Rechnungsfreigabe in der Regel innerhalb einer Stunde
Seit der Inbetriebnahme im Juni 2018 hat sich DocuWare in den täglichen Abläufen bestens bewährt. Pro Jahr erhält die Stiftung rund 1500 Eingangsrechnungen, die jetzt zu etwa 95 Prozent digital eingehen; der Rest wird eingescannt. Nach dem Eingang einer E-Mail mit einem Rechnungs-PDF an die „Invoices“-Adresse der Stiftung werden automatisch Index-Daten wie Kreditoren-Name, Datum, Brutto- und Netto-Betrag, Skonto etc. generiert und mit der Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet, die die Daten prüft und nachbearbeitet. Von dort aus geht sie an die jeweiligen Besteller, in der Regel die betreffenden Personen im Einkauf und je nach Höhe des Betrags an weitere Freigabestufen bis zum Stiftungsvorstand. Die Rechnungsfreigabe, die früher oft viele Tage oder sogar Wochen dauern konnte, ist heute in der Regel innerhalb nur einer Stunde erledigt. In Ausnahmefällen, wenn etwa ein Techniker involviert ist, der nicht ständig im Büro ist, kann es einen Tag dauern. Skonto kann folglich nicht mehr verloren gehen; Mahnungen, die nur noch äußerst selten vorkommen, sind umgehend geklärt, da mit einem Klick sichtbar wird, wo es im Workflow hakt.
Optimierung weiterer Prozesse
Die Digitalisierung war dringend notwendig, so das Fazit von Yannick Müller knapp drei Jahre nach der Einführung von DocuWare. Denn die Aufgaben in der Administration wachsen weiter. Im Jahr 2020 wurde der früher verpachtete Hotelbetrieb in Eigenregie übernommen. Aber auch im Bereich der verpachteten Gastronomie, im Facility Management, bei den vielen Veranstaltungen nimmt der Verwaltungsaufwand zu. Mit dem Rechnungseingangs-Workflow ist ein Anfang gemacht. Bei einer Vielzahl von Themen – von der Korrespondenz mit den Kunden, die 2021 ins DMS übernommen werden soll, über das Vertragsmanagement und die Integration der Ausgangsrechnungen – bieten sich Prozessoptimierungen mit DocuWare an. Der besondere Clou aus Sicht des Finanz-, Controlling- und IT-Leiters: „Mit DocuWare können wir die Prozesse selbst anpassen, wie ich gerade bei der vollkommen eigenständigen Integration eines neuen Organigramms mit entsprechenden Berechtigungen feststellen konnte.“
