Smile Train nutzt DocuWare als Ergänzung zur eingesetzten Buchhaltungssoftware, um Eingangsrechnungen, Lieferantenvereinbarungen und Verträge elektronisch zu verarbeiten und zu archivieren. Der Einkauf arbeitet mit einer Vielzahl von Lieferanten zusammen, bei denen von Broschüren über T-Shirts bis hin zu Software und IT-Dienstleistungen alles beschafft wird, was die Organisation benötigt. Um den laufenden Betrieb nicht zu stören, müssen die Rechnungen pünktlich bezahlt werden.

Vor der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) im Jahr 2013 arbeitete die Organisation dafür komplett papierbasiert, mit langwierigen und manuellen Freigabeprozessen. Nach der DocuWare Installation digitalisierte Smile Train diese Prozesse und verbesserte Kommunikation, Effizienz und Genauigkeit erheblich. Heute verfügt das Unternehmen über einen exakten Prüfpfad für die Freigabe von Lieferantenrechnungen. Berechtigte Anwender haben einen genauen Überblick über den aktuellen Freigabestatus, zum Beispiel an welcher Stelle im Workflow sich eine zu bezahlende Rechnung gerade befindet. Diese neue Transparenz ermöglicht es der Finanzabteilung, sich neben der Rechnungsbearbeitung auf andere wichtige Projekte und Aufgaben zu konzentrieren.