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Über DocuWare
Referenz: Luftfahrt
Finden Sie weitere KundenreferenzenDie Anforderungen in der Luftfahrtindustrie sind deutlich höher als in anderen Branchen: Wesentlich mehr Vorschriften für interne Arbeitsabläufe, mehr Kontrollen und Audits sowie gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente von mindestens zehn Jahren. Kein Wunder, dass Swiftair mit dem bisherigen Archivsystem, einem Mix aus Papier und elektronischen Dokumenten, und der stetig wachsenden Dokumentenmenge immer wieder an seine Grenzen stieß. Wenn gescannte Dokumente zusammen mit elektronischen Excel-Listen per E-Mail zwischen verschiedenen Abteilungen oder gar externen Audit-Teams hin- und hergeschickt wurden, fehlte es an Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Gleichzeitig stieß das physische Archiv an seine Grenzen, sowohl was den Platzbedarf als auch die Geschwindigkeit der Dokumentensuche betraf. Eine interne Prozessanalyse zeigte, dass nur eine umfassende Digitalisierungsstrategie die großen Herausforderungen lösen konnte. Swiftair entschied sich daher für die Einführung eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Angebote verschiedener Anbieter wurden eingeholt und hinsichtlich Funktionalität, technischer Möglichkeiten und Kosten analysiert. Als klarer Sieger ging DocuWare hervor.
Das Dokumentenmanagement-System DocuWare ist ein wichtiger Baustein unserer digitalen Transformation. Die Prozesse, in denen wir die Lösung bereits einsetzen, sind schneller, transparenter und effizienter geworden. Gleichzeitig bietet uns die DocuWare Cloud höchste Sicherheit bei der Verfügbarkeit unserer Dokumente.
Juan José del Prado Gálvez, IT Project Manager
Swiftair, Madrid
Reibungslose Zusammenarbeit dank digitaler Workflows
Obwohl Swiftair den Einsatz von DocuWare sukzessive ausbaut, arbeiten heute bereits 150 Mitarbeiter:innen aus den Bereichen Personal, Flugbetrieb und Finanzen täglich mit der Lösung. Einer der wichtigsten Anwendungsfälle ist die Instandhaltung. Um zu dokumentieren, welche Teile eines Flugzeugs gewartet oder repariert werden müssen, erstellt der zuständige Ingenieur einen Arbeitsauftrag. Nach der Durchführung der Arbeiten prüft die interne Zertifizierungsstelle den Vorgang. Damit ist der Prozess aber noch nicht abgeschlossen, denn in der Luftfahrtindustrie muss zusätzlich ein externer Prüfender einen formellen Abschlussbericht erstellen. Swiftair arbeitet mit einem externen Dienstleister zusammen. Früher wurden die gescannten Belege per E-Mail verschickt. Heute übernimmt DocuWare diesen Workflow: Nach der Digitalisierung wird der Arbeitsauftrag mit weiteren Dokumenten zu einer Dokumentmappe zusammengefasst. Das DMS informiert die externen Prüfenden per E-Mail über den neuen Vorgang, so dass sie die Mappe per Mausklick öffnen können. Für die Prüfung selbst stellt DocuWare ein elektronisches Formular zur Verfügung, das die jeweils geltenden Formalitäten und Richtlinien auflistet und den Prüfenden als Checkliste dient. Sind alle Vorgaben erfüllt, erstellt DocuWare daraus automatisch den Abschlussbericht und legt ihn ab. Parallel dazu dokumentiert die zuständige Abteilung den Vorgang im Flottenmanagementsystem eMRO. DocuWare ist an dieses System angebunden, so dass die Anwender:innen bei Bedarf per Mausklick aus dem dortigen Datenbestand auf die entsprechenden Dokumente inklusive Prüfbericht zugreifen können.
Geschäftskritische Prozesse optimieren
Die Vorteile für Swiftair sind vielfältig: Zum einen hat der DMS-Einsatz zu einer erheblichen Zeitersparnis im täglichen Arbeitsablauf fast aller Abteilungen geführt. Bei externen Kooperationen müssen Dokumente nicht mehr wie früher einzeln eingescannt und verschickt werden. Auch das Auffinden im Falle einer Prüfung ist heute viel schneller möglich. Vor allem aber hat die Digitalisierung dazu beigetragen, dass Swiftair geschäftskritische Prozesse deutlich optimieren konnte. Ein Beispiel ist die nahtlose Zusammenarbeit mit der externen Revision: Die einzelnen Vorgangsprüfungen werden heute dank DocuWare trotz unterschiedlicher Zeitzonen effizient und kontrolliert durchgeführt. Die sichere Cloud-Infrastruktur von DocuWare sorgt dafür, dass Dokumente jederzeit verfügbar sind und bietet zusätzlichen Schutz vor Datenverlust. 2023 wurde das Luftfahrtunternehmen mit dem Branchenpreis Digital Leaders Award ausgezeichnet.