Die Entscheidung für DocuWare fiel nach der intensiven Evaluierung mehrerer aktueller ECM-Lösungen. Ausschlaggebend waren neben der Erfüllung aller Anforderungen die moderne Software-Technologie. Im Rahmen einer dreimonatigen Implementierung schaffte ein Projektteam mit der Entwicklung maßgeschneiderter Workflows und der Anbindung an Microsoft Outlook die Voraussetzungen für den Produktivbetrieb. Vorhandene Multifunktionsgeräte zur Dokumentendigitalisierung ergänzte man nach Bedarf. Insgesamt wurden Unterlagen der letzten zehn Jahre aus dem alten System in den modernen Dokumenten-Pool übertragen.
Mehrsprachige Oberfläche erlaubt Dokumentenzugriff per Klick
Eingangsrechnungen und per E-Mail oder Fax eintreffende kaufmännische Belege werden heute direkt in den Fachabteilungen gescannt und nach der Indexierung im zentralen Archiv abgelegt. Unterstützt werden die Sachbearbeiter dabei durch den Intelligent Indexing Service – ein lernendes Tool, das die Effizienz der Ablage durch entsprechende Vorschläge deutlich steigert und die Notwendigkeit manueller Zuordnungen minimiert. Ebenfalls in den digitalen Workflows berücksichtigt wurde als Besonderheit der Einzahlungsschein mit Referenznummer (kurz: ESR oder „Oranger Einzahlungsschein“) – ein in der Schweiz gebräuchlicher Zahlschein, mit dem sich offene Rechnungen in Schweizer Franken bzw. Euro fakturieren lassen und Zahlungseingänge rasch verbucht werden. 42.000 Dokumente wurden so innerhalb eines Jahres abgelegt und können nicht nur von den Sachbearbeiten in der Firmenzentrale, sondern auch von Mitarbeitern in den fünf Niederlassungen auf Tastendruck eingesehen werden. Der Mehrsprachigkeit der Schweiz wird dabei umfassend Rechnung getragen. Neben einer deutschen Bedienoberfläche steht den Mitarbeitern in einigen Niederlassungen alternativ eine französische Variante zur Verfügung.
Revisionssichere Archivierung
Seit der Einführung hat DocuWare alle funktionalen Einschränkungen des bisherigen Archivsystems beseitigt. Die rund 30 aktiven Anwender in den Unternehmensbereichen Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Disposition und Ersatzteilwesen beurteilen den Einsatz der neuen Lösung als durchweg positiv. Als wichtigster Fortschritt aus Unternehmenssicht erweist sich die nunmehr gewährleistete Revisionssicherheit der digitalen Dokumente. Während man in der Vergangenheit Originaldokumente aus rechtlichen Gründen in einem platz- und kostenintensiven Papierarchiv ablegen mussten, werden heute Papierdokumente circa eine Woche nach dem Scannen gesetzeskonform vernichtet. Das Unternehmen plant deshalb bereits, das digitale Archiv als zentralen Pool für sämtliche Unternehmensanwendungen zu verwenden, beispielsweise im Personalwesen.
