Papieraufkommen um 70 Prozent reduziert
Zunächst einmal wurden zusammen mit dem Implementierungspartner zum 1. Juni 2022 Workflows für die Eingangs- und Ausgangsrechnungen realisiert. In DocuWare wurde eine Verknüpfung zum Sage-System erstellt, so dass die Ausgangsrechnungen direkt im Archiv abgelegt werden. Für die Eingangsrechnungen wurde eine allgemeine Mail-Adresse eingerichtet. Von diesem Konto greift das DMS die eingehenden Rechnungen ab und legt sie in den digitalen Briefkorb zur Bearbeitung. Das gilt für 95 bis 98 Prozent aller Rechnungen, die heute bereits per E-Mail eingehen, der Rest wird gescannt.
In der Buchhaltung erfolgt eine erste Prüfung und Kategorisierung sowie die Zuordnung zum richtigen Sachkonto. Im anschließenden inhaltlichen Prüfungs- und Freigabeprozess in der jeweiligen Abteilung, sei es Vertrieb, Einkauf, Labor oder Qualitätssicherung, werden die Rechnungen jeweils nach dem 4-Augen-Prinzip geprüft. Teilweise durchlaufen sie mehrere Abteilungen und unterliegen besonderen Schleifen, wenn beispielsweise bestimmte Schwellenwerte überschritten werden, und gelangen schließlich zur finalen Freigabe in der Geschäftsführung.
Workflow-Design jetzt inhouse
Drei Monate nach der DMS-Einführung im Rechnungswesen wurden weitere Workflows live geschaltet, die ohne externe Hilfe bei Wingert Foods selbst konzipiert wurden. Nicht nur die Bedienung, auch die Einrichtung neuer Workflows findet Jonas Jacobs auch für Leute wie ihn, die keine IT-Experten sind, gut machbar. So wird seit September 2022 der Prozess zur Erstellung neuer Rezepturen per Workflow gesteuert. Alle involvierten Abteilungen – vom Labor über Produktion, Qualitätssicherung, Einkauf, Vertrieb und Marketing bis zum Controlling – arbeiten dabei digital zusammen. Während früher viel Papier zwischen den Häusern hin und her getragen wurde und auch schon mal mehrtägige Liegezeiten den Prozess verzögerten, liegt jetzt nach Abschluss eines Schrittes alles für den nächsten Step vor. Das spare merklich Zeit, berichtet Jonas Jacobs.
Fazit: Struktur, Transparenz und Mobilität
Eine wichtige grundlegende Veränderung hat das DMS bewirkt, indem es die Arbeitsweise neu strukturiert. Es gibt klare Regeln, wie Dokumente abgelegt werden, wodurch diese schnell wieder auffindbar sind. Die Transparenz sorgt dafür, dass zum Beispiel Fragen zu einer Rezepturänderung durch die Historie in der Dokumentenverwaltung schnell nachvollzogen werden können. Und schließlich hat das DMS auch das Arbeiten von unterwegs und zu Hause ermöglicht, denn das Unternehmen bietet seinen Mitarbeitenden, soweit sie nicht direkt in den Produktionsprozess involviert sind, Home-Office-Tage an.
