Selbständige Prüfungen durch digitalen Workflow

Installation, Einrichtung und Mitarbeiterschulung übernahm der DocuWare-Partner an nur einem Abend nach Geschäftsschluss. Bereits am nächsten Morgen konnte die Buchhaltung mit der Anwendung beginnen. Als erstes wurden Eingangsrechnungen und Lieferscheine im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert, danach Ausgangsrechnungen sowie Verträge und Protokolle von Mitarbeitergesprächen. Heute sorgt ein Workflow für die schnelle Prüfung von eingehenden Einzelrechnungen. Ein weiterer Arbeitsablauf wurde zur Kontrolle von Sammelrechnungen der Firma Intersport eingerichtet. Entsprechend werden sämtliche Eingangsrechnungen zunächst gescannt, von DocuWare automatisiert verschlagwortet und zusätzlich mit dem Index „Selbstzahlung“ oder „Intersport“ versehen. Anschließend erfolgt die revisionssichere Archivierung, wodurch die Rechnungen in den verschiedenen Aufgabenlisten erscheinen. Im Falle einer Einzelrechnung wird das Dokument nach der Prüfung durch die Buchhaltung an den externen Treuhändler zur Zahlung weitergeleitet, der ebenso in den Workflow eingebunden ist. Dank digitaler Stempel sind sämtliche Abläufe stets genau dokumentiert. „Intersport“-Rechnungen hingegen werden mit dem entsprechenden Lieferschein verknüpft. Beim Eintreffen der Sammelrechnung wird die Zahlungsaufstellung im CSV-Format von DocuWare ausgelesen und mit den vorhandenen Rechnungsnummern und -beträgen verglichen. Das System leitet etwaige Differenzen direkt an die Buchhaltung weiter. Auf diese Weise sind fehlerhafte Zahlungen praktisch ausgeschlossen, eine manuelle Überprüfung wie früher entfällt komplett.

Mehr Zeit für Kundenservice

Der automatische Abgleich von Einzelrechnungen mit Zahlungsaufstellungen spart nicht nur Geld, sondern auch viel Arbeitszeit. Gleichzeitig lassen sich heute gesetzliche Regelungen besser einhalten, zum Beispiel bei unangemeldeten Mehrwertsteuer-Kontrollen. Früher musste der Steuerexperte dafür rund zwanzig Ordner durchforsten, jetzt stehen auf Knopfdruck alle notwendigen Belege zur Verfügung. Zusätzlich hilft der schnelle Dokumentenzugriff dem Unternehmen dabei, den zahlreichen Sportvereinen unter den Kunden einen noch besseren Service zu bieten. Sämtliche Kommunikation mit den Vereinen wird heute im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. Durch die bequeme Volltextsuche sind bei Nachbestellungen sämtliche Informationen über Absprachen und Ausstattungsdetails sofort griffbereit.