Qualitätsmanagement profitiert von Versionierung

Alle fertig gestellten Qualitätsdokumente werden indexiert und im zentralen Dokumenten-Pool archiviert, relevante interne Abteilungen wie zum Beispiel Produktion und Customer Service werden über das neue Dokument informiert. Zeitgleich mit der Archivierung des neuen Dokuments wird das alte Dokument inaktiv gestellt. Nur das aktive Dokument, dem DocuWare durch die Versionierungsfunktion automatisch die neueste Versionsnummer vergibt, ist noch vorhanden.

Einstieg über Eingangsrechnungsprojekt

Gestartet wurde der DMS-Einsatz bei Retorte mit einem Eingangsrechnungsprojekt. Zur Verarbeitung von Selen kooperiert Retorte mit internationalen Lieferanten und betreut in mehr als 50 Ländern etwa 500 Kunden mit über 50 Produkten. Die Kunden stammen aus 20 verschiedenen Industriezweigen wie der Glas-, Futtermittel-, Solar-, Halbleiter- und optischen Industrie sowie aus der Pharma-, Galvanik-, Stahl- und Düngemittelbereich. Pro Jahr erhält Retorte rund 2.500 Eingangsrechnungen, die das Unternehmen zu 95 Prozent digital erreichen. Die restlichen Rechnungen kommen papierbasiert und werden eingescannt.

Hohe Akzeptanz seitens der Anwender

Heute werden die in einem virtuellen Briefkorb gesammelten Eingangsrechnungen automatisiert ausgelesen, indexiert und archiviert. Nach einer Überprüfung durch die Buchhaltung informiert DocuWare die entsprechenden Rechnungsverantwortlichen, dass eine Rechnung zur Freigabe vorliegt. Ist die Freigabe erfolgt, steht sie zur Zahlung offen, gebucht wird sie im ERP-Programm Sage. Durch die Integration des DMS in die kaufmännische Lösung ist es möglich, sich im Buchungssatz von Sage die Rechnung anzeigen zu lassen, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. Zudem können die Verantwortlichen alle zusammenhängenden Belege, zum Beispiel Lieferscheine, betrachten, die ebenfalls digitalisiert wurden.

Zunehmend digitale Prozesse

Retorte investiert zwei Personentage pro Monat, um stetige Verbesserungen der digitalen Prozesse zu erreichen. Aktuell ist gemeinsam mit dem autorisierten DocuWare Partner die Digitalisierung der Vertragsprozesse in Planung. „Step by Step skizzieren wir intern, wie die Prozesse ausschauen könnten und zeigen sie unserem Dienstleister. Dieser setzt die gewünschten Vorgänge dann um“, so Commercial Director Marc Spivey, dem besonders gefällt, dass individuelle Anpassungen der Lösung sehr schnell und einfach möglich sind. „Auch wenn wir einen Dienstleister für umfangreichere Aufgaben nutzen, profitieren wir von einer schnellen Umsetzung und überschaubaren Kosten.“ Doch Anpassungen sind gar nicht in jedem Fall notwendig, wie Marc Spivey betont: „Das meiste kann DocuWare im Standard.“