Todos los contratos empiezan siendo un simple documento que hay que archivar, pero cuando la empresa tiene decenas, o cientos repartidos entre carpetas, correos electrónicos, unidades compartidas o incluso archivadores físicos. Entonces aparecen las preguntas: ¿cuál es la última versión?, ¿quién tenía que revisarlo?, ¿cuándo vence?, ¿está firmado por todas las partes? Seguro que alguna vez has perdido tiempo buscando un contrato, y sabes de qué estamos hablando.
Una buena gestión de contratos implica controlar todo el proceso: la creación, la revisión contractual, la firma, la ejecución, la renovación de contratos, el vencimiento de contratos o su archivo definitivo.
En este artículo descubrirás qué es la gestión de contratos, por qué es importante para cualquier empresa, cómo se diferencia del Contract Lifecycle Management (CLM) y qué características debe reunir un buen software de gestión de contratos para ayudarte a trabajar con más seguridad, eficiencia y control.
Índice:
- Qué es la gestión de contratos
- Por qué la gestión de contratos es importante para una empresa
- Gestión de contratos y ciclo de vida contractual: no son exactamente lo mismo
- Qué documentos forman parte de la gestión contractual
- Gestión de contratos, gestión documental legal y software jurídico: diferencias
- Problemas frecuentes en la gestión manual de contratos
- Beneficios de una buena gestión de contratos
- Qué debe tener un sistema de gestión de contratos
- Firma electrónica y gestión de contratos: cómo encajan
- Cómo implantar la gestión de contratos paso a paso
- Gestión de contratos por departamentos
- Cómo ayuda DocuWare en la gestión de contratos
- Preguntas frecuentes sobre la gestión de contratos
- Conclusión. Gestionar mejor los contratos es gestionar mejor el negocio
Qué es la gestión de contratos
La gestión de contratos es el conjunto de procesos, herramientas y procedimientos que permiten crear, organizar, revisar, aprobar, firmar, consultar y conservar todos los contratos de una organización durante su vida útil.
Cuando esta gestión abarca de forma coordinada todas las fases del ciclo de vida contractual mediante herramientas especializadas, que permiten centralizar y automatizar el proceso, es cuando hablamos de Contract Lifecycle Management (CLM).
La gestión de contratos implica controlar toda la información relacionada con cada contrato, asegurando que cada persona pueda acceder a la versión correcta en el momento adecuado y que ninguna obligación, plazo o compromiso pase desapercibido.
Si puedes responder a estas preguntas rápidamente, es que tienes una buena gestión contractual:
- ¿Quién aprobó este contrato?
- ¿Cuál es la última versión disponible?
- ¿Cuándo finaliza?
- ¿Existen anexos contractuales asociados?
- ¿Qué modificaciones ha sufrido?
- ¿Dónde están las evidencias de firma?
- ¿Quién tiene permiso para consultarlo o modificarlo?
Las empresas que manejan una cantidad considerable de contratos, no los guardan en carpetas compartidas, sino que usan un repositorio de contratos centralizado, donde toda la información permanece organizada mediante metadatos, búsquedas inteligentes y reglas de acceso.
La gestión de contratos incluye todo tipo de acuerdos como: contratos con clientes; contratos con proveedores; contratos laborales; acuerdos de confidencialidad, contratos de mantenimiento; licencias, alquileres o acuerdos de colaboración.
Por qué la gestión de contratos es importante para una empresa
Los contratos regulan buena parte de la actividad de cualquier organización. En ellos se establecen derechos, obligaciones, plazos, condiciones económicas y responsabilidades que afectan directamente al negocio. Pero si no existe un sistema organizado para administrarlos, es fácil que aparezcan errores.
Una mala gestión puede provocar renovaciones automáticas no deseadas, incumplimientos de plazos, pérdida de documentación, dificultades para localizar información o conflictos derivados de trabajar sobre versiones desactualizadas.
Además, la gestión de contratos es transversal a varios departamentos: legal, compras, finanzas, recursos humanos o dirección necesitan consultar la misma documentación. Sin una organización adecuada, la colaboración se dificulta.
Una buena gestión de contratos aporta valor porque permite:
- Centralizar toda la información contractual en un único entorno.
- Garantizar la trazabilidad completa de cada documento.
- Controlar permisos mediante permisos de acceso configurables.
- Automatizar procesos de aprobación de contratos y revisiones.
- Gestionar correctamente la renovación de contratos, el vencimiento y la cancelación de contratos.
- Facilitar el cumplimiento normativo y las tareas de auditoría.
- Reducir tiempos administrativos y minimizar errores humanos.
Gestión de contratos y ciclo de vida contractual: no son exactamente lo mismo
Vamos a diferenciar algunos conceptos:
- La gestión de contratos hace referencia al conjunto de actividades necesarias para administrar correctamente toda la documentación contractual y la información asociada a ella.
- El ciclo de vida contractual describe las distintas etapas por las que pasa un contrato desde que surge la necesidad de redactarlo hasta que finaliza su vigencia y se conserva o elimina según las políticas de la organización.
- El Contract Lifecycle Management (CLM), es una metodología, y también un tipo de software, para poder realizar la gestión de contratos de forma integral en todas las fases del contrato mediante automatización, seguimiento y control.
En resumen, el ciclo de vida contractual describe las distintas etapas por las que pasa un contrato. La gestión de contratos reúne los procesos y controles necesarios para administrarlo correctamente durante esas etapas. El Contract Lifecycle Management (CLM) es el enfoque que permite gestionar de forma integral todo ese ciclo y también el nombre que recibe el software especializado que lo hace posible.
Fases del ciclo de vida de un contrato
Aunque cada organización adapta el proceso a sus necesidades, el ciclo de vida contractual suele tener una estructura similar.
- Creación del contrato: todo comienza con la identificación de una necesidad y la elaboración del documento inicial con un acuerdo y sus condiciones.
- Revisión y negociación: las diferentes áreas implicadas revisan el contenido, realizan modificaciones y negocian las condiciones hasta alcanzar una versión definitiva.
- Aprobación de contratos: antes de su firma, el documento debe superar los circuitos internos de autorización establecidos por la empresa, garantizando que cada responsable intervenga cuando corresponde.
- Firma: una vez aprobado, el contrato se formaliza mediante firma manuscrita o firma electrónica, quedando registradas las correspondientes evidencias de firma.
- Ejecución y seguimiento: durante la vigencia del contrato se controlan obligaciones, hitos, entregables, modificaciones, pagos y cualquier información relevante asociada al acuerdo.
- Renovación, vencimiento o cancelación: cuando llega la fecha prevista, el contrato puede renovarse, finalizar por vencimiento del contrato o producirse una cancelación de contratos, dependiendo de las condiciones pactadas y de las decisiones de la organización.
- Archivo y conservación: finalmente, el contrato pasa a formar parte del archivo digital corporativo, donde permanece disponible durante el periodo de conservación establecido por la normativa o por las políticas internas de la empresa, garantizando su localización futura y su correcta conservación.
Qué documentos forman parte de la gestión contractual
Cuando pensamos en qué es la gestión de contratos, a veces nos centramos en el documento firmado que recoge el acuerdo, sin embargo, la realidad es que un contrato genera una gran cantidad de información antes, durante y después de su firma. Para tener una visión completa de la relación contractual hay que gestionar correctamente toda la documentación legal y esos otros documentos relacionados.
Además del propio contrato, hay que conservar toda la documentación relacionada en un mismo expediente digital para evitar pérdidas de información y facilitar su consulta.
Entre los documentos más habituales se encuentran:
- El contrato principal, que recoge las condiciones acordadas entre las partes y constituye el documento de referencia durante toda la relación contractual.
- Los anexos contractuales, donde se incorporan modificaciones, ampliaciones de alcance, actualizaciones de precios, cambios de condiciones o cualquier otra información complementaria que forme parte del acuerdo.
- Las propuestas comerciales y ofertas previas, que permiten conocer el origen de determinadas cláusulas o compromisos adquiridos durante la negociación.
- Los acuerdos de confidencialidad, habituales antes del intercambio de información sensible y especialmente importantes en procesos de negociación o colaboración entre empresas.
- Las evidencias de firma, tanto si la firma ha sido manuscrita como digital, incluyendo certificados, sellos de tiempo o registros electrónicos que acreditan la validez del proceso.
- Las comunicaciones relevantes, como correos electrónicos, actas de reuniones o aprobaciones internas que justifican determinadas decisiones tomadas durante la negociación o ejecución del contrato.
- La documentación legal y administrativa asociada, como certificados, poderes de representación, documentación societaria o cualquier otro documento necesario para formalizar el acuerdo.
En muchos casos también se incorpora documentación específica según el tipo de contrato. Por ejemplo, los contratos con proveedores suelen ir acompañados de presupuestos, pedidos, albaranes o certificaciones, mientras que los contratos laborales incluyen documentación de incorporación, modificaciones contractuales o acuerdos individuales.
La gestión de documentos de proveedores aporta gran parte de la información necesaria para garantizar un seguimiento completo de la relación con cada empresa colaboradora.
Cuanto más centralizada se encuentre toda esta documentación, más sencillo será localizar cualquier información y mantener una visión completa del expediente contractual.
Gestión de contratos, gestión documental legal y software jurídico: diferencias
Estos tres conceptos trabajan con documentación legal, pero responden a necesidades diferentes y persiguen objetivos distintos. Vamos a ver las diferencias:
- La gestión de contratos está orientada al control operativo de los contratos que utiliza una organización durante su actividad diaria. Su objetivo es organizar la información, automatizar procesos, controlar plazos y facilitar el seguimiento de cada acuerdo durante todo su ciclo de vida.
- La gestión documental legal, incluye toda la documentación legal que maneja una empresa o un despacho, como escrituras, expedientes judiciales, documentación societaria, poderes, certificaciones, normativa interna o informes jurídicos. Los sistemas de gestión de documentos legales permiten administrar este conjunto documental garantizando su organización, conservación y localización.
- Por último, el software jurídico está diseñado específicamente para el trabajo de abogados y departamentos legales. Además de gestionar documentos, suele incorporar funcionalidades como gestión de expedientes, control de procedimientos judiciales, agenda procesal, facturación, seguimiento de clientes o cálculo de plazos legales.
Problemas frecuentes en la gestión manual de contratos
Cuando hay una gestión de contratos manual, con carpetas compartidas, sin centralización, sin flujos de trabajo automatizados o sin un buen control de versiones, suelen aparecer problemas que afectan seriamente a la empresa. Estos son los más habituales:
- Dificultad para controlar la versión correcta del contrato. Cuando varias personas participan en la negociación y cada una guarda una copia diferente, es fácil acabar trabajando sobre documentos desactualizados. Un buen control de versiones permite identificar siempre cuál es la versión vigente y conservar el historial completo de cambios.
- Pérdida de tiempo buscando información. Un contrato puede estar en el correo electrónico de un empleado, en una carpeta compartida, en un disco local o incluso archivado en papel. Cuando la documentación está dispersa, localizar un documento concreto puede convertirse en una tarea lenta e improductiva.
- Falta de control sobre plazos y fechas clave. Sin alertas automáticas es habitual que pasen desapercibidas fechas importantes, como la renovación de contratos, el vencimiento de contratos, revisiones periódicas o incluso la cancelación, lo que puede generar costes o compromisos no previstos.
- Escasa trazabilidad del proceso. Sin registros claros resulta difícil saber quién revisó un contrato, quién autorizó una modificación o cuándo se aprobó una determinada versión. Esta falta de trazabilidad complica la gestión diaria y dificulta responder ante una auditoría.
- Problemas de seguridad y confidencialidad. No todos los contratos contienen el mismo nivel de información sensible. Cuando no existe una gestión adecuada de los permisos de acceso, aumenta el riesgo de que personas no autorizadas consulten o modifiquen documentación confidencial.
- Procesos lentos y excesivamente manuales. La revisión, aprobación, envío y archivo de contratos suelen depender de correos electrónicos, llamadas o recordatorios manuales. Esto incrementa la carga administrativa, ralentiza el trabajo y aumenta la probabilidad de cometer errores u olvidos.
En conjunto, estos problemas terminan afectando tanto a la productividad como al cumplimiento normativo.
Beneficios de una buena gestión de contratos
Una buena estrategia de gestión de contratos mejora la eficiencia de los procesos, reduce riesgos y facilita la colaboración entre departamentos. Cuando la información está centralizada y cada fase del proceso está claramente definida, la empresa gana en control y capacidad de reacción. Todo son beneficios. Vamos a ver algunos de los más evidentes:
- Más control y visibilidad: toda la información contractual permanece organizada dentro de un único entorno, con búsquedas rápidas mediante metadatos, histórico de modificaciones y acceso inmediato a cada documento relacionado. Esto permite conocer en todo momento el estado de cada contrato.
- Menos riesgos: las alertas automáticas ayudan a evitar olvidos relacionados con renovaciones, vencimientos o revisiones periódicas. Al mismo tiempo, la gestión de permisos de acceso, el registro de actividad y la trazabilidad reducen el riesgo de errores, pérdidas de información o accesos no autorizados.
- Mayor eficiencia operativa: muchas tareas repetitivas dejan de realizarse manualmente gracias a la automatización documental. Los procesos de aprobación de contratos, asignación de tareas, notificaciones y seguimiento pueden ejecutarse mediante flujos de trabajo automatizados.
- Mejor colaboración entre departamentos: legal, compras, finanzas, recursos humanos y dirección pueden trabajar sobre una misma fuente de información actualizada, evitando duplicidades y facilitando la coordinación entre equipos. Cada usuario accede únicamente a la documentación que necesita según su perfil y responsabilidades.
- Preparación ante auditorías: una gestión documental organizada facilita demostrar el cumplimiento de políticas internas y requisitos regulatorios. Disponer de un historial completo de cambios, registros de actividad y documentación perfectamente organizada simplifica enormemente cualquier proceso de auditoría y contribuye al cumplimiento normativo.
Qué debe tener un sistema de gestión de contratos
A la hora de elegir un software de gestión de contratos, conviene valorar mucho más que la posibilidad de guardar archivos. La verdadera diferencia está en cómo ayuda a reducir riesgos, agilizar procesos y facilitar el trabajo diario de todas las personas implicadas.
Estas son algunas de las funcionalidades más importantes que te aconsejamos que tengas en cuenta:
- Un repositorio de contratos centralizado. Toda la documentación debe almacenarse en un único entorno seguro, evitando duplicidades y facilitando la localización inmediata de cualquier contrato o documento relacionado.
- Clasificación mediante metadatos. Más allá de las carpetas tradicionales, un buen sistema permite organizar la información utilizando metadatos como proveedor, cliente, fecha de firma, importe, responsable, estado o fecha de vencimiento. Esto hace posible realizar búsquedas mucho más rápidas y precisas.
- Control de versiones y trazabilidad. Cada modificación debe quedar registrada para conocer quién realizó un cambio, cuándo lo hizo y cuál era el contenido anterior.
- Automatización de flujos de trabajo. La creación de flujos de trabajo permite automatizar revisiones, validaciones, aprobaciones, notificaciones y tareas repetitivas, reduciendo tiempos de gestión y evitando olvidos.
- Alertas inteligentes. El sistema debe avisar con suficiente antelación sobre fechas clave relacionadas con renovaciones, vencimientos, revisiones o cualquier otro hito importante del contrato.
- Gestión de permisos de acceso. No todos los usuarios necesitan acceder a toda la información. Poder definir distintos permisos de acceso garantiza la confidencialidad de la documentación y protege la información sensible.
- Integración con otros sistemas. La gestión contractual no funciona de forma aislada. Resulta especialmente útil que el software pueda integrarse con ERP, CRM, plataformas de compras o soluciones de recursos humanos para evitar duplicidades y mantener la información sincronizada.
- Seguridad y cumplimiento normativo. El sistema debe incorporar medidas que faciliten el cumplimiento normativo, como registros de actividad, cifrado, auditoría de accesos, políticas de conservación documental y mecanismos que garanticen la integridad de la información.
En definitiva, un buen software de gestión de contratos no solo organiza documentos, dino que se convierte en una herramienta que ayuda a controlar todo el proceso contractual de forma mucho más eficiente.
Firma electrónica y gestión de contratos: cómo encajan
Durante años, la firma del contrato suponía el final de un proceso completamente manual. Había que imprimir documentos, enviarlos físicamente o intercambiarlos por correo electrónico, esperar la devolución firmada y volver a archivarlos. Hoy ese escenario ha cambiado por completo.
La firma electrónica permite formalizar contratos de forma rápida con las garantías jurídicas necesarias. Gracias a los software para gestión de contratos, en lugar de gestionar la firma como una tarea independiente, el propio sistema puede iniciar automáticamente el proceso contractual: una vez finalizada la aprobación, enviar el documento a las partes correspondientes, registrar las evidencias de firma y archivar el contrato firmado en el expediente adecuado.
La integración entre firma electrónica y gestión documental también facilita el seguimiento posterior del contrato. Una vez firmado, el sistema puede activar automáticamente nuevos flujos de trabajo, programar recordatorios para futuras revisiones o generar alertas relacionadas con la renovación o el vencimiento de contratos.
Lo que antes era el cierre de un proceso con la firma, ha pasado a convertirse en un paso más dentro de una gestión contractual completamente automatizada.
Cómo implantar la gestión de contratos paso a paso
Te damos una breve guía paso a paso para que veas qué es la gestión de contratos y cómo implantarla:
1. Identifica los tipos de contrato más críticos
El primer paso consiste en analizar qué contratos generan mayor volumen o presentan un mayor impacto para la empresa. Comenzar por estos documentos clave permite obtener resultados visibles desde las primeras fases del proyecto.
2. Definir responsables y permisos
Cada contrato pasa por distintas personas a lo largo de su vida útil. Por ello es importante establecer quién puede crear documentos, revisarlos, aprobarlos, consultarlos o modificarlos.
Una correcta gestión de los permisos de acceso mejora la seguridad de la información y evita modificaciones no autorizadas.
3. Crear una taxonomía contractual
Antes de empezar a incorporar contratos, conviene definir cómo se van a organizar.
Una estructura basada en metadatos suele ofrecer mucha más flexibilidad que una organización basada únicamente en carpetas. Datos como tipo de contrato, proveedor, cliente, departamento, fecha de vencimiento o responsable facilitan enormemente las búsquedas posteriores.
4. Establecer flujos de revisión y aprobación
Una vez organizada la información, resulta recomendable definir los distintos flujos de trabajo que seguirá cada tipo de contrato.
Dependiendo del importe, del departamento o del nivel de riesgo, pueden establecerse distintos procesos de revisión contractual y aprobación de contratos, garantizando que cada documento reciba las validaciones necesarias antes de formalizarse.
5. Automatizar alertas y tareas
La automatización documental permite reducir una gran cantidad de trabajo administrativo.
Las notificaciones automáticas sobre revisiones pendientes, renovaciones próximas o contratos que van a finalizar ayudan a evitar olvidos y mejoran el seguimiento de cada expediente sin necesidad de controles manuales.
6. Centralizar el archivo contractual
Todos los contratos y la documentación asociada deben almacenarse dentro de un único archivo digital o repositorio de contratos, donde permanezcan accesibles para las personas autorizadas y correctamente relacionados entre sí.
7. Medir resultados
Analizar indicadores como tiempos medios de aprobación, contratos renovados a tiempo, incidencias detectadas o reducción de tareas manuales permite identificar nuevas oportunidades de mejora y seguir optimizando los procesos.
Gestión de contratos por departamentos
La gestión de contratos no solo atañe al departamento jurídico, sino que interviene en buena parte de una empresa. Cada área utiliza la información contractual con un objetivo diferente y necesita acceder a ella de forma rápida, segura y siempre actualizada. Vamos a ver qué es la gestión de contratos para los distintos departamentos que más habitualmente están implicados:
- Legal y compliance: el departamento legal es responsable de garantizar que los contratos cumplen la normativa y reflejan correctamente los intereses de la empresa. También suele encargarse de la revisión contractual, el seguimiento de modificaciones y la supervisión de las obligaciones legales asociadas a cada acuerdo. Una buena gestión documental facilita el cumplimiento normativo.
- Compras: el área de compras gestiona habitualmente un elevado volumen de contratos con proveedores, acuerdos marco, renovaciones y documentación asociada. Con un software de gestión de compras integrado con la gestión contractual pueden controlar plazos, condiciones negociadas, niveles de servicio y fechas de renovación desde un único entorno.
- Finanzas y administración: para los departamentos financieros, los contratos contienen información imprescindible sobre importes, condiciones de pago, compromisos económicos o penalizaciones. Centralizar toda esta documentación facilita el seguimiento presupuestario, reduce el tiempo dedicado a localizar información y agiliza procesos relacionados con facturación, compras o revisiones internas.
- RRHH: los equipos de recursos humanos gestionan continuamente contratos laborales, anexos salariales, acuerdos de confidencialidad, modificaciones contractuales y otra documentación vinculada a cada empleado. Automatizar estos procesos reduce la carga administrativa y garantiza que toda la documentación permanezca organizada y fácilmente localizable durante todo el ciclo laboral.
- Dirección: para la dirección, disponer de una visión global del estado de los contratos facilita la toma de decisiones. Dirección necesita conocer qué acuerdos están próximos a vencer, qué compromisos económicos existen o qué contratos requieren una revisión.
Cómo ayuda DocuWare en la gestión de contratos
El software de gestión de contratos de DocuWare permite centralizar toda la documentación contractual y automatizar buena parte de las tareas que tradicionalmente consumen más tiempo, reducen la productividad o aumentan el riesgo de errores.
Estas son algunas de las capacidades que podrían transformar la gestión de contratos de tu empresa:
- Centralización de todo el expediente contractual. Cada contrato se almacena junto con toda la documentación relacionada (ofertas, anexos contractuales, comunicaciones, certificados o evidencias de firma, etc.) dentro de un único expediente digital. Esto facilita encontrar cualquier documento en cuestión de segundos.
- Búsquedas inteligentes mediante metadatos. Gracias a la indexación automática y al uso de metadatos, localizar un contrato deja de depender de recordar en qué carpeta se guardó. Es posible buscar por proveedor, cliente, importe, responsable, fecha de firma, estado, vencimiento o cualquier otro criterio relevante para la empresa.
- Automatización de los procesos contractuales. DocuWare permite crear flujos de trabajo que automatizan procesos como la revisión contractual, la aprobación de contratos, las validaciones internas y las notificaciones entre departamentos. Cada tarea llega automáticamente a la persona responsable, reduciendo tiempos de espera y eliminando procesos manuales innecesarios.
- Alertas para renovaciones y vencimientos. La plataforma puede generar avisos automáticos antes de la renovación de contratos, su vencimiento o cualquier otra fecha crítica definida por la organización.
- Control de versiones y trazabilidad completa. Cada modificación queda registrada automáticamente, permitiendo conocer quién realizó un cambio, cuándo lo hizo y cuál era la versión anterior. Este completo control de versiones proporciona la trazabilidad necesaria para trabajar con seguridad y responder ante cualquier revisión o auditoría.
- Gestión segura de permisos. No todos los contratos deben estar disponibles para todos los usuarios. DocuWare permite definir permisos de acceso muy precisos según departamentos, funciones o responsabilidades, garantizando la confidencialidad de la información más sensible.
- Firma electrónica integrada. La integración con soluciones de firma electrónica permite enviar contratos a firma directamente desde los flujos documentales, registrar automáticamente las evidencias de firma y archivar el documento firmado en el expediente correspondiente, sin tareas manuales adicionales.
- Integración con el resto de los procesos de negocio. DocuWare se integra con ERP, CRM, soluciones de compras, recursos humanos y otras aplicaciones empresariales para que la información fluya automáticamente entre sistemas y se eliminen duplicidades.
Además, al tratarse de una plataforma de gestión documental completa, la empresa puede ampliar progresivamente la automatización hacia otros procesos relacionados, como la gestión de facturas, compras, recursos humanos, expedientes de clientes o documentación de proveedores, aprovechando una única plataforma para toda la organización.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de contratos
Te respondemos a las dudas más frecuentes sobre qué es la gestión de contratos
¿Quién debe encargarse de la gestión de contratos en una empresa?
Aunque el departamento legal suele desempeñar un papel importante, la gestión contractual es un proceso transversal. Compras, finanzas, recursos humanos, dirección y otras áreas participan en distintas fases del contrato. Por ello, lo más recomendable es contar con un sistema centralizado que permita a cada departamento acceder únicamente a la información que necesita, manteniendo una única fuente de información.
¿Qué datos conviene registrar de cada contrato?
Es importante almacenar información como tipo de contrato, partes implicadas, departamento responsable, fecha de inicio, fecha de vencimiento, condiciones de renovación, importe, estado, responsable interno y nivel de confidencialidad. Estos metadatos facilitan búsquedas, alertas y auditorías.
¿Qué ocurre con un contrato después de firmarlo?
La firma no supone el final de la gestión contractual. Tras la formalización del acuerdo el contrato debe archivarse de forma segura, clasificarse, protegerse con permisos adecuados y vincularse a sus documentos relacionados. Después comienza la fase de seguimiento, en la que es necesario controlar obligaciones, renovaciones, modificaciones, vencimientos, anexos y cualquier otra actuación relacionada con el contrato hasta su archivo definitivo.
¿Cuándo deja de ser suficiente una hoja de cálculo para gestionar contratos?
Las hojas de cálculo pueden resultar útiles cuando el volumen de contratos es muy reducido. Sin embargo, cuando intervienen varios departamentos, aumentan las revisiones, aparecen distintos tipos de contratos o resulta necesario controlar plazos y aprobaciones, un software de gestión de contratos ofrece mucha mayor seguridad, automatización y capacidad de seguimiento.
¿Qué contratos conviene digitalizar primero?
Lo habitual es comenzar por aquellos que tienen un mayor impacto para la organización, como proveedores estratégicos, clientes clave, contratos laborales, acuerdos con renovación automática, contratos de alto importe y documentos necesarios para auditorías o cumplimiento normativo.
Conclusión. Gestionar mejor los contratos es gestionar mejor el negocio
Todos tenemos claro el valor e importancia de un contrato, y la gestión de contratos es también un proceso clave para la eficiencia, la seguridad y el control de cualquier empresa. Centralizar la documentación, automatizar tareas, controlar plazos y disponer de información siempre actualizada permite reducir riesgos, mejorar la colaboración entre departamentos y tomar decisiones con mayor rapidez y confianza.
Cuando además esta gestión se apoya en una plataforma capaz de automatizar procesos, integrar la firma electrónica, controlar permisos, mantener la trazabilidad de cada documento y conectar la información contractual con el resto de los procesos de negocio, el valor que aporta a la organización se multiplica. El software de gestión de contratos de DocuWare ayuda a transformar la gestión contractual en un proceso mucho más ágil, seguro y eficiente.
¿Quieres descubrir cómo DocuWare puede ayudarte a centralizar, automatizar y controlar todo el ciclo de vida de tus contratos? Solicita una demo y disfruta de una prueba gratuita sin compromiso.
