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Referenz: Dienstleistung

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Als eine der führenden Flugambulanzen Europas bietet Tyrol Air Ambulance jährlich tausenden verletzten oder erkrankten Menschen Hilfe im Ausland. Ein Dokumentenmanagement-System sorgt für effiziente Arbeitsabläufe.

In 1976 flog Tyrol Air Ambulance den ersten Verletzten nach Hause. Heute hilft das Team der renommierten Flugambulanz bei medizinischen Notfällen im Ausland und bringt mit speziell ausgestatteten Flugzeugen jährlich tausende Patienten in ihre Heimatländer. Dabei ist jedes Projekt aus medizinischer und logistischer Sicht eine Herausforderung. Das Unternehmen nutzt dafür neueste technische Entwicklungen. Das gilt auch für die Verwaltung am Innsbrucker Flughafen, wo man ein Dokumentenmanagement-System einsetzt.

Vor der DMS-Einführung nutzte das Unternehmen Lotus Notes in der Projektabwicklung und Dokumentenzuordnung. Da jedoch größere Updates und infolgedessen auch viel Programmierarbeit zur Anpassung vorhandener Workflows notwendig gewesen wären, entschied sich die Geschäftsleitung für einen zeitgemäßen Weg beim Dokumenten-Management. Ziel war eine zentrale und digitale Sammelstelle für alle Projekt-Informationen, um das steigende Datenvolumen besser zu bewältigen und den Papier-Einsatz einzuschränken. Gleichzeitig war eine DSGVO-konforme Datensicherheit Voraussetzung, also genau geregelte Zugriffsrechte auf die sensiblen medizinischen Daten. Entscheidende Argumente für DocuWare waren die einfache Einrichtung digitaler Workflows sowie die Schnittstelle zum Finanzbuchhaltungssystem BMD. Überzeugt haben außerdem Fachkompetenz und Engagement des DocuWare-Partners sowie seine regionale Nähe zum Unternehmen.

Land:
Osterreich
Branche:
Dienstleistung
Abteilung:
Marketing |Einkauf / Beschaffung |IT / Technik |Lohnbuchhaltung |Medical Assistance
Deployment:
On-Premises
Integration:
Finanzbuchhaltungssystem BMD

Seit dem Einsatz der DocuWare-Lösung werden unsere Vorgänge automatisch dokumentiert und sind eindeutig nachvollziehbar. Durch die Digitalisierung von Abläufen und Dokumenten schaffen wir uns eine zukunftsorientierte Basis für den weiteren Geschäftsausbau.

Hemma Niederegger
Project Manager Sales & Marketing, Tyrol Air Ambulance, Innsbruck

Digitale Belegbearbeitung – wie am Schnürchen

Zunächst wurde der DMS-Einsatz mit einem Workflow im Bereich Flugambulanz zwei Wochen getestet. DocuWare führt die Mitarbeiter hier schrittweise durch die Angebotskalkulierung, etwa um notwendige Kriterien zur Ermittlung des Flugpreises auszuwählen. Sind alle Vorgaben erfüllt, wird automatisch ein Angebot erstellt, per Mail verschickt und im digitalen Archiv gespeichert. Nach diesem erfolgreichen Test rollte der DocuWare-Partner die Lösung in der Buchhaltung und anderen Abteilungen aus. Rund die Hälfte der 100 Mitarbeiter greifen heute auf den zentralen Dokumenten-Pool zu. Bei der Prüfung von Eingangsrechnungen werden die Belege zunächst von den Dienstleistern per Mail an die Innsbrucker Zentrale geschickt und dort archiviert. Kreditkartenbelege der Piloten für Flughafengebühren oder Tankfüllungen werden gescannt, indexiert und ebenfalls abgelegt. Mit der Archivierung startet der Workflow. Die Rechnungen erscheinen zunächst in der Aufgabenliste der Buchhaltung, wo sie vorkontiert und bestimmten Abteilungen zugeordnet werden. Anschließend erhalten die Verantwortlichen die Unterlagen zur Prüfung. Bei einer Freigabe werden bestimmte Beleg-Informationen an die Angebotslegung rückgeführt, die so für ihre nächste Kalkulation über aktuelle Preisinformationen verfügt. Gleichzeitig gehen die Rechnungen zur Endkontrolle zurück zur Buchhaltung. Eine Schnittstelle übergibt die Belege im letzten Schritt zur Verbuchung an das Finanzbuchhaltungssystem BDM. In bestimmten Fällen erfolgt eine zusätzliche Weiterleitung an die Rechnungsstellung zur Weiterverrechnung einzelner Positionen.

Digitale Workflows machen wettbewerbsfähig

Dank DocuWare hat sich die Kommunikation untereinander erheblich verbessert, Arbeitsabläufe sind effizienter und schneller geworden. Ebenso konnte man Fehlerquellen reduzieren, weil nicht alles doppelt oder dreifach erfasst und abgelegt wird. Durch den Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool haben alle Mitarbeiter den gleichen Informationsstand. Das bringt deutliche Vorteile, zum Beispiel bei der Angebotslegung durch den Rückfluss von vernetzten Informationen. Durch den Workflow kann auf Anfragen sehr schnell und flexibel reagiert werden, was das Unternehmen in der Branche wettbewerbsfähiger macht. Auch vom digitalen Rechnungs-Workflow profitiert man in der Innsbrucker Zentrale. Denn das System bietet einen besseren Überblick über den Bearbeitungsstatus von Rechnungen und Weiterverrechnungen – bei Tyrol Air Ambulance immerhin ein Volumen in Millionenhöhe.

Überraschend war die einfache Einführung des Systems. Unsere Mitarbeiter erkannten die Arbeitserleichterung sofort und warteten regelrecht auf den Start. Bereits eine Woche nach der Installation lief alles wie am Schnürchen.

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