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DocuWare für Rechnungsverarbeitung

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Wie werden Rechnungen indexiert und archiviert?

Sammeln Sie Rechnungen im entsprechenden Briefkorb für Eingangsrechnungen. Sobald das Dokument hier ankommt, wird es von Intelligent Indexing ausgelesen und vorindexiert. Sie erkennen die Indexierungsqualität am farbigen Fähnchen an der linken oberen Ecke der Rechnung:

Grün

Sie haben bereits bei früheren Belegen dieses Lieferanten Feedback gegeben und Intelligent Indexing ist sicher, die richtigen Informationen aus der Rechnung ausgelesen zu haben. Diese Rechnungen können Sie mit einem letzten kurzen Blick direkt ablegen.

Orange

Für diese Rechnungen hat Intelligent Indexing noch nicht genügend Vergleichsbelege um verlässlich zu entscheiden, ob die erkannten Informationen korrekt sind. Bitte prüfen Sie die Einträge sorgfältig und korrigieren Sie falsche Werte, um Intelligent Indexing zu trainieren.

Rot

Rote Rechnungen sind Belege, für die noch kein Vergleichsdokument vorliegt. Hier verwendet Intelligent Indexing Standardalgorithmen, die typische Informationen einer Rechnung auslesen. Diese Rechnungen müssen Sie sehr sorgfältig prüfen und ggf. korrigieren.

Markieren Sie die Rechnung, klicken Sie auf Ablegen und öffnen Sie den Ablagedialog „Buchhaltung – Eingangsrechnungen“. Korrigieren und ergänzen Sie die bereits vorausgefüllten Indexeinträge und speichern Sie die Rechnung mit einem weiteren Klick auf „Ablegen“ ins Archiv „Buchhaltung“. 

 

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