Doch die gewählte Software erwies sich als „sehr unzuverlässig“, so Dorothee Stuckardt, die als Bürokauffrau für Büromanagement & Marketing im Betrieb ihres Ehemanns zuständig ist. Da im DMS immer wieder Belege verloren gingen, mussten parallel Listen geführt werden, um nachprüfen zu können, ob alle Belege verarbeitet und gebucht wurden. Auch wenn sie in dieser einjährigen DMS-Testphase manchmal von der Digitalisierung „die Nase echt voll“ hatte, hat die intensive Beschäftigung mit dem System im Nachhinein betrachtet für die Bürokauffrau doch den Vorteil gehabt, zusätzliches Know-how in Sachen Digitalisierung zu erwerben. Was bei der anstehenden Auswahl eines neuen DMS hilfreich war.

Zur Wahl standen eine Empfehlung des Steuerberaters in Richtung einer kompletten Datev-Lösung für Buchhaltung und DMS, ein Vorschlag des Lexware-Kooperationspartners und schließlich – als Ergebnis eigener Recherche unter anderem bei der Handwerkskammer Kassel – DocuWare. Die Vorführung durch den DocuWare Partner fand Dorothee Stuckardt „inspirierend“. Sie konnte sich nicht nur vorstellen, wie eine wirklich revisionssichere Archivierung aussehen könnte, sondern auch, wie sich Office-Prozesse effizient gestalten lassen und wie sich Zusatznutzen durch den schnellen Zugriff auf Informationen ergibt, etwa bei der Angebotserstellung. Außerdem überzeugte die Cloud-Lösung durch die Vielseitigkeit und die Bandbreite der Funktionalität.

Mehr Freizeit durch schnelle, sichere Prozesse

Mit der Einführung von DocuWare zum 1. April 2021 wurde ein Posteingangsprozess bereitgestellt, der ihren Anforderungen an ein zuverlässiges, sicher zu bedienendes System voll gerecht wird: Wenn ein Beleg als PDF per E-Mail hereinkommt, wird die Mail an DocuWare weitergeleitet, wobei die Markierung mit Farbpunkt anzeigt, dass die Mail ins DMS transferiert wurde. Diese Sicherheit ist für Dorothee Stuckardt aufgrund ihrer Vorerfahrungen wichtig. Dass im Anschluss, etwa bei einer Rechnung, die buchungsrelevanten Felder aufgrund der Künstlichen Intelligenz des Systems in der Regel bereits vorausgefüllt sind, findet sie großartig. Nachdem sie die Felder geprüft und gegebenenfalls korrigiert oder ergänzt hat, geht der Beleg im Workflow an den zuständigen Meister, dem ein Zeitrahmen von sieben Tagen zur Verfügung steht, um die Angaben zu prüfen. Ein weiteres Highlight ist für sie der nach Lexware exportierte Buchungsstapel in Form einer CSV-Datei, der ihr die Buchungsarbeit wesentlich erleichtert. 

Die Zeitersparnis durch Automatisierung und die Sicherheit, die zum Beispiel durch die Erzeugung von Stempeln bei jedem Arbeitsschritt gewährleistet ist, sind Elemente, die DocuWare für die Managerin des Familienbetriebs schon nach einem halben Jahr zu einem unverzichtbaren Helfer gemacht haben. Die schnellen, sicheren Prozesse machen ihr Spaß und sorgen dafür, dass sie auch mehr Freizeit hat, etwa für ihr ehrenamtliches Engagement in der Gemeinde und für Fortbildungen.