Automatische Archivierung
Zeitgleich mit dem DMS-Start schaffte die Druckerei einen Server sowie vier Scanner für die Beleg-Digitalisierung an. Als erstes nutzten Buchhaltung und Vertriebsinnendienst das DMS. Heute arbeiten rund 40 Mitarbeiter aus allen Abteilungen regelmäßig mit DocuWare und greifen je nach Benutzerrecht über den Web Client auf das digitale Archiv zu. Über eine Schnittstelle ist die Lösung auch in das ERP-System Printplus DRUCK, eine Branchensoftware für Druckereien, integriert. Der Vertriebsinnendienst erstellt damit sämtliche auftragsrelevanten Dokumente, welche direkt im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt werden. Eine weitere Schnittstelle sorgt für die nahtlose Integration des DMS in die kaufmännische Software ADDISON. Dokumente aus dem Personal- und Rechnungswesen werden dadurch elektronisch verwaltet, verlinkt und archiviert. In Kombination mit dem ADDISON-Modul „Scannen-Buchen-Archivieren“ werden beispielsweise Geschäftsbelege, wie Eingangsrechnungen oder Gutschriften, selbständig im digitalen Archiv abgelegt, sie müssen also kein zweites Mal bearbeitet oder gescannt werden.
Zeitersparnis und verbesserter Kundenservice
Heute sind mehrere Millionen Dokumente im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Das Unternehmen verzichtet dabei fast vollständig auf die Papierablage, der Raum für Aktenordner wird jetzt sinnvoller genutzt. Wenn bei Kunden- oder Lieferantenanfragen Informationen benötigt werden, kann jeder berechtigte Mitarbeiter alle notwendigen Unterlagen sofort von seinem Arbeitsplatz aus aufrufen – ohne wie früher umständlich Aktenordner durchforsten zu müssen. Der Zugriff ist über Benutzerrechte geregelt, wodurch ein effizienter Datenschutz stets gewährleistet ist. Die zentrale Ablage sämtlicher Dokumente in einem zentralen Dokumenten-Pool ist der wohl wichtigste Vorteil der Lösung. Das spart viel Arbeitszeit und verbessert gleichzeitig den Kundenservice. Bei aller Zufriedenheit ist die Bereitschaft zur Innovation dennoch weiter präsent: Staudigl-Druck will den DMS-Einsatz auch in Zukunft ausbauen. Ein Workflow zur Rechnungsprüfung steht als Nächstes auf dem Plan.
