humanos, gestión jurídica y contractual, ventas y compras. ¿Quieres ver cómo IDP puede ayudar a tu departamento?
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