Automatische Fristenregelung
Rund 40 Mitarbeiter in der Buchhaltung und Personalabteilung sowie Zeichnungsberechtigte in allen Abteilungen arbeiten heute regelmäßig mit dem zentralen DMS. Der Zugriff ist trotz revisionssicherer Archivierung schnell und unkompliziert – im Personalbereich etwa auf Arbeitsverträge, Gehaltsnachweise oder Reisekosten. Gleichzeitig regelt die automatische Löschfunktion für bestimmte Dokumente die Einhaltung vorgegebener Fristen zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Besonderes Augenmerk verdient ein vollautomatisierter Workflow zur schnellen und transparenten Rechnungsprüfung. Dabei werden zunächst sämtliche Papierbelege aus der Wiener Zentrale oder den Einrichtungen lokal gescannt. Elektronische Rechnungen archiviert DocuWare direkt aus der zentralen Mailadresse des Vereins. Eine Schnittstelle in die Finanzbuchhaltungssoftware JET FIBU übernimmt in beiden Fällen Indexdaten zur Verschlagwortung der Belege. Die Buchhaltung prüft nun die Rechnungen zunächst aus steuerrechtlicher Perspektive und leitet sie anschließend an die Budgetverantwortlichen weiter. Dort finden sachliche Überprüfung, Kostenstellenzuordnung und Abzeichnung statt. Bis hin zur Buchung und Zahlung regeln digitale Workflows die Einhaltung sämtlicher Fristen und erinnern Mitarbeiter notfalls per E-Mail über bestimmte Aufgaben. Selbst Zahlungsvorschläge für das Telebanking werden automatisiert erstellt und dem Berechtigten zur Prüfung vorgelegt. Dokumentations-Protokolle mit sämtlichen Buchungsdaten und Bearbeitungsschritten dienen in der Nachkontrolle sowohl Steuerbehörden als auch Wirtschaftsprüfern und Fördergebern.
Auch das Controlling profitiert
Seit der Einführung des Workflows gehen Rechnungen nicht mehr verloren, unerledigte Prüfungen aufgrund von Urlaub oder Krankheit eines Mitarbeiters gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig arbeitet das interne Kontrollsystem heute deutlich schneller, da Belege beispielsweise über die Volltextsuche sofort einsehbar sind. Das Controlling kann so bei falscher Rechnungsstellung oder auch bei Garantieansprüchen schnell reklamieren und Ansprüche geltend machen. Aufgrund der positiven Erfahrungen wird der DMS-Einsatz kontinuierlich ausgebaut. Aktuell wird ein Vertragsmanagement für alle Lieferanten- und Dienstleistungsverträge entworfen. Ziel ist die genaue Dokumentation der Preisangemessenheit bei Beschaffungsvorgängen, um somit eine wirtschaftliche Einsetzung finanzieller Mittel der öffentlichen Hand zu gewährleisten. In Zukunft wird DocuWare außerdem dafür genutzt, den Auskunftsprozess gemäß DSGVO zu digitalisieren. Sowohl Mitarbeiter als auch Klienten sollen so innerhalb der vorgeschriebenen Frist alle Informationen über ihre Daten erhalten.
