ab Version RV7.4T1 frühere Versionen
In der fachlichen Prüfung können Sie die Rechnung direkt einem oder mehreren Bestellern zur Prüfung zuweisen. Darüber hinaus ist die Zuweisung und Aufteilung von Rechnungsbeträgen an Kostenstellengruppen möglich. Die beiden Freigabevarianten lassen sich unabhängig voneinander oder auch kombiniert einsetzen.
Freigabe durch Besteller
- Die Buchhaltung (Rolle Rechnungsverteilung) erhält die Aufgabe Rechnung zuweisen und wählt einen oder mehrere Besteller als Prüfer aus. In der Splitbuchungstabelle können Sie die Rechnung auch bereits kontieren.
- Wird die Rechnung mehreren Bestellern zur Freigabe zugewiesen, ist die Freigabe durch einen davon ausreichend und erübrigt damit die Freigabe der anderen Besteller.
- Falls für den freigebenden Besteller ein Freigabelimit hinterlegt ist, und der Rechnungsbetrag über diesem liegt, wird die Rechnung in einem weiteren Schritt an den im Archiv Personalstammdaten eingetragenen Vorgesetzten weitergeleitet.
- Sollte Feedback ausbleiben erhält die Buchhaltung (Rolle Rechnungsverteilung) die Aufgabe, die Rechnung neu zu verteilen.
- Freigegebene Rechnungen werden in den Workflow Finale Prüfung übergeben. Nicht freigegebene Rechnungen werden in den Workflow Unvollständige Prüfung übergeben.
Freigabe durch Kostenstellengruppen
- Die Buchhaltung (Rolle Rechnungsverteilung) erhält die Aufgabe Rechnung zuweisen, wählt über das Feld Freigabe durch in der Splitbuchungstabelle eine oder mehrere Kostenstellengruppen aus und teilt die zu prüfenden Beträge auf.
- Die hinterlegten Erstprüfer der beteiligten Kostenstellengruppen erhalten die Aufgabe, die ihnen zugewiesenen Rechnungsbeträge freizugeben.
- Falls für beteiligte Erstprüfer ein Freigabelimit hinterlegt ist und der Rechnungsbetrag über diesem liegt, geht die Rechnung nach der Prüfung durch den ersten Prüfer noch weiter an den im Personalstammdaten-Archiv eingetragenen Vorgesetzten.
- Sollte Feedback ausbleiben erhält die Buchhaltung (Rolle Rechnungsverteilung) die Aufgabe, die Rechnung neu zu verteilen.
- Sobald von allen Erstprüfern und gegebenenfalls ihren Vorgesetzten die Freigabe erfolgt ist, wird die Rechnung in die Finale Prüfung übergeben. Nicht freigegebene Rechnungen werden in den Workflow Unvollständige Prüfung übergeben.
Kombination Freigabe durch Besteller und Kostenstellengruppen
Eine Kombination beider Varianten ist zum Beispiel sinnvoll, wenn die Rechnung nur einer Kostenstellengruppe zugewiesen wird. Durch die zusätzliche Auswahl eines Bestellers kann auch in diesem Fall das 4-Augen-Prinzip gewahrt werden, falls für den Erstprüfer der Kostenstellengruppe kein Freigabelimit und Vorgesetzter hinterlegt wurden. Die Rechnung wird dabei immer zuerst dem Besteller übergeben und von diesem freigegeben und im nächsten Schritt den Kostenstellenverantwortlichen übergeben.
Wie läuft der Workflow „Fachliche Prüfung“ ab?
Version RV7.4T1 frühere Versionen
Den Workflow „Fachliche Prüfung“ gibt es in zwei Varianten. Rechnungen können zur Prüfung entweder einem oder mehreren Bestellern vorgelegt werden oder zur Prüfung auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden.
Freigabe durch Besteller
Diese Variante der fachlichen Prüfung bildet einen einfachen Freigabeprozess ab, bei dem Rechnungen den jeweiligen Bestellern zur Prüfung zugewiesen werden. Außerdem lässt sich definieren, dass Rechnungen über einem bestimmten Betrag (Schwellwert) stets von einem weiteren Prüfer freigegeben werden müssen. Folgende Aufgabenschritte durchläuft der Workflow im Wesentlichen:
- Die Buchhaltung (Rolle „Rechnungsverteilung”) erhält die Aufgabe „Rechnung an Besteller zuweisen“ und wählt den oder die zuständigen Kollegen aus. Auch eine Kontierung vorzunehmen ist möglich.
- Der / die ausgewählten Besteller erhalten die Aufgabe, die Rechnung zu prüfen. Falls für die Rechnungsfreigabe ein Schwellwert definiert ist und der Betrag über diesem liegt, wird die Rechnung automatisch an den verantwortlichen Kollegen (Benutzerrolle „Schwellwertprüfung“) weitergeleitet.
- Sollte Feedback ausbleiben erhält die Buchhaltung (Rolle „Rechnungsverteilung”) die Aufgabe, die Rechnung neu zu verteilen.
- Freigegebene Rechnungen werden in den Workflow „Finale Prüfung“ übergeben. Nicht freigegebene Rechnungen werden in den Workflow „Unvollständige Prüfung“ übergeben.
Freigabe je Kostenstellen
Die komplexere Variante der fachlichen Prüfung ermöglicht Unternehmen mit unterschiedlichen Abteilungen ein mehrstufiges Freigabekonzept auf Basis von Kostenstellen und individuellen Freigabelimits. Folgende Aufgabenschritte durchläuft der Workflow im Wesentlichen:
- Die Buchhaltung (Rolle „Rechnungsverteilung”) erhält die Aufgabe „Rechnung an Kostenstelle zuweisen“. Dabei kann die Rolle auch entscheiden, ob der Betrag auf Sach- und Aufwandskonten aufteilt werden soll. Wird die Rechnung nur einer Kostenstellengruppe zugewiesen, kann ein Zweitprüfer ausgewählt werden, um das 4-Augen-Prinzip zu wahren.
- Die Erstprüfer der beteiligten Kostenstellen erhalten die Aufgabe, die ihnen zugewiesenen Rechnungsbeträge zu prüfen;
- Falls für beteiligte Prüfer ein Freigabelimit eingetragen ist und der Rechnungsbetrag über diesem liegt, geht die Rechnung nach der Prüfung durch den ersten Prüfer noch weiter an den im Archiv Personalstammdaten eingetragenen Vorgesetzten.
- Sollte Feedback ausbleiben erhält die Buchhaltung (Rolle „Rechnungsverteilung”) die Aufgabe, die Rechnung neu zu verteilen.
- Freigegebene Rechnungen werden in den Workflow „Finale Prüfung“ übergeben. Nicht freigegebene Rechnungen werden in den Workflow „Unvollständige Prüfung“ übergeben.