Casinos und Wetthallen mit dezentralen Scan-Stationen

Zeitgleich mit der DocuWare-Einführung Ende 2019 stattete man sämtliche Niederlassungen mit eigenen Scannern aus. Zunächst werden die dezentral digitalisierten Lieferscheine an einen Cloud-basierten Netzwerkordner übermittelt, dann von DocuWare verschlagwortet und abgelegt. Mit den 45.000 Lieferanten­rechnungen pro Jahr, die Rotonda heute hauptsächlich elektronisch empfängt, verfährt man ähnlich. Die DMS-Cloud überwacht dazu die Mailfächer des Unternehmens und archiviert neu eingehende Rechnungen automatisch. Geht aus den Belegen ein Lieferbezug hervor, so stellt die Lösung sogar eine Verknüpfung zwischen Rechnung und Lieferschein her. Dies erhöht die Sicherheit im anschließenden Freigabeprozess, da ein Abgleich zwischen Rechnungsposten und tatsächlich gelieferter Ware einfach per Mausklick möglich ist. Zur Vorbereitung des finalen Buchungsprozess übergibt DocuWare die ausgelesenen Indexinformationen an das ERP-System, wodurch ein erneutes Abtippen entfällt. Auch im Personalbereich werden dank DMS neue Arbeitsverträge nur noch digital unterzeichnet. DocuWare stellt zunächst ein Web-basiertes Formular zur Verfügung, welches vom neuen Mitarbeiter einfach von zu Hause ausgefüllt wird. Anschließend werden die Daten automatisiert an die Verwaltungssoftware übermittelt, um dort den Arbeitsvertrag zu erstellen. Im letzten Schritt übergibt DocuWare den unterschriftsreifen Vertrag per E-Mail an den Neuzugang – die digitale Unterzeichnung erfolgt mithilfe eines integrierten Signaturservices.

Weniger Papier – mehr Wachstum

Die neu eingeführte Cloud-Lösung automatisiert viele der früher manuell durchgeführten Aufgaben. Für viele Mitarbeiter ist DocuWare deshalb bereits ein unverzichtbarer Partner in der täglichen Arbeit geworden. Darüber hinaus schafft das DMS Potential für Neuanstellungen durch ein solides Unternehmenswachstum. Denn das Weniger an Papier gibt den Mitarbeitern viel Zeit zurück, die beispielsweise in wichtige Controlling-Aufgaben investiert wird. Dadurch kann die Rotonda-Gruppe ihre langfristigen Wachstumsziele besser einhalten.