In der Vergangenheit wurden physische Belege regelmäßig bei den jeweiligen Kunden abgeholt und manuell bearbeitet, wobei eine Kopie für das Unternehmensarchiv erstellt wurde, bevor die Originale zurück an die Mandanten gingen. Der Zugriff auf die Belege war unbefriedigend und zeitaufwändig. So musste das Beratungsunternehmen beispielsweise die von der Prüfgesellschaft angeforderten Belege jedes Mal einzeln heraussuchen, kopieren und versenden. Gleichzeitig nahmen die jährlich bis zu 15.000 Belegkopien viel Platz in Anspruch und mussten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist fachgerecht und kostenpflichtig entsorgt werden. Fünf Jahre nach der ersten DocuWare Implementierung entschied sich WMM daher, den DMS-Einsatz auf das gesamte Unternehmen auszudehnen. Aufgrund der hohen Flexibilität und Skalierbarkeit konnte der betreuende Vertriebspartner die Lösung problemlos erweitern und ohne Neuinstallation perfekt an die zusätzlichen Anforderungen anpassen.
Datenaustausch mit allen IT-Systemen
Heute arbeitet gut die Hälfte der Belegschaft täglich mit DocuWare. Gleichzeitig bindet WMM auch einen Teil seiner Kunden in die digitale Dokumentenbearbeitung ein und bietet ihnen die Möglichkeit, ihre Dokumente selbst einzuscannen und direkt elektronisch an das Beratungshaus zu übermitteln. DocuWare erfasst die Dokumente und liest die enthaltenen Daten aus. Die gewonnenen Informationen werden später zweifach genutzt: Zum einen für die Indizierung im Dokumenten-Pool, zum anderen für die Übergabe der Daten an weitere IT-Systeme wie die Buchhaltungsprogramme Abacus und ISAwin, die Immobilienverwaltung Quorum oder das Portfoliomanagementsystem INSA. Auf diese Weise übernimmt das DMS nicht nur den gesamten Archivierungsprozess, sondern bereitet auch die Automatisierung nachgelagerter Arbeitsschritte vor, etwa bei der Verbuchung einzelner Rechnungen. Die vollständige Integration und Vorgangsverknüpfung ermöglicht dabei den bidirektionalen Datenaustausch zwischen den Systemen. Wird etwa eine Rechnung in der Finanzbuchhaltung gebucht, aktualisiert DocuWare den Status des archivierten Dokuments und versieht es mit einem digitalen Buchungsstempel. Digitale Stempel kommen auch bei allen Freigabeprozessen zum Einsatz. Gleichzeitig lassen sich die einem Vorgang zugeordneten Dokumente aus Abacus, ISAwin, Quorum und INSA auf Knopfdruck in DocuWare aufrufen. So können auch abteilungsfremde Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Vorgänge später eindeutig nachvollziehen.
Zeitersparnis, hohe Servicequalität und langfristiges Wachstum
Die zahlreichen nützlichen DMS-Funktionen bringen dem Unternehmen nicht nur in der Sachbearbeitung viele Vorteile: Die automatische Erfassung und Zuordnung von Dokumenten zu den jeweils relevanten Vorgängen führen zu einer hohen Zeitersparnis. Mandanten und Wirtschaftsprüfer können problemlos eingebunden werden, zum Beispiel für einen Lesezugriff auf eine definierte Dokumentenauswahl oder für die Teilnahme an bestimmten Workflows. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit sowohl intern als auch extern erheblich. Für die WMM Group bieten die freiwerdenden Ressourcen einerseits und die hohe Servicequalität andererseits vor allem eines: ein ideales Umfeld für langfristiges Wachstum.
