Push statt Pull
Smithfields Finanzabteilung ist heute vollständig digitalisiert: Eingehende Rechnungen gelangen über unterschiedliche Wege ins elektronische Archiv. Per E-Mail eintreffende Belege werden direkt aus Outlook archiviert, Papierrechnungen hingegen nach dem Scannen. In beiden Fällen liest DocuWare wichtige Indexbegriffe aus den Unterlagen aus. Der Zugriff ist danach sofort möglich und erfolgt entweder über eine Suchmaske oder direkt aus dem ERP-System De Facto heraus. Für die Zahlungsfreigabe gleicht DocuWare im nächsten Schritt die Rechnungsinformationen mit den offenen Bestelldaten ab. Stimmen diese überein, so wird die Rechnung freigegeben, anderenfalls beginnt der automatische Genehmigungsprozess. Das DMS verschickt hierzu per E-Mail einen Link auf die archivierten Belege an die verantwortlichen Sachbearbeiter zur Genehmigung. Für die Einhaltung der internen Richtlinien erkennt DocuWare sogar, bis zu welchem Betrag die Freigabe durch nur eine Person möglich ist. Übersteigt der Betrag das Limit, wird ein übergeordneter Kollege mit einbezogen. Für die Zahlung stellt das DMS schließlich alle 14 Tage die freigegebenen Rechnungen in einer digitalen Akte zusammen, die auf Knopfdruck bereitsteht.
Digitales Archiv spart 85% Zeit ein
Das Papierarchiv ist damit komplett verschwunden, Belege werden nach dem Scannen vernichtet. Dabei fallen die 3.000 Pfund, die man sich jährlich für das externe Archiv spart, in Anbetracht der weiteren Vorteile kaum ins Gewicht. Denn die komplett digitalisierten Prozesse führen auf Organisationsebene zu einer deutlich höheren Effizienz: Dank DocuWare können Mitarbeiter heute auf einfachste Weise auf digitale Unterlagen zurückgreifen, ohne sie im Anschluss wieder archivieren zu müssen. Das Unternehmen spart sich dabei vor allem eines – eine Menge Zeit. Selbst das Eskalationsmanagement wird vom DMS übernommen, etwa durch automatisierte Benachrichtigungen oder die Möglichkeit zum mobilen Zugriff über Smartphones. Im Rahmen einer Studie hat man eine erste Zwischenbilanz gezogen: Von den etwa 100 Stunden, die bisher monatlich für Such- und Archivierungsvorgänge abgingen, spart man sich dank digitaler Prozesse gut 85 Prozent. Das macht sich vor allem deshalb bemerkbar, weil sich nun Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren – für das Erreichen der unternehmerischen Wachstumsziele ein essentieller Baustein.
