Digitale Mitgliedsakten für den schnellen Zugriff
Der Zeitplan für die DMS-Einführung orientierte sich am anstehenden Umzug im Zuge der Renovierung. Vorhandene Akten wurden gesichtet, unnötige Dokumente entsorgt und unverzichtbare Dokumente entweder langfristig ausgelagert bzw. für die Digitalisierung und Ablage im zentralen Dokumenten-Pool vorbereitet. Rund 3.000 Ordner wurden vom Behindertenwerk Frankfurt/Main als Scan-Dienstleister digitalisiert. Unterlagen mit geringer Zugriffshäufigkeit lagern beim Behindertenwerk Hanau. Benötigt der VCI Dokumente aus diesen Beständen, digitalisiert man dort die entsprechenden Belege und stellt sie anschließend elektronisch bereit. Zeitgleich mit der DocuWare-Installation wurden auch mehrere Arbeitsplätze mit leistungsfähigen Scannern ausgestattet. Außerdem integrierte man neben Word und Outlook auch die Adressverwaltung in DocuWare. Diese Kopplung fungiert heute als Schlüsselapplikation in der Mitgliedsverwaltung, denn sie erlaubt die Erstellung digitaler Mitgliedsakten. Über Workflows wird etwa der Schriftverkehr automatisiert in der jeweiligen Akte abgelegt und kann anschließend von Anwendern unter Eingabe der Mitgliedsnummer direkt aus dem Adressmanagement abgerufen werden. Ähnlich erfolgt die Verwaltung von Anträgen für Weiterbildungen sowie die Zuweisung und Abrechnung von Fördergeldern über den Fonds der chemischen Industrie (FCI).
Sichere Ablage dank revisionssicherem Archiv
Dank der uneingeschränkten Revisionssicherheit der Lösung entsorgt der VCI seine Papierdokumente nach dem Scannen vollständig. Der VCI hat hierfür eine lückenlose Verfahrensdokumentation in der Software PalesONE erstellt und hält diese gemäß rechtlichen Vorgaben aktuell. Da auch die Prozessdokumentation nahtlos mit dem DMS verknüpft ist, lassen sich Prüfunterlagen bei neuen oder geänderten Prozessen gezielt an die jeweiligen Anwender oder Abteilungen weiterleiten. DocuWare informiert in diesem Fall zusätzlich per E-Mail, wodurch Änderungen nicht mehr übersehen werden können. Vorversionen mit entsprechenden Gültigkeitsdaten sind ebenfalls jederzeit abrufbar. Damit sind die Möglichkeiten des DMS aber noch lange nicht ausgereizt: Auch im Rechnungs- und Bestellwesen möchte man in Zukunft auf digitale Abläufe setzen, ebenso bei der Einbindung der Außenbüros in Berlin und Brüssel. Zukünftiges Entwicklungspotenzial sieht man darüber hinaus in den Bereichen Mobile und Cloud Computing, beispielsweise für die Verbandsreferenten im Außeneinsatz. DocuWare-Produkte wie die PaperScan-App zum einfachen Belegscannen mit dem Smartphone erlauben dem Verband damit Freiräume für neue und innovative Anwendungen.
