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Während Rechnungen früher einen umständlichen Prozess durch mehrere Gebäude des Klostergeländes durchliefen, der viele Tage oder sogar Wochen dauern konnte, ist die Freigabe heute in der Regel innerhalb von nur einer Stunde erledigt.

Grund und Auslöser für die DMS-Einführung bei der Stiftung Kloster Eberbach war vor allem die mangelnde Übersichtlichkeit bei den eingehenden Rechnungen: Die Post wurde zwischen den verschiedenen Standorten auf dem Gelände verteilt, wanderte von A nach B und es war oft nicht nachvollziehbar, wo sie sich gerade befand.

Das Aufgabenspektrum der Verwaltung in der Stiftung ist vielfältig: Auf dem Gelände nahe Eltville am Rhein befinden sich gastronomische Betriebe, ein Hotel und ein Museum; in einem Schwesterunternehmen wird Wein produziert. Das 1136 gegründete Kloster wird heute für zahlreiche kulturelle Veranstaltungen und als Tagungszentrum genutzt. Aufgrund seiner beeindruckenden mittelalterlich-gotischen Architektur ist es häufig in Filmen („Der Name der Rose“) oder im Fernsehen („Hildegard von Bingen“) zu sehen und wird jährlich von etwa 300.000 Menschen besucht.

Seit Jahresbeginn 2021 leitet Yannick Müller, der vorher als Mitarbeiter für die Buchhaltung und das Controlling zuständig war, den gesamten Bereich Finanzen, Controlling und IT. In dieser übergreifenden Funktion kann er sich verstärkt der Optimierung der administrativen Prozesse widmen. DocuWare spielt dabei eine zentrale Rolle. Der Anfang wurde mit dem Rechnungseingangs-Workflow gemacht, der gemeinsam mit dem DocuWare-Partner eingerichtet wurde. Die alte Postverteilung per Postkorb und Mappen hatte zur Folge, dass Rechnungen oft zu spät oder schlimmstenfalls nach einer Mahnung versehentlich zweimal gezahlt wurden.

Land:
Deutschland
Branche:
Stiftung
Abteilung:
Unternehmensübergreifend
Deployment:
On-Premises
Integration:
Microsoft Dynamics NAV

DocuWare ermöglicht uns eine Bearbeitung von Dokumenten von nahezu überall. Die intuitive Bearbeitungsoberfläche auf Anwenderseite und große Möglichkeiten der eigenständigen Anpassung von Workflows und Berechtigungskonzepten sorgen für ein gutes Arbeiten mit dem System.

Yannick Müller
Leitung Finanzen und Controlling, IT, Stiftung Kloster Eberbach, Eltville

Rechnungsfreigabe in der Regel innerhalb einer Stunde

Seit der Inbetriebnahme im Juni 2018 hat sich DocuWare in den täglichen Abläufen bestens bewährt. Pro Jahr erhält die Stiftung rund 1500 Eingangsrechnungen, die jetzt zu etwa 95 Prozent digital eingehen; der Rest wird eingescannt. Nach dem Eingang einer E-Mail mit einem Rechnungs-PDF an die „Invoices“-Adresse der Stiftung werden automatisch Index-Daten wie Kreditoren-Name, Datum, Brutto- und Netto-Betrag, Skonto etc. generiert und mit der Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet, die die Daten prüft und nachbearbeitet. Von dort aus geht sie an die jeweiligen Besteller, in der Regel die betreffenden Personen im Einkauf und je nach Höhe des Betrags an weitere Freigabestufen bis zum Stiftungsvorstand. Die Rechnungsfreigabe, die früher oft viele Tage oder sogar Wochen dauern konnte, ist heute in der Regel innerhalb nur einer Stunde erledigt. In Ausnahmefällen, wenn etwa ein Techniker involviert ist, der nicht ständig im Büro ist, kann es einen Tag dauern. Skonto kann folglich nicht mehr verloren gehen; Mahnungen, die nur noch äußerst selten vorkommen, sind umgehend geklärt, da mit einem Klick sichtbar wird, wo es im Workflow hakt.

Optimierung weiterer Prozesse

Die Digitalisierung war dringend notwendig, so das Fazit von Yannick Müller knapp drei Jahre nach der Einführung von DocuWare. Denn die Aufgaben in der Administration wachsen weiter. Im Jahr 2020 wurde der früher verpachtete Hotelbetrieb in Eigenregie übernommen. Aber auch im Bereich der verpachteten Gastronomie, im Facility Management, bei den vielen Veranstaltungen nimmt der Verwaltungsaufwand zu. Mit dem Rechnungseingangs-Workflow ist ein Anfang gemacht. Bei einer Vielzahl von Themen – von der Korrespondenz mit den Kunden, die 2021 ins DMS übernommen werden soll, über das Vertragsmanagement und die Integration der Ausgangsrechnungen – bieten sich Prozessoptimierungen mit DocuWare an. Der besondere Clou aus Sicht des Finanz-, Controlling- und IT-Leiters: „Mit DocuWare können wir die Prozesse selbst anpassen, wie ich gerade bei der vollkommen eigenständigen Integration eines neuen Organigramms mit entsprechenden Berechtigungen feststellen konnte.“

Ein besonderer Vorteil von DocuWare besteht darin, dass wir Anpassungen eigenständig vornehmen können, ohne externe Hilfe in Anspruch nehmen zu müssen.

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