Den Anfang bildeten Auftragsabwicklung und Buchhaltung. Für einen reibungslosen Übergang digitalisierte ein externer Dienstleister zusätzlich eine große Anzahl vorhandener kaufmännischer Belege. Zur Erfassung aktueller Dokumente schaffte man mehrere Scanner und Multifunktionsgeräte an. Je nach Dokumententyp werden die Papiere heute mit Barcode-Aufklebern versehen und digitalisiert, wobei die Indexierung anschließend automatisch erfolgt. Elektronische Workflows organisieren verschiedene Arbeitsabläufe, beispielsweise die Freigabe von Eingangsrechnungen. Ein weiterer Workflow existiert im Reklamationswesen. Im Rahmen einer strukturierten Fallbearbeitung werden E-Mail-Benachrichtigungen an die betroffenen Abteilungen oder Niederlassungen geschickt. Über die darin enthaltenden Links können Mitarbeiter die Belege aus dem digitalen Archiv aufrufen. Während des Workflows erstellte Dokumente werden über eine selbstprogrammierte Schnittstelle archiviert. Eigenerstellte Dokumente hingegen legt DocuWare direkt aus den entsprechenden Software-Applikationen ab.
Schnell anpassbare Workflows
Bearbeitungs- und Geschäftsprozesse sind durch digitale Workflows nicht nur schneller und effizienter, sondern auch sicherer und transparenter geworden. Workflow-Listen, E-Mail-Benachrichtigungen und Vertreterregelungen stellen sicher, dass Aufgaben zügig bearbeitet werden und selbst dann nicht unterbrochen werden, wenn Verantwortliche im Urlaub sind. Im Fall von Eingangsrechnungen wird etwa gewährleistet, dass Skontofristen nicht ungenutzt verstreichen. Einmal erstellte Workflows lassen sich ohne viel Aufwand an unterschiedliche Prozesse anpassen. So kommt der Prüf-Workflow von Eingangsrechnungen beispielsweise auch bei Reisekostenabrechnungen zum Einsatz. In den ersten sechs Jahren des DocuWare-Einsatzes hatte sich die gespeicherte Datenmenge dabei verzehnfacht und belief sich auf 12,2 Millionen Dokumente mit rund 26 Millionen Seiten, insgesamt ein Speichervolumen von über 2 Terabyte. Papierbasiert hätte diese Aktenmenge alle räumlichen Lagerkapazitäten gesprengt. Neben kaufmännischen Belegen werden zum Beispiel auch technische Zeichnungen und Unterlagen aus der Qualitätssicherung, Forschung & Entwicklung und Logistik mit dem digitalen Archiv verwaltet.
Globaler Zugriff auf alle Dokumente
Als treibende Kraft und Ideengeber für neue Anwendungsbereiche fungieren auch technologische Innovationen innerhalb der DocuWare-Software. So steigert beispielsweise der Intelligent Indexing Service die Effizienz von Bearbeitungsprozessen im Bereich der Buchhaltung. Weitere Vorteile erreicht die Anbindung des CRM- und Buchhaltungssystems. Parallel wird auch die Internationalisierung des Archivs konsequent vorangetrieben und der Web Client ist in Englisch, Französisch, Spanisch und Portugiesisch im Einsatz.
