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DocuWare für Rechnungsverarbeitung

Ressourcen für Anwender der vorkonfigurierten Cloud-Lösung

Wie werden neue Benutzer hinzugefügt?

ab Version RV7.4T1  Version RV7.3T2  frühere Versionen

Im ersten Schritt legen Sie neue Benutzer in der DocuWare Konfiguration an. (Sie benötigen hierfür die Benutzerrolle RV-Administrator).

Öffnen Sie die DocuWare Konfiguration und gehen Sie zur Benutzerverwaltung:

Benutzverwaltung 2-1

 

  • Klicken Sie auf Neuer Benutzer
  • Tragen Sie im Feld Neuer unbekannter Benutzer den Benutzernamen ein. Trennen Sie Vorname und Nachname mit einem Punkt (Vorname.Nachname); Koppeln Sie Doppelnamen mit Bindestrichen (Vorname-Vorname.Nachname).
  • Geben Sie in das Feld E-Mail eine gültige E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein, damit dieser die E-Mail-Benachrichtigungen des Systems erhält.
  • Hinweis: Sie können für den Benutzer optional einen persönlichen Briefkorb erstellen. Dokumente, die der Benutzer später in diesem Briefkorb sammelt, sieht nur er allein. Jeder Benutzer erhält automatisch zwei Briefkörbe und kann sich bei Bedarf selbst weitere Briefkörbe erstellen, wenn erwünscht.
  • Wechseln Sie vom Bereich Allgemein zu Rollen und weisen Sie dem neuen Benutzer die Benutzerrolle RV-Basisfunktionen und optional weiter Benutzerrollen zu, die er für seine Aufgaben benötigt. 
  • Speichern Sie die Konfiguration. Der Mitarbeiter erhält eine Registrierungsmail für sein Benutzer-Konto und seinen DocuWare Login.

Für alle Benutzer, die Rechnungen prüfen und freigeben sollen, definieren Sie in einem weiteren Schritt die jeweiligen Freigabetypen (Besteller, Erstprüfer einer Kostenstellengruppe oder Vorgesetzter) im Personalstammdaten-Archiv der Lösung. Dabei können Sie auch ein individuelles Freigabelimit und einen Vorgesetzten sowie eine Vertretung für den Benutzer definieren.

Wechseln Sie hierfür von der DocuWare Konfiguration in den DocuWare Client, gehen Sie in den Briefkorb-Bereich und klicken auf Datensatz erstellen (das Feld Ablegen wechselt zu Datensatz erstellen, sobald kein Dokument markiert ist)

Benutzer als Besteller im Personalstammdaten-Archiv hinterlegen
Nur Benutzern, die als Besteller im Personalstammdaten-Archiv hinterlegt sind, kann eine Rechnung in der fachlichen Prüfung über die Besteller-Auswahl zugewiesen werden:
  • Wählen Sie den Ablagedialog RV-Personalstammdaten – Besteller aus.
  • Tragen Sie Vorname und Name des Benutzers im Ablagedialog ein; nutzen Sie für die Zuweisung der DocuWare ID die Auswahlliste im Drop-down-Menü.
  • Definieren Sie optional in den weiteren Feldern ein individuelles Freigabelimit und einen Vorgesetzten*, an den eine Rechnung zusätzlich zur Prüfung geht, wenn dieses Limit überschritten wird. Und/oder hinterlegen Sie einen Vertreter**, falls der Prüfer die Rechnung nicht rechtzeitig prüft.
  • Wählen Sie im Pflichtfeld Mandant entweder den Platzhalter Mandant oder einen hinterlegten Mandanten aus. 
  • Speichern Sie den Datensatz und wiederholen Sie den Vorgang gegebenenfalls, wenn Sie den Benutzer für weitere Mandanten hinterlegen möchten. 
*Der Benutzer, der als Vorgesetzter eines Bestellers ausgewählt wird, muss im Personalstammdaten-Archiv als Besteller oder Vorgesetzter mit höherem Limit hinterlegt sein und demselben Mandant zugeordnet sein.  
**Der Benutzer, der als Vertreter eines Bestellers definiert wird, muss im Personalstammdaten-Archiv hinterlegt und demselben Mandant zugeordnet sein. 
 
Benutzer als Erstprüfer einer Kostenstellengruppe Personalstammdaten-Archiv hinterlegen
Für jede Kostenstellengruppe sollte mindestens ein Erstprüfer hinterlegt werden (wenn Sie die fachliche Prüfung über Kostenstellengruppen steuern): 
  • Wählen Sie den Ablagedialog RV-Personalstammdaten – Erstprüfer aus. 
  • Tragen Sie Vorname und Name des Benutzers im Ablagedialog ein; nutzen Sie für die Zuweisung der DocuWare ID die Auswahlliste im Drop-down-Menü.
  • Definieren Sie optional in den folgenden Feldern ein individuelles Freigabelimit und einen Vorgesetzten*, an den eine Rechnung zusätzlich zur Prüfung geht, wenn dieses Limit überschritten wird. Und/oder hinterlegen Sie einen Vertreter**, falls der Prüfer die Rechnung nicht rechtzeitig prüft.
  • Weisen Sie den Benutzer einer Kostenstellengruppe zu. 
  • Wählen Sie im Pflichtfeld Mandant entweder den Platzhalter Mandant oder einen hinterlegten Mandanten aus.
  • Speichern Sie den Datensatz und wiederholen Sie den Vorgang gegebenenfalls, wenn Sie den Benutzer für weitere Mandanten oder für weitere Kostenstellenstellengruppen als Erstprüfer hinterlegen möchten. 
*Der Benutzer, der als Vorgesetzter eines Erstprüfers ausgewählt wird, muss im Personalstammdaten-Archiv als Vorgesetzter mit höherem Limit hinterlegt sein und demselben Mandant und derselben Kostenstellengruppe zugeordnet sein.  
**Der Benutzer, der als Vertreter eines Erstprüfers definiert wird, muss im Personalstammdaten-Archiv hinterlegt und demselben Mandant zugeordnet sein. 
 
Benutzer als Vorgesetzten hinterlegen
Als Vorgesetzte hinterlegte Benutzer fungieren weder als Besteller noch als Erstprüfer und erhalten Rechnungen nur, wenn das Limit von Bestellern bzw. Erstprüfern nicht ausreicht. Hinterlegen Sie diese Benutzer über den Ablagedialog RV-Personalstammdaten - Vorgesetzter und gehen Sie vor wie oben beschrieben. 
 
Tipp
Welche Benutzer und Freigabehierarchien hinterlegt sind, können Sie über eine Suche im Personalstammdaten-Archiv einfach nachvollziehen (Suchen > Suchdialog RV-Personalstammdaten – Personalstammdaten > Einzelne Benutzer suchen oder über Klick auf Suchen alle Benutzerdaten aufrufen)

 

 

Wie werden neue Benutzer hinzugefügt?

Version RV7.4T1  Version RV7.3T2  frühere Versionen

Im ersten Schritt legen Sie neue Benutzer in der DocuWare Konfiguration an. Danach speichern Sie den neuen Benutzer im Archiv für Personalstammdaten, wenn dieser als Besteller oder Kostenstellenverantwortlicher Rechnungen freigeben soll. (Um neue Benutzer anlegen zu können, benötigen Sie die Benutzerrolle "Interner Administrator).

Schritt eins:

Öffnen Sie die DocuWare Konfiguration und gehen Sie zur Benutzerverwaltung:

Benutzverwaltung 2-1

 

  • Klicken Sie auf Neuer Benutzer
  • Tragen Sie im Feld Neuer unbekannter Benutzer den Benutzernamen ein. Trennen Sie Vorname und Nachname mit einem Punkt (Vorname.Nachname); Koppeln Sie Doppelnamen mit Bindestrichen (Vorname-Vorname.Nachname).
  • Geben Sie in das Feld E-Mail eine gültige E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein, damit dieser die E-Mail-Benachrichtigungen des Systems erhält.
  • Hinweis: Sie können für den Benutzer optional einen persönlichen Briefkorb erstellen. Dokumente, die der Benutzer später in diesem Briefkorb sammelt, sieht nur er allein. Jeder Benutzer erhält automatisch zwei Briefkörbe und kann sich bei Bedarf selbst weitere Briefkörbe erstellen, wenn erwünscht.
  • Wechseln Sie vom Bereich Allgemein zu Rollen und weisen Sie dem neuen Benutzer die Benutzerrolle(n) zu, die er für seine Aufgaben benötigt. Die Rolle Default Organization Role ist standardmäßig für jeden Benutzer aktiviert.
  • Speichern Sie die Konfiguration. Der Mitarbeiter erhält eine Registrierungsmail für sein Benutzer-Konto und seinen DocuWare Login.

Schritt zwei:

Soll ein Benutzer als Besteller oder Kostenstellenverantwortlicher Rechnungen freigeben, speichern Sie ihn in einem weiteren Schritt außerdem im Archiv RV-Personalstammdaten. Für den Workflow Fachliche Prüfung durch Besteller kann optional eine Vertretung festgelegt werden, die aber nur wirksam wird, wenn in den Starteinstellungen die Vertreterregelung aktiviert wurde.

Falls der Workflow Fachliche Prüfung je Kostenstelle eingesetzt wird, werden außerdem die Kostenstellengruppe, ein Vorgesetzter, die Option Erstprüfer sowie ein Freigabelimit im Personalstammdaten-Archiv hinterlegt.

  • Wechseln Sie von der DocuWare Konfiguration in den DocuWare Client.
  • Gehen Sie in den Briefkorb-Bereich, klicken Sie auf „Datensatz erstellen“ (das Feld „Ablegen“ wechselt zu „Datensatz erstellen“, sobald kein Dokument markiert ist; klicken Sie dafür einfach auf einen leeren Bereich im Briefkorb).
  • Wählen Sie den Ablagedialog Personalstammdaten aus.
  • Tragen Sie die Benutzerdaten im Ablagedialog ein; nutzen Sie dazu die Auswahllisten.
  • Legen Sie eine Vertretung für den Fall fest, dass ein Prüfer eine Rechnung nicht rechtzeitig bearbeitet  (für Workflow Fachliche Prüfung durch Besteller muss entsprechend die Vertreterregel aktiviert sein).
  • Wählen Sie im Pflichtfeld „Mandant“ entweder den Platzhalter „Mandant“ oder einen hinterlegten Mandanten aus.
  • Legen Sie die Option Erstprüfer, den Vorgesetzten, die Kostenstellengruppe und bei Bedarf ein Limit für den Benutzer fest, wenn Sie den Workflow Fachliche Prüfung je Kostenstelle einsetzen. 
  • Speichern Sie die Daten über Datensatz erstellen.

 

Neuen Benutzer anlegen

 

Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Lösung mandantenfähig einsetzen, muss der Benutzerdatensatz entsprechend für jeden Mandant hinterlegt werden.

 

Diese Beschreibung gilt ab Februar 2021, Template Version 7.3T2

Wie werden neue Benutzer hinzugefügt?

Version RV7.4T1  Version RV7.3T2  frühere Versionen

 

Schritt eins:

Öffnen Sie die DocuWare Konfiguration und gehen Sie zur Benutzerverwaltung:

Benutzverwaltung 2-1

  • Klicken Sie auf Neuer Benutzer
  • Tragen Sie im Feld Neuer unbekannter Benutzer den Benutzernamen ein. Trennen Sie Vorname und Nachname mit einem Punkt (Vorname.Nachname); Koppeln Sie Doppelnamen mit Bindestrichen (Vorname-Vorname.Nachname).
  • Geben Sie in das Feld E-Mail eine gültige E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein, damit dieser die E-Mail-Benachrichtigungen des Systems erhält.
  • Hinweis: Sie können für den Benutzer optional einen persönlichen Briefkorb erstellen. Dokumente, die der Benutzer später in diesem Briefkorb sammelt, sieht nur er allein. Jeder Benutzer erhält automatisch zwei Briefkörbe und kann sich bei Bedarf selbst weitere Briefkörbe erstellen, wenn erwünscht.
  • Wechseln Sie vom Bereich Allgemein zu Rollen und weisen Sie dem neuen Benutzer die Benutzerrolle(n) zu, die er für seine Aufgaben benötigt. Die Rolle Default Organization Role ist standardmäßig für jeden Benutzer aktiviert.
  • Speichern Sie die Konfiguration. Der Mitarbeiter erhält eine Registrierungsmail für sein Benutzer-Konto und seinen DocuWare Login.

 

Schritt zwei (optional):

Im zweiten Schritt speichern Sie den neuen Benutzer noch im Archiv Personalstammdaten, wenn Sie für den Workflow Fachliche Prüfung durch Besteller mit der Vertreterregel oder den Workflow Fachliche Prüfung je Kostenstelle einsetzen:

  • Wechseln Sie von der DocuWare Konfiguration in den DocuWare Client.
  • Gehen Sie in den Briefkorb-Bereich, klicken Sie auf „Datensatz erstellen“ (das Feld „Ablegen“ wechselt zu „Datensatz erstellen“, sobald kein Dokument markiert ist; klicken Sie dafür einfach auf einen leeren Bereich im Briefkorb).
  • Wählen Sie den Ablagedialog Personalstammdaten aus.
  • Tragen Sie die Benutzerdaten im Ablagedialog ein; nutzen Sie dazu die Auswahllisten.
  • Legen Sie eine Vertretung für den Fall fest, dass ein Prüfer eine Rechnung nicht rechtzeitig bearbeitet  (für Workflow Fachliche Prüfung durch Besteller muss entsprechend die Vertreterregel aktiviert sein).
  • Legen Sie die Option Erstprüfer, den Vorgesetzten, die Kostenstellengruppe und bei Bedarf ein Limit für den Benutzer fest, wenn Sie den Workflow Fachliche Prüfung je Kostenstelle einsetzen. 
  • Speichern Sie die Daten über Datensatz erstellen.

Benutzer im Archiv speichern neu

 

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