Schlanke Verwaltung

Die wirtschaftliche Stärke verdankt WSM Personal auch seiner schlanken Verwaltung und effizienten Prozessen. Personaldienstleistung ist eine Branche, in der eine Vielzahl von Schriftstücken und Belegen entsteht. Inzwischen sind es knapp 100.000 Dokumente, die WSM Personal in der Cloud-basierten Lösung gespeichert hat. Dabei geht es vor allem um Personaldokumente – von Arbeitsverträgen und Zeugnissen über Bescheinigungen, Anmeldebestätigungen, Krankmeldungen, Urlaubsanträge bis zu Lohnabrechnungen. Um dieser Menge Herr zu werden und keine Aktenschränke aufzubauen, hat WSM Personal von Beginn an alle Dokumente ausschließlich digital verwaltet, zunächst in einem eigenen Ordnersystem. Doch der Wunsch, von überall her schnell auf die Dokumente zugreifen zu können, veranlasste Markus Maier 2015, ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System zu suchen.

Integriertes Signaturverfahren

Mit DocuWare hat WSM Personal verschiedene Workflows eingerichtet, wie etwa für das Handling von Pkw-Verträgen oder Urlaubsanträgen, die mit Web-basierten Formularen gemanagt werden Der Abschluss von Arbeitsverträgen ist bei WSM Personal ein zentraler Prozess. Da das Unternehmen sein Personal aus dem Ausland rekrutiert und die Bewerber/innen einen unterschriebenen Arbeitsvertrag in den Händen halten wollen, bevor sie sich auf den Weg nach Deutschland machen, ist ein digitales Signaturverfahren für WSM Personal unabdingbar. Dafür steht innerhalb der von WSM genutzten Cloud-basierten CRM-Software Zoho eine Sign-App zur Verfügung.

Die Cloud-Applikationen DocuWare und Zoho sind über die Integrationsplattform Make miteinander verbunden. Dabei erfolgt die Verknüpfung über die Personalnummer, so dass in DocuWare gespeicherte Dokumente zu einem Bewerber samt Historie direkt auf der Zoho-Oberfäche angezeigt werden. Auf Make wurden auch Workflows eingerichtet, die regeln, wie mit den verschiedenen Belegarten in DocuWare verfahren wird – ob sie in den Briefkorb oder in das Archiv weitergeleitet werden sollen.

Beim Erstellen von Verträgen wird der Vertragsentwurf dem Bewerber direkt aus Zoho per Knopfdruck zum Unterschreiben zugesandt. Der Bewerber setzt auf dem Smartphone oder Tablet mit Finger oder Stift seine Unterschrift unter den Vertrag. Der unterzeichnete Vertrag wird auf der Make-Plattform entsprechend der Belegart zugeordnet; im Fall eines unterschriebenen Vertrags landet das Dokument automatisch im DocuWare Briefkorb, wo es final geprüft und anschließend archiviert wird.

Fazit

Digitalisierung und Dokumenten-Management gehören zur DNA des Personaldienstleisters, dessen Business-Applikationen heute komplett in der Cloud laufen. Neben der Branchenfokussierung und der Serviceorientierung machen die optimierten internen Prozesse die besondere Stärke des Dienstleisters aus. So hat sich WSM Personal in einem von mehreren Tausend Anbietern inklusive großen internationalen Playern umkämpften Markt als starkes mittelständisches Unternehmen etabliert.