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Um in der wettbewerbsintensiven Druckbranche ganz vorne mitzuspielen, investiert Staudigl-Druck stets in neueste Technologie. Ein zentraler Dokumenten-Pool verwaltet und sichert alle Daten der Auftragsbearbeitung, des Personal- und Rechnungswesens.

Staudigl-Druck wurde vor 35 Jahren in Donauwörth gegründete und hat sich seitdem an den permanenten technischen Wandel angepasst. Um die Marktführerschaft neben der traditionellen Produktion von Bildkalendern, Plakaten und Werbetechnik weiter auszubauen, setzt man heute auf hochmoderne Digital- und Stoffdruckmaschinen zur Produktion großflächiger Werbemotive. Auch in der Verwaltung legt man Wert auf innovative Technologien; ein DMS unterstützt die kaufmännischen Prozesse schon seit vielen Jahren.

Da das Druckerei-Unternehmen schon seit der Jahrtausendwende kontinuierlich expandiert, war Platzmangel das größte Problem, welches mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems gelöst werden sollte. Bei jährlich rund 10.000 Aufträgen war die Zahl der Papierdokumente, die nach gesetzlichen Vorgaben mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen, immens. Zu jedem Vorgang wurden Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und andere Schriftstücke in Ordnern abgelegt und in einem Archivraum gesammelt. Zuletzt mussten die Dokumente sogar ausgelagert werden. Wurden Unterlagen bei Nachfragen von Kunden oder Lieferanten gebraucht, war die Suche entsprechend schwierig und zeitraubend. Zur Auswahl standen mehrere digitale Lösungen. Ausschlaggebendes Argument für DocuWare war die einfache Bedienung bei gleichzeitig hohem Leistungsspektrum sowie die Fachkompetenz des DocuWare-Partners im benachbarten Augsburg.

Land:
Deutschland
Branche:
Medien
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Kundenservice |Vertrieb |IT / Technik
Deployment:
On-Premises
Integration:
Printplus DRUCK |Addison

Das heutige Dokumentenaufkommen und die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung können eigentlich nur noch elektronisch abgebildet werden, etwa mit einem digitalem Dokumenten-Management. Mit DocuWare optimieren wir unsere Prozesse sowohl bei der Ablage als auch beim Zugriff auf die archivierten Dokumente.

Christian Waldenmeier
IT-Leiter, Staudigl-Druck, Donauwörth

Automatische Archivierung

Zeitgleich mit dem DMS-Start schaffte die Druckerei einen Server sowie vier Scanner für die Beleg-Digitalisierung an. Als erstes nutzten Buchhaltung und Vertriebsinnendienst das DMS. Heute arbeiten rund 40 Mitarbeiter aus allen Abteilungen regelmäßig mit DocuWare und greifen je nach Benutzerrecht über den Web Client auf das digitale Archiv zu. Über eine Schnittstelle ist die Lösung auch in das ERP-System Printplus DRUCK, eine Branchensoftware für Druckereien, integriert. Der Vertriebsinnendienst erstellt damit sämtliche auftragsrelevanten Dokumente, welche direkt im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt werden. Eine weitere Schnittstelle sorgt für die nahtlose Integration des DMS in die kaufmännische Software ADDISON. Dokumente aus dem Personal- und Rechnungswesen werden dadurch elektronisch verwaltet, verlinkt und archiviert. In Kombination mit dem ADDISON-Modul „Scannen-Buchen-Archivieren“ werden beispielsweise Geschäftsbelege, wie Eingangsrechnungen oder Gutschriften, selbständig im digitalen Archiv abgelegt, sie müssen also kein zweites Mal bearbeitet oder gescannt werden.

Zeitersparnis und verbesserter Kundenservice

Heute sind mehrere Millionen Dokumente im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Das Unternehmen verzichtet dabei fast vollständig auf die Papierablage, der Raum für Aktenordner wird jetzt sinnvoller genutzt. Wenn bei Kunden- oder Lieferantenanfragen Informationen benötigt werden, kann jeder berechtigte Mitarbeiter alle notwendigen Unterlagen sofort von seinem Arbeitsplatz aus aufrufen – ohne wie früher umständlich Aktenordner durchforsten zu müssen. Der Zugriff ist über Benutzerrechte geregelt, wodurch ein effizienter Datenschutz stets gewährleistet ist. Die zentrale Ablage sämtlicher Dokumente in einem zentralen Dokumenten-Pool ist der wohl wichtigste Vorteil der Lösung. Das spart viel Arbeitszeit und verbessert gleichzeitig den Kundenservice. Bei aller Zufriedenheit ist die Bereitschaft zur Innovation dennoch weiter präsent: Staudigl-Druck will den DMS-Einsatz auch in Zukunft ausbauen. Ein Workflow zur Rechnungsprüfung steht als Nächstes auf dem Plan.

Die sichere Integration von DocuWare in das ADDISON-System überzeugte auch unsere Wirtschaftsprüfer. Die digitalen Geschäftsbelege wurden sofort akzeptiert.

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