Etwa drei Rechnungen eines Lieferanten muss Intelligent Indexing verarbeitet haben, bis der Service vollständig zuverlässig indexiert. Wichtig ist, Intelligent Indexing richtig anzulernen. Beachten Sie dabei je nach Indexfeld unterschiedliche Methoden der Dateneingabe:
Firmenname
Intelligent Indexing schlägt Ihnen aus der Rechnung einen Lieferantennamen vor. Wichtig für die weitere Bearbeitung ist, dass der Firmenname, unter dem die Rechnung archiviert wird, mit dem in Ihrem Lieferantenstamm hinterlegten Firmennamen übereinstimmt. Bitte prüfen Sie daher, über den kleinen Pfeil am Ende des Eingabefeldes, ob der Wert von Intelligent Indexing mit einem Wert der Auswahl unterhalb der grauen Linie übereinstimmt:
Überschreiben Sie ggf. den Vorschlag von Intelligent Indexing mit dem richtigen Eintrag aus der Auswahlliste. Wenn es sich um einen neuen Lieferanten handelt, geben Sie den Namen ein, den Sie im Lieferantenstamm Ihrer Finanzbuchhaltung verwenden werden.
Firmenkonto (Kreditorenkonto)
Bei bestehenden Lieferanten zeigt Ihnen DocuWare in der Auswahlliste das zugehörige Kreditorenkonto aus Ihrem Lieferantenstamm an. Bitte übernehmen Sie diesen Wert. Wenn es sich um einen neuen Lieferanten handelt, lassen Sie das Feld vorerst leer.
Währung / Steuersätze
Die Felder Währung und Steuersätze tragen Sie bitte direkt ein. 19 % und 7 % als Steuersätze werden als die häufigste Kombination auf Rechnungen vorgeschlagen. Haben Sie nur einen Steuersatz auf der Rechnung, füllen Sie nur das Feld „Steuersatz 1" und überschreiben ggf. die 19 %. In diesem Fall lassen Sie die Beträge unterhalb von „Steuersatz 2" einfach leer.
Rechnungsnummer, Bestellnummer, Datumsfelder, Betragsfelder
Die Werte dieser Felder sind bei jeder neuen Rechnung eines Lieferanten verschieden. Nutzen Sie zum Anlernen von Intelligent Indexing in diesem Fall die Funktion „One Click Indexing”: Wahlen Sie das entsprechende Indexfeld aus und klicken Sie zum Befüllen im DocuWare Viewer auf den zugehörigen Wert auf der Rechnung. Besteht der Text aus mehreren Worten (z.B. bei Rechnungsnummer und Bestellnummer) halten Sie die linke Maustaste solange gedrückt, bis Sie den gesamten Text markiert haben, und lassen dann los.