DMS-Einführung in drei Schritten
Nach eingehender Begutachtung von Referenzinstallationen mit vergleichbaren Anforderungsprofilen, konnte sich DocuWare gegen zwei namhafte Mitbewerber durchsetzen. Ein Kommunikationsknotenpunkt im Unternehmen ist die Rechnungslegung, wo alle Informationen und Dokumente eines bestimmten Projekts zusammenlaufen. Im Rahmen einer dreimonatigen Probephase testeten dort zwölf Mitarbeiter die Praxistauglichkeit der Lösung unter realen Arbeitsbedingungen. Digital erfasst und gespeichert wurden im ersten Schritt Ausgangsrechnungen inklusive zugehöriger Belege sowie komplette Projektakten. Nach erfolgreichem Testbetrieb wurde in einer zweiten Phase die Lieferantenbuchhaltung in das DMS integriert. Für die Bearbeitung der täglich 150 bis 200 eingehenden Papier- und E-Mail-Rechnungen wurden digitale Workflows definiert, die sämtliche Bearbeitungsschritte je nach Rechnungstyp automatisch steuern. In einem dritten Projektschritt erfolgte die Integration des Einkaufs, der technischen Bereiche sowie der Niederlassungen. Parallel zur DMS-Einführung wurden Arbeitsplätze, an denen man intensiv mit DocuWare arbeitet, mit zweiten Bildschirmen ausgestattet. Zusätzlich zu den vorhandenen Großraumdruckern mit integriertem Scanner installierte man drei Dokumentenscanner.
Erhöhte Produktivität dank zentralem Dokumenten-Pool
Die in der Vergangenheit häufig praktizierte Doppelablage von Dokumenten wird durch das zentrale digitale Archiv heute vermieden. Mitarbeiter in den Niederlassungen werden dank elektronischer Workflows ohne Zeitverzögerungen in Abläufe integriert, beispielsweise im Fall von Rechnungsfreigaben. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinsichtlich der Revisionssicherheit und der Aufbewahrungsfristen ist ebenfalls gewährleistet. Aufgrund der einfachen Archivstruktur, die sich an fest definierten Projektnummern orientiert, können Mitarbeiter blitzschnell und gezielt auf benötigte Dokumente zugreifen – sicherlich eine der Tatsachen, die dem DMS eine hohe Akzeptanz im Betrieb gesichert hat. Circa 90 Prozent der rund 500 OTTO-Angestellten arbeiten mittlerweile mit dem elektronischen Archiv und haben ‒ abhängig von ihrer persönlichen Berechtigung ‒ Zugriff auf aktuell rund 400.000 digitale Dokumente. Nur noch sehr wenige Unterlagen mit hoher rechtlicher Relevanz, etwa unterschriebene Abnahmeprotokolle oder handschriftliche Beauftragungen, werden weiterhin in Papierform gespeichert. Da in den vergangenen drei Jahren umfangreiche Aktenbestände nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet wurden, hat sich das bestehende Papierarchiv auf ein Minimum reduziert und wird in Zukunft komplett abgebaut.
