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Referenz: Handel / Großhandel

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Die SIBIRGroup ersetzte eine alte Software-Lösung durch innovatives Dokumenten-Management und vollzieht damit eine zeitgemäße Weichenstellung, um in einem zunehmend digitalisierten Marktumfeld erfolgreich zu agieren.

Die Herstellung und der Vertrieb qualitativ hochwertiger Haushaltsprodukte bildet seit fast 75 Jahren die Geschäftsgrundlage der Schweizer SIBIR Group. Ergänzt um ein breites Dienstleistungsspektrum reicht das Angebotsportfolio heute von Geräten für Küche, Waschraum und Wärmegewinnung bis hin zu Produkten für die saubere Entsorgung. Eine ausgeprägte Kundenorientierung gepaart mit dem Blick für Marktentwicklungen und Umwelt kennzeichnen die Philosophie des Traditionsunternehmens.

Die Möglichkeit, Geschäftsprozesse durch digitales Dokumenten-Management effizienter und transparenter zu gestalten, erkannte die SIBIR Group bereits vor 20 Jahren. Als das dafür eingesetzte System angesichts eingeschränkter Updates und Ausbauoptionen immer häufiger an funktionale Grenzen stieß, suchten die Verantwortlichen nach einer zukunftssicheren Folgelösung. Revisionssicherheit und sukzessive Erweiterbarkeit standen ebenso auf der Anforderungsliste wie eine einfach zu bedienende Oberfläche und eine hohe Konnektivität zu unternehmensweit genutzten IT-Applikationen.

Land:
Schweiz
Branche:
Handel / Großhandel
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Kundenservice |Verwaltung |Auftragsverwaltung |Vertrieb |Einkauf / Beschaffung |Ersatzteilwesen
Deployment:
On-Premises

Wir sehen unternehmerische Veränderungen als Chancen und verbessern unsere Prozesse und Dienstleistungen deshalb laufend. Digitales Dokumenten-Management ermöglicht es uns, diese Chancen konsequent zu nutzen. DocuWare garantiert uns Revisionssicherheit, Erweiterbarkeit und eine einfache Handhabung.“

Oliver Wiedenhorn
Leiter Finanzen / IT, SIBIRGroup AG, Spreitenbach (Schweiz)

Die Entscheidung für DocuWare fiel nach der intensiven Evaluierung mehrerer aktueller ECM-Lösungen. Ausschlaggebend waren neben der Erfüllung aller Anforderungen die moderne Software-Technologie. Im Rahmen einer dreimonatigen Implementierung schaffte ein Projektteam mit der Entwicklung maßgeschneiderter Workflows und der Anbindung an Microsoft Outlook die Voraussetzungen für den Produktivbetrieb. Vorhandene Multifunktionsgeräte zur Dokumentendigitalisierung ergänzte man nach Bedarf. Insgesamt wurden Unterlagen der letzten zehn Jahre aus dem alten System in den modernen Dokumenten-Pool übertragen.

Mehrsprachige Oberfläche erlaubt Dokumentenzugriff per Klick

Eingangsrechnungen und per E-Mail oder Fax eintreffende kaufmännische Belege werden heute direkt in den Fachabteilungen gescannt und nach der Indexierung im zentralen Archiv abgelegt. Unterstützt werden die Sachbearbeiter dabei durch den Intelligent Indexing Service – ein lernendes Tool, das die Effizienz der Ablage durch entsprechende Vorschläge deutlich steigert und die Notwendigkeit manueller Zuordnungen minimiert. Ebenfalls in den digitalen Workflows berücksichtigt wurde als Besonderheit der Einzahlungsschein mit Referenznummer (kurz: ESR oder „Oranger Einzahlungsschein“) – ein in der Schweiz gebräuchlicher Zahlschein, mit dem sich offene Rechnungen in Schweizer Franken bzw. Euro fakturieren lassen und Zahlungseingänge rasch verbucht werden. 42.000 Dokumente wurden so innerhalb eines Jahres abgelegt und können nicht nur von den Sachbearbeiten in der Firmenzentrale, sondern auch von Mitarbeitern in den fünf Niederlassungen auf Tastendruck eingesehen werden. Der Mehrsprachigkeit der Schweiz wird dabei umfassend Rechnung getragen. Neben einer deutschen Bedienoberfläche steht den Mitarbeitern in einigen Niederlassungen alternativ eine französische Variante zur Verfügung.

Revisionssichere Archivierung

Seit der Einführung hat DocuWare alle funktionalen Einschränkungen des bisherigen Archivsystems beseitigt. Die rund 30 aktiven Anwender in den Unternehmensbereichen Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Disposition und Ersatzteilwesen beurteilen den Einsatz der neuen Lösung als durchweg positiv. Als wichtigster Fortschritt aus Unternehmenssicht erweist sich die nunmehr gewährleistete Revisionssicherheit der digitalen Dokumente. Während man in der Vergangenheit Originaldokumente aus rechtlichen Gründen in einem platz- und kostenintensiven Papierarchiv ablegen mussten, werden heute Papierdokumente circa eine Woche nach dem Scannen gesetzeskonform vernichtet. Das Unternehmen plant deshalb bereits, das digitale Archiv als zentralen Pool für sämtliche Unternehmensanwendungen zu verwenden, beispielsweise im Personalwesen.

Mit dem DMS sind wir bezüglich Integrationen an zukünftig genutzte IT-Applikationen flexibel und für alle denkbaren Optionen bestens gerüstet – so auch bei der etwaigen Anbindung an die in Zukunft konzernweit genutzten SAP-Cloud.“

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