Lange Wegstrecken beim Rechnungsdurchlauf
Die Rechnungsprüfung war mit einer Vielzahl von Wegstrecken auf dem vier Hektar großen Firmengelände verbunden; in der Corona-Zeit kam die Verzögerung durch Homeoffice-Zeiten hinzu, so dass sich die Rechnungen regelrecht stapelten. Aufgrund der positiven DMS-Erfahrung eines Geschäftsführers in einer früheren Tätigkeit wurde der Einsatz von DocuWare geprüft und nach einer Präsentation durch den Realisierungspartner zu Jahresbeginn 2023 die Cloud-Lösung eingeführt.
Beim Rechnungseingangs-Workflow wird zunächst eine Vorsortierung nach Rechnungstypen, etwa „Spedition“, „Rohstoffe“, „Energie“ oder „Entsorgung“, vorgenommen. Erste Station für den Workflow ist die Person, die für die Waage verantwortlich ist. Dort werden die zu mehr als 90 Prozent per E-Mail eingehenden Rechnungen nach Rechnungstyp zugeordnet und mit den Lieferdokumenten verbunden. Im Falle einer Rohstoffrechnung wird auch das eingescannte Wiegedokument zugeordnet. Die Eingangsrechnungen gehen in dem Fall zum Einkaufsleiter, der die Rechnungen mit allen verknüpften Dokumenten sachlich prüft. Die fachliche Prüfung und finale Freigabe erfolgen durch die Geschäftsführung.
Bei den Ausgangsrechnungen wird der Workflow von Leandro Adriano gestartet, der für die Fakturierung mit dem Warenwirtschaftssystem rona:systems, einer Branchenlösung für die Entsorgungs- und Recyclingwirtschaft, zuständig ist. Die Rechnung wird über eine Schnittstelle, die im Partnerumfeld zur Verfügung steht, an DocuWare übergeben und dabei automatisch als Aufgabe erscheint. Weitere zugehörige Unterlagen werden hinterlegt, bevor die Rechnung im Workflow zur sachlichen Prüfung gelangt. Anschließend ist wiederum die Geschäftsführung für die fachliche Prüfung und die Freigabe zuständig.
Neben der Einsparung von Papier, Wegstrecken und Zeit schätzt Adriano insbesondere die Übersichtlichkeit, die ihm die Digitalisierung der Prozesse gebracht hat. Die anstehenden Aufgaben seien klar strukturiert aufgelistet, so dass der Arbeitsablauf besser geplant werden könne.
Urlaubsanträge erfolgreich managen
Über die Formular-Funktion von DocuWare wurden im November 2023 Workflows für Urlaubsanträge eingerichtet, unterschieden nach Abteilungen wie „Büro“, „Labor“ und „Produktion“, von denen jede ihre eigenen Anforderungen hat. In der Produktion etwa, die rund um die Uhr läuft, arbeiten vier Gruppen, die jeweils 12-Stunden-Schichten übernehmen. Bei einem Urlaubsantrag kommen für die Vertretungsregelung nur Personen aus dem eigenen Team infrage. Heute werden die Urlaubsanträge sehr erfolgreich mit DocuWare gemanagt, wozu nicht zuletzt die klaren Zugriffsregelungen beigetragen haben, die das DMS zur Verfügung stellt.
