Kostengünstige Lösung mit vielen Integrationsmöglichkeiten
Gesucht wurde ein erschwingliches DMS mit flexiblen Funktionen wie etwa dem schnellem Informationsaustausch, der elektronischen Immatrikulation von Studenten, dem einfachen Zugriff auf Studentenakten und der schnellen Anpassung an verschiedene Abteilungen, beispielsweise an die Gehaltsabrechnung. Gleichzeitig war eine Integration in das ERP- und Studenteninformationssystem Jenzabar gewünscht. Aufgrund seiner hohen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit setzte sich DocuWare bei der Auswahl gegen andere Lösungen durch.
Archiv und Workflow – alles digital
Die Systemeinführung in vier Abteilungen erfolgte gestaffelt über einen Zeitraum von zwölf Wochen. Hierfür richtete man mehrere elektronische Archive sowie kundenspezifische Workflows ein. Gleichzeitig schulte man die Mitarbeiter darin, historische Papierdokumente zu scannen, zu indexieren, abzulegen sowie neue Akten direkt in DocuWare zu importieren. Nach der DMS-Einführung stellten die Abteilungen schnell die entsprechenden Vorteile und Effizienzsteigerungen beim Einsatz der Lösung fest. Heute sind sämtliche Unterlagen sicher im digitalen Dokumenten-Pool abgelegt – von der Gehaltsabrechnung über Stiftungsverträge bis hin zu Belegen über finanzielle Zuwendungen. Autorisierte Mitarbeiter greifen direkt auf diese Belege zu, arbeiten gemeinsam an Dokumenten, initiieren Workflows oder überprüfen den Status eines dokumentenbasierten Prozesses.
Abteilungsübergreifende Lösung
Die Anpassungsfähigkeit von DocuWare war ein Schlüsselelement für die erfolgreiche Einführung in verschiedenen Abteilungen. Heute stellt das College seinen Lehrkräften über das DMS sogar standardisierte Lehrpläne und Richtlinien zur Verfügung, ohne dass dafür eine separate Software installiert werden musste, welche allein mit 40.000 Dollar zu Buche geschlagen hätte. Ebenso legt man alle Lehrpläne im digitalen Dokumenten-Pool ab, wodurch auch die Verbindung zwischen älteren Lehrplänen und früheren Studenten aufrechterhalten werden kann, etwa für den Fall von Rückfragen. Selbst die fakultätsübergreifende Studentenberatung profitiert von der digitalen Lösung, da relevante Informationen zwischen dem Studentenwerk, der Finanzierungshilfe, dem Immatrikulationsbüro und den einzelnen Beratern in der Fakultät nun optimal ausgetauscht werden können.
