Referenz: Handel / Großhandel

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Beim Sportgeschäft Baumann in Appenzell bringt ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement-System die gewünschte Ordnung in die Büroarbeit. Workflows sorgen für optimierte Arbeitsabläufe in der Buchhaltung.

Wintersport, Wandern, Fitness oder Laufen – beim Familienunternehmen Baumann steht die persönliche und fachkompetente Beratung seit 1971 an erster Stelle und stellt gleichzeitig den entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber größeren Sporthäusern dar. Die Freude zur Innovation sichert der Firma dabei den langfristigen Erfolg – auch in der Verwaltung, wo ein Dokumentenmanagement-System (DMS) für optimierte Arbeitsabläufe sorgt.

Die ebenso störende wie zeitraubende Unordnung bei der Rechnungsablage war der entscheidende Grund, sich nach einer digitalen Lösung umzusehen. Als Franchise-Nehmer von Intersport erhält Sport Baumann zweimal monatlich eine Zahlungsaufstellung, bei der man jede Position mit den zuvor zugestellten Einzelrechnungen abgleichen muss. Die mühsame Belegsuche kostete regelmäßig ein bis zwei Stunden Arbeitszeit. Hinzu kam ein drängendes Platzproblem, denn für eine revisionssichere Archivierung hätte man zusätzliche Räumlichkeiten anmieten müssen. Mit einem digitalen Archiv wollte die Geschäftsführung deshalb auch Weichen für die Zukunft stellen und ließ sich entsprechende Einsatzmöglichkeiten auf einer Informationsveranstaltung demonstrieren. Die Fachkompetenz des DocuWare-Partners und dessen umfassender Service überzeugten das Unternehmen schließlich. Für die Cloud-Lösung sprach, dass man praktisch ohne technische Vorbereitungen starten konnte. Für zusätzliche Server hätte ohnehin der Platz gefehlt.

Land:
Schweiz
Branche:
Handel / Großhandel
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Controlling
Deployment:
Cloud
Integration:
SAGE

„Mit DocuWare haben wir jederzeit und von überall aus Zugriff auf sämtliche Unterlagen. Das DMS ist aus unserem Betrieb nicht mehr wegzudenken. Wir möchten den Einsatz in unserem Unternehmen weiter ausbauen, etwa bei Workflows. Dank der tollen Betreuung durch unseren DocuWare-Partner finden wir sofort Lösungen für neue Aufgabenstellungen.“

Karin Baumann
Geschäftsführerin, Sport Baumann, Appenzell / Schweiz

Selbständige Prüfungen durch digitalen Workflow

Installation, Einrichtung und Mitarbeiterschulung übernahm der DocuWare-Partner an nur einem Abend nach Geschäftsschluss. Bereits am nächsten Morgen konnte die Buchhaltung mit der Anwendung beginnen. Als erstes wurden Eingangsrechnungen und Lieferscheine im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert, danach Ausgangsrechnungen sowie Verträge und Protokolle von Mitarbeitergesprächen. Heute sorgt ein Workflow für die schnelle Prüfung von eingehenden Einzelrechnungen. Ein weiterer Arbeitsablauf wurde zur Kontrolle von Sammelrechnungen der Firma Intersport eingerichtet. Entsprechend werden sämtliche Eingangsrechnungen zunächst gescannt, von DocuWare automatisiert verschlagwortet und zusätzlich mit dem Index „Selbstzahlung“ oder „Intersport“ versehen. Anschließend erfolgt die revisionssichere Archivierung, wodurch die Rechnungen in den verschiedenen Aufgabenlisten erscheinen. Im Falle einer Einzelrechnung wird das Dokument nach der Prüfung durch die Buchhaltung an den externen Treuhändler zur Zahlung weitergeleitet, der ebenso in den Workflow eingebunden ist. Dank digitaler Stempel sind sämtliche Abläufe stets genau dokumentiert. „Intersport“-Rechnungen hingegen werden mit dem entsprechenden Lieferschein verknüpft. Beim Eintreffen der Sammelrechnung wird die Zahlungsaufstellung im CSV-Format von DocuWare ausgelesen und mit den vorhandenen Rechnungsnummern und -beträgen verglichen. Das System leitet etwaige Differenzen direkt an die Buchhaltung weiter. Auf diese Weise sind fehlerhafte Zahlungen praktisch ausgeschlossen, eine manuelle Überprüfung wie früher entfällt komplett.

Mehr Zeit für Kundenservice

Der automatische Abgleich von Einzelrechnungen mit Zahlungsaufstellungen spart nicht nur Geld, sondern auch viel Arbeitszeit. Gleichzeitig lassen sich heute gesetzliche Regelungen besser einhalten, zum Beispiel bei unangemeldeten Mehrwertsteuer-Kontrollen. Früher musste der Steuerexperte dafür rund zwanzig Ordner durchforsten, jetzt stehen auf Knopfdruck alle notwendigen Belege zur Verfügung. Zusätzlich hilft der schnelle Dokumentenzugriff dem Unternehmen dabei, den zahlreichen Sportvereinen unter den Kunden einen noch besseren Service zu bieten. Sämtliche Kommunikation mit den Vereinen wird heute im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. Durch die bequeme Volltextsuche sind bei Nachbestellungen sämtliche Informationen über Absprachen und Ausstattungsdetails sofort griffbereit.

Der automatische Abgleich von Einzelrechnungen mit Zahlungsaufstellungen funktioniert dank DMS schnell und sicher – heute erreichen wir eine Null-Fehler-Quote! Früher mussten dazu alle Rechnungen erst zum Abgleich herausgesucht und anschließend wieder eingeordnet werden.

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