Weitgehend selbstständig konfiguriert
Leon Schefer, Prokurist und Leiter des Backoffice mit Verantwortung für Buchhaltung und Controlling, wurde bei einer Google-Recherche auf DocuWare aufmerksam. Der Funktionsumfang sowie das attraktive Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugten ihn. Als Direktkunde erhielt er initiale Unterstützung durch den Hersteller, insbesondere bei der Übertragung grundlegender Daten wie Lieferanten- und Kundenlisten in die neue Umgebung und beim Workflow-Design.
Während des Einführungsprozesses eignete sich Schefer wertvolles Know-how an, um die Cloud-Installation fortan eigenständig zu konfigurieren, anzupassen und zu erweitern. So richtete er beispielsweise die Ablagemasken für verschiedene Dokumententypen selbst ein.
Im digitalen Archiv werden sämtliche relevanten Schriftstücke abgelegt – von Post und E-Mails über Eingangs- und Ausgangsrechnungen bis hin zu Lieferscheinen und Verträgen. Dank der Cloud-Architektur können die Geschäftsleitung und andere Verantwortliche jederzeit und von überall auf diese Unterlagen zugreifen – ein entscheidender Vorteil angesichts der gestiegenen Mobilität durch die Firmenübernahmen. Ein weiteres essenzielles Element ist die Eigenständigkeit in der Handhabung der eingesetzten Tools. Durch das während der Einführung erworbene Wissen ist Schefer in der Lage, das System bedarfsgerecht zu erweitern und anzupassen.
Abgleich mit Lieferantenstamm
Ein wichtiger Bestandteil der Systemeinrichtung war die Implementierung von Workflows für den Rechnungseingang. Mehr als 90 Prozent der Rechnungen – etwa für Materialien von Stahlherstellern – treffen bereits per E-Mail oder als E-Rechnung ein, während postalische Dokumente eingescannt werden. Die PDF- oder XML-Dateien gelangen in den DocuWare Briefkorb, wo sie mittels intelligenter Indexierung automatisch ausgelesen werden. Ein Abgleich mit dem Lieferantenstamm aus dem Buchhaltungssystem tse:nit sorgt dafür, dass die Rechnungen direkt mit den entsprechenden Kontodaten vorausgefüllt werden.
Zur fachlichen Prüfung wird die Rechnung an die Person, die bestellt hat, weitergeleitet. Dabei stehen digitale Stempel mit den jeweiligen Kostenstellen zur Verfügung, so dass anschließend für den Backoffice-Manager klar ist, auf welche Kostenstelle er buchen muss. Die vorkontierten Rechnungen werden als CSV-Datei exportiert und können nahtlos ins Buchhaltungsprogramm übernommen werden. Der Prüfprozess dauert in der Regel ein bis zwei Tage. Falls eine Freigabe ausbleibt, erfolgt nach zwei Tagen eine automatische E-Mail-Erinnerung – eine Maßnahme, die sicherstellt, dass kein Skonto verloren geht.
Für Schefer liegt ein wichtiger Vorteil des neuen Cloud-DMS in der erheblichen Effizienzsteigerung des Rechnungsprüfprozesses. Durch die automatische Erkennung der meisten Daten reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich. Darüber hinaus wird durch die Mehrmandantenfähigkeit die Administration der Firmen spürbar erleichtert. Die Möglichkeit, viele Anpassungen eigenständig vorzunehmen, trägt zusätzlich zur Flexibilität und Skalierbarkeit der Lösung bei.
