Monatlich 100 Arbeitsstunden eingespart

Im Fokus stand zunächst der Rechnungseingangsprozess, der am 1. Dezember 2022 live geschaltet wurde. Monatlich sind rund 400 Rechnungen zu bearbeiten, unter anderem für Treibstoffe, Dienstleistungen von Subunternehmern, Flughäfen und Behörden. Per E-Mail eingehende Rechnungen werden automatisch indexiert, anschließend in der Buchhaltung auf Vollständigkeit gecheckt und zur fachlichen Prüfung weitergeleitet, wobei – falls für den Kreditor kein Prüfer hinterlegt ist – ein Prokurist die Rechnung digital verteilt. Die finale Freigabe muss dann durch eine andere Person mit Prokura oder ab einem definierten Schwellenwert durch die Geschäftsführung erfolgen. Die Rechnung wird zur Buchung und Bezahlung an das integrierte DATEV-Buchhaltungssystem übergeben.

Durch den DMS-Einsatz war es möglich, die Bearbeitungszeit der Rechnungen deutlich zu verkürzen. In der Vergangenheit dauerte der Rechnungsdurchlauf einer Rechnung im Schnitt ca. 39 Minuten, inzwischen sind es nur noch 24 Minuten. Bei ca. 400 Rechnungen monatlich konnten somit rund 100 Stunden Arbeitszeit eingespart werden. Weiterhin hat das Unternehmen den Papierverbrauch drastisch reduziert und versucht, sukzessive ganz ohne Papier zu arbeiten – entsprechend dem Nachhaltigkeitskonzept des Unternehmens.

Vielseitig genutztes Personalarchiv

Ein weiterer Schwerpunkt beim DMS-Einsatz des mittelständischen Betriebs mit 130 Mitarbeitenden ist der Personalbereich, der schon aufgrund der hohen Sicherheitsanforderungen des Nischenmarktes besonders ausgeprägt ist. Sukzessive werden daher die Personalakten digitalisiert. Es wurde eine Ordnerstruktur aufgebaut, so dass zu den Stammdaten mit der Personalnummer die Ausweise, Führerscheine, Personalbeurteilungsbögen, Stundenzettel usw. abgelegt werden. Damit wird auch der Bereich der Luftsicherheit abgedeckt, da in der Personalakte die ZÜP-Dokumente und die Schulungsdaten hinterlegt sind. Der Sicherheitsbeauftragte kann mit DocuWare den Schulungs- und Überprüfungsbedarf sicher managen. Alle 5 Jahre sind die ZÜP-Zertifikate zu erneuern und Sicherheitsschulungen durchzuführen, worauf das DMS ein paar Monate vorher automatisch hinweist. Auch Urlaubsanträge können inzwischen digital gestellt werden. Belege für Firmenkreditkarten werden per Handy-Scan im DMS abgelegt und durch den Workflow verteilt und freigegeben.

Künftig soll auch der Bereich des Equipments im Lager mit dem DMS abgebildet werden. Denn die elektrischen Geräte wie etwa Gabelstapler unterliegen regelmäßigen technischen Überprüfungen entsprechend der Unfallverhütungsvorschrift (UVV). Schulungen für Erste Hilfe und Brandschutz müssen in Zeitabständen wiederholt werden. Generell nutzt rudolph trucking & handling das DMS, um bisher manuell erledigte Aufgaben durch Workflows zu automatisieren.