Elternfreundliche DMS-Lösung
Dank DocuWare Cloud ist der Schulbezirk heute in der Lage, sämtliche Formulare in elektronischer Form an Eltern zu schicken, etwa als Link in einer E-Mail. Die Dokumente können anschließend von zu Hause aus an jedem PC oder mobilen Gerät ausgefüllt werden. Da digitale Formulare einfacher und benutzerfreundlicher sind als Papier, reagieren Eltern zudem schneller, geben also die benötigte Information früher an den Schulbezirk weiter. Ebenso personalisiert DocuWare sämtliche Formulare vor dem Verschicken. So wird sichergestellt, dass die Empfänger nur die für sie relevanten Felder ausfüllen müssen, etwa weil ihr Kind an einer bestimmten Aktivität oder Sportart teilnimmt. Nach dem Ausfüllen und Absenden der Formulare werden diese automatisch indexiert und sicher im elektronischen Dokumenten-Pool archiviert. Dadurch können die Mitarbeiter des Schulbezirks in ihrer täglichen Arbeit fast gänzlich auf Papier verzichten.
Gesetzeskonforme Aufbewahrung
Vor der DMS-Einführung wurden die Aufbewahrungsfristen der einzelnen Dokumente händisch kontrolliert – eine unbeliebte Aufgabe, denn unterschiedliche Dokumententypen haben auch unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. So müssen etwa Anwesenheitsdaten 20 Jahre lang aufbewahrt werden, während Gesundheitsreports maximal fünf Jahre aufbewahrt werden dürfen. Das digitale DMS löst diese Aufgaben mithilfe eines automatischen Workflows. Dieser setzt für jedes Dokument bereits am Anfang ein entsprechendes Löschdatum, gemäß der staatlich vorgegebenen Aufbewahrungsdauer je nach Informationstyp. Das macht die Einhaltung gesetzlicher Regelungen einfach und transparent. So erhalten Prüfer im Falle einer Revision etwa eine detaillierte Archiv-Dokumentation. Darüber hinaus digitalisiert der Schulbezirk auch ältere Dokumente, etwa handschriftliche Unterlagen aus den 1960er und 70er Jahren. Mit der neuen Lösung können Mitarbeiter diese Unterlagen einfach nach Namen, Geburtsdatum oder anderen Indexdaten durchsuchen.
Mehr Flexibilität fürs Schulsystem
Während der Kontaktbeschränkungen in der COVID-19-Krise erleichterte DocuWare auch die Zuweisung von elektronischen Geräten an Lehrkräfte. Lehrer konnten beispielsweise Laptops mit nach Hause nehmen und somit Online-Kurse anbieten. Dazu unterschrieb die Lehrkraft vor der Entnahme des Geräts einfach ein elektronisches Formular, wodurch die physische Interaktion zwischen Personen untereinander minimiert wurde.
