Integrationen für effiziente Arbeitsabläufe
Über die Jahrzehnte digitalisierte die Universität auf diese Art und Weise über 3,5 Millionen Seiten. Neben akademischen Unterlagen verwaltet DocuWare heute Dokumente aus dem Personalwesen, der Buchhaltung, dem Finanzmanagement und der Rechtsabteilung. Einige dieser Akten sind so alt wie die Universität selbst. Gleichzeitig werden sämtliche universitären Arbeitsabläufe sowie die interne und externe Korrespondenz über digitale Workflows gesteuert. Dazu wurde das DMS nicht nur mit vorhandenen IT-Applikationen verbunden, sondern auch eine in Kolumbien zugelassene elektronische Signatur integriert. DocuWare übernimmt relevante Unterlagen aus den integrierten Systemen bereits bei deren Erstellung, indexiert die Belege und legt alles im digitalen Dokumenten-Pool ab. Über 800 Anwender arbeiten auf diese Weise täglich mit der Lösung. Die Universität bildet heute die meisten universitären Verwaltungsprozesse rein digital ab.
Einsparung von 20 Tonnen Papier
Die Vorteile des DMS-Einsatzes liegen für alle Beteiligten auf der Hand. Erst kürzlich hat die Universität diesbezüglich einen Bericht erstellt, der einen Überblick über die globalen Vorteile und positiven Auswirkungen der digitalen Archivierung im Universitätsalltag gibt: Dank DocuWare sind die Unterlagen verschiedener Standorte zentral verfügbar und in andere IT-Systeme integriert.
Digitale Arbeitsabläufe tragen zu einem schnellen Bearbeiten der Aufgaben bei und sind dank integrierter Signatur und filigranem Rechtesystem sicher und einfach kontrollierbar. Gleichzeitig sparte die Universität über die Jahre mehr als 20 Tonnen Papier ein, trug zu einer nachhaltigeren Ressourcennutzung bei und gab nebenbei über 300 Quadratmeter an Archivraum frei, der heute beispielsweise in der akademischen Ausbildung verwendet wird.
