Bei der Systemauswahl habe DocuWare durch einfache und intuitive Bedienbarkeit, die Verfügbarkeit von Schnittstellen wie etwa zu DATEV und Microsoft Business Central sowie die Fachkompetenz des Realisierungspartners überzeugt. Ein weiteres wichtiges Kriterium war der Workflow Designer, der dem Unternehmen die Möglichkeit bietet, Prozesse selbst umzusetzen. Die Entscheidung fiel zugunsten der Cloud-Lösung, nicht zuletzt deswegen, weil in der monatlichen Gebühr die Nutzung aller Module enthalten sei, so Hasselbach. Die mehrfache Datensicherung sprach ebenfalls für die Cloud-Variante.
Im April 2023 wurde die Lösung eingeführt. Auf den Prozess der digitalen Bearbeitung der Eingangsrechnungen war man insofern schon gut vorbereitet, als bereits über 90 Prozent der Rechnungen per E-Mail hereinkamen. Nur waren sie bisher ausgedruckt und dann durch die Abteilungen getragen worden. Jetzt wird das E-Mail-Postfach von DocuWare überwacht, eingehende Rechnungen landen als Aufgabe im DocuWare Briefkorb, von wo sie teilweise automatisch und teils manuell von der Buchhaltung an die betreffende Abteilung zur Überprüfung weitergeleitet werden. Ab einem gewissen Schwellenwert kommt noch eine Schleife zur Freigabe durch die Geschäftsführung hinzu, bevor die Rechnung automatisch an DATEV Unternehmen online zur letzten Kontrolle und Buchung durch die Buchhaltung übertragen wird. Die absolut reibungslose Einführung dieses Prozesses war aus Sicht des IT-Leiters „der beste Start, den man sich vorstellen kann“. Die allgemeine Akzeptanz, die das DMS dadurch erhielt, ebnete den Weg für eine lange Reihe weiterer Digitalisierungsprojekte.
Zertifikate sicher im Griff
Als nächster Prozess wurde das Management der Zertifikate der Lieferanten digitalisiert, von denen es inklusive zugehöriger Spezifikationen Tausende im Unternehmen gibt. Dabei geht es beispielsweise um Zutaten, die in einer Gewürzmischung verwendet werden. Während früher Excel-Listen geführt wurden, um Gültigkeit und Ablaufdaten dieser Dokumente zu überwachen, sind die Zertifikate jetzt zusammen mit den jeweiligen Index-Daten in DocuWare gespeichert und können bei einem der regelmäßig durchgeführten Audits sekundenschnell am Bildschirm angezeigt werden. Vor Ablauf eines Zertifikats wird rechtzeitig per Workflow eine E-Mail an den Lieferanten mit der Aufforderung zum Hochladen eines aktuellen Zertifikats initialisiert. Inzwischen ist auch die Auftragsbearbeitung bei Pacovis komplett digitalisiert. Beginnend mit dem Auftragseingang findet alles in DocuWare statt.
