Reibungslose Zusammenarbeit dank digitaler Workflows

Obwohl Swiftair den Einsatz von DocuWare sukzessive ausbaut, arbeiten heute bereits 150 Mitarbeiter:innen aus den Bereichen Personal, Flugbetrieb und Finanzen täglich mit der Lösung. Einer der wichtigsten Anwendungsfälle ist die Instandhaltung. Um zu dokumentieren, welche Teile eines Flugzeugs gewartet oder repariert werden müssen, erstellt der zuständige Ingenieur einen Arbeitsauftrag. Nach der Durchführung der Arbeiten prüft die interne Zertifizierungsstelle den Vorgang. Damit ist der Prozess aber noch nicht abgeschlossen, denn in der Luftfahrtindustrie muss zusätzlich ein externer Prüfender einen formellen Abschlussbericht erstellen. Swiftair arbeitet mit einem externen Dienstleister zusammen. Früher wurden die gescannten Belege per E-Mail verschickt. Heute übernimmt DocuWare diesen Workflow: Nach der Digitalisierung wird der Arbeitsauftrag mit weiteren Dokumenten zu einer Dokumentmappe zusammengefasst. Das DMS informiert die externen Prüfenden per E-Mail über den neuen Vorgang, so dass sie die Mappe per Mausklick öffnen können. Für die Prüfung selbst stellt DocuWare ein elektronisches Formular zur Verfügung, das die jeweils geltenden Formalitäten und Richtlinien auflistet und den Prüfenden als Checkliste dient. Sind alle Vorgaben erfüllt, erstellt DocuWare daraus automatisch den Abschlussbericht und legt ihn ab. Parallel dazu dokumentiert die zuständige Abteilung den Vorgang im Flottenmanagementsystem eMRO. DocuWare ist an dieses System angebunden, so dass die Anwender:innen bei Bedarf per Mausklick aus dem dortigen Datenbestand auf die entsprechenden Dokumente inklusive Prüfbericht zugreifen können.

Geschäftskritische Prozesse optimieren

Die Vorteile für Swiftair sind vielfältig: Zum einen hat der DMS-Einsatz zu einer erheblichen Zeitersparnis im täglichen Arbeitsablauf fast aller Abteilungen geführt. Bei externen Kooperationen müssen Dokumente nicht mehr wie früher einzeln eingescannt und verschickt werden. Auch das Auffinden im Falle einer Prüfung ist heute viel schneller möglich. Vor allem aber hat die Digitalisierung dazu beigetragen, dass Swiftair geschäftskritische Prozesse deutlich optimieren konnte. Ein Beispiel ist die nahtlose Zusammenarbeit mit der externen Revision: Die einzelnen Vorgangsprüfungen werden heute dank DocuWare trotz unterschiedlicher Zeitzonen effizient und kontrolliert durchgeführt. Die sichere Cloud-Infrastruktur von DocuWare sorgt dafür, dass Dokumente jederzeit verfügbar sind und bietet zusätzlichen Schutz vor Datenverlust. 2023 wurde das Luftfahrtunternehmen mit dem Branchenpreis Digital Leaders Award ausgezeichnet.