DMS als Basis für das Digitalisierungsprojekt
Als erstes wurde ein Workflow zur Prüfung der Eingangsrechnungen installiert. Die Rechnungen werden in der Empfangsabteilung entweder gescannt oder automatisch aus dem E-Mail-Postfach abgeholt, indexiert und in DocuWare gespeichert. Sofort startet der Workflow. Mit der Indexierung ist festgelegt, in welche Abteilung die Rechnung zur Prüfung geschickt wird. Dort erscheint sie in der Aufgabenliste des zuständigen Sachbearbeiters. Sobald dieser sie geprüft und seinen elektronischen Stempel gesetzt hat, wird sie je nach Lieferantenadresse entweder zu Geschäftsführer Christian Stanglmeier oder zur Prokuristin zur Endkontrolle geschickt. Wenn sie dort abschließend freigegeben ist, wird die Rechnung zur Buchhaltung weitergeleitet. Der Workflow endet, nachdem die Rechnung gebucht, bezahlt und archiviert ist. Ist das Ehepaar Stanglmeier in Urlaub, ändert sich der Ablauf: Nach Prüfung durch den Sachbearbeiter geht die Rechnung sofort in die Buchhaltung und wird erst anschließend zur Nachkontrolle an das Unternehmerehepaar geschickt. Dank DocuWare Mobile kein Problem! Heute arbeiten neben der Finanzbuchhaltung sämtliche Abteilungen der Unternehmensgruppe mit DocuWare.
In der Personalabteilung ist man gerade dabei, die digitale Personalakte einzuführen und dafür die Mitarbeiterunterlagen der rund 300 Beschäftigten zu digitalisieren. Ein einfacher Workflow zur Wiedervorlage von befristeten Arbeitsverträgen stellt bereits sicher, dass beim jeweils festgelegten Datum das Dokument automatisch in der Aufgabenliste der Mitarbeiterin erscheint. Diese kann dann rechtzeitig die notwendigen Maßnahmen ergreifen. Ein weiterer Workflow sorgt dafür, dass wichtige Betriebsmitteilungen – wie etwa aktuelle Corona-Vorschriften für Busfahrer – zuverlässig per E-Mail an die Mitarbeiter verschickt werden und sie diese dann in ihrer Aufgabenliste finden. Das ist gleichzeitig der Nachweis, dass die Mitarbeiter tatsächlich informiert wurden.
Dass sich durch die digitale Lösung Kosten und Platz sparen lassen, ist natürlich ein willkommener Nutzen. Was dem Unternehmen jedoch den weit größeren Vorteil bringt, ist die Verschlankung verschiedenster Arbeitsprozesse. Auch Skonti lassen sich jetzt dadurch leichter nutzen.
Was DMS-Administratorin Simone Stanglmeier an DocuWare am besten gefällt ist die Flexibilität des Systems: „Es ist unglaublich, welche Bereiche wir im Unternehmen noch mit dem DMS abdecken können.“ Ein Vertragsmanagement ist ebenso wie ein digitales Handbuch für die Mitarbeiter im Aufbau. Als Ersatz zum Intranet kann sich hier dann jeder über Tipps und Tricks informieren, wie in seinem Bereich interne Arbeitsabläufe, etwa eine Reisebuchung, am besten zu gestalten sind.
