Digitale Belegbearbeitung – wie am Schnürchen
Zunächst wurde der DMS-Einsatz mit einem Workflow im Bereich Flugambulanz zwei Wochen getestet. DocuWare führt die Mitarbeiter hier schrittweise durch die Angebotskalkulierung, etwa um notwendige Kriterien zur Ermittlung des Flugpreises auszuwählen. Sind alle Vorgaben erfüllt, wird automatisch ein Angebot erstellt, per Mail verschickt und im digitalen Archiv gespeichert. Nach diesem erfolgreichen Test rollte der DocuWare-Partner die Lösung in der Buchhaltung und anderen Abteilungen aus. Rund die Hälfte der 100 Mitarbeiter greifen heute auf den zentralen Dokumenten-Pool zu. Bei der Prüfung von Eingangsrechnungen werden die Belege zunächst von den Dienstleistern per Mail an die Innsbrucker Zentrale geschickt und dort archiviert. Kreditkartenbelege der Piloten für Flughafengebühren oder Tankfüllungen werden gescannt, indexiert und ebenfalls abgelegt. Mit der Archivierung startet der Workflow. Die Rechnungen erscheinen zunächst in der Aufgabenliste der Buchhaltung, wo sie vorkontiert und bestimmten Abteilungen zugeordnet werden. Anschließend erhalten die Verantwortlichen die Unterlagen zur Prüfung. Bei einer Freigabe werden bestimmte Beleg-Informationen an die Angebotslegung rückgeführt, die so für ihre nächste Kalkulation über aktuelle Preisinformationen verfügt. Gleichzeitig gehen die Rechnungen zur Endkontrolle zurück zur Buchhaltung. Eine Schnittstelle übergibt die Belege im letzten Schritt zur Verbuchung an das Finanzbuchhaltungssystem BDM. In bestimmten Fällen erfolgt eine zusätzliche Weiterleitung an die Rechnungsstellung zur Weiterverrechnung einzelner Positionen.
Digitale Workflows machen wettbewerbsfähig
Dank DocuWare hat sich die Kommunikation untereinander erheblich verbessert, Arbeitsabläufe sind effizienter und schneller geworden. Ebenso konnte man Fehlerquellen reduzieren, weil nicht alles doppelt oder dreifach erfasst und abgelegt wird. Durch den Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool haben alle Mitarbeiter den gleichen Informationsstand. Das bringt deutliche Vorteile, zum Beispiel bei der Angebotslegung durch den Rückfluss von vernetzten Informationen. Durch den Workflow kann auf Anfragen sehr schnell und flexibel reagiert werden, was das Unternehmen in der Branche wettbewerbsfähiger macht. Auch vom digitalen Rechnungs-Workflow profitiert man in der Innsbrucker Zentrale. Denn das System bietet einen besseren Überblick über den Bearbeitungsstatus von Rechnungen und Weiterverrechnungen – bei Tyrol Air Ambulance immerhin ein Volumen in Millionenhöhe.
