Industrie 4.0, also die Verknüpfung industrieller Infrastruktur mit modernen IT-Systemen, wird beim Anlagenbauer OTTO durch modernes Dokumenten-Management gelebt. In allen Projektphasen werden die Expertenteams bei der Entwicklung innovativer Ideen unterstützt.

In der Beratung, Planung, Implementierung und im späteren Betrieb luft- und klimatechnischer Anlagensysteme fallen umfangreiche kaufmännische und technische Unterlagen an. Aufgrund der positiven Entwicklung dieses Industriesegments und des daraus resultierenden Unternehmenswachstums, hatte sich bei OTTO Luft- und Klimatechnik ein Papiervolumen von rund 16.000 Aktenordnern aufgebaut.

Die Unternehmensstruktur mit Hauptsitz in Bad Berleburg und zehn deutschlandweit verteilten Niederlassungen erschwerte eine einheitliche Dokumentenablage. Der Handlungsbedarf basierte nicht allein auf der enormen Papiermenge, sondern zunehmend auch auf dem Problem, aktuelle Projektakten abzugleichen und aktuell zu halten. Die Lösung sah man in der Digitalisierung wichtiger Geschäftsprozesse und der zentralen Archivierung projektrelevanter Dokumente. Als Entscheidungskriterien für ein Dokumentenmanagement-System definierten die Unternehmensverantwortlichen hohe Flexibilität und Skalierbarkeit, eine attraktive Kostenstruktur, schnelle Suchgeschwindigkeiten sowie eine webbasierte Benutzeroberfläche für den komfortablen dezentralen Dokumentenzugriff.

Land:
Deutschland
Branche:
Produktion
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Kundenservice |Verwaltung |Auftragsverwaltung |Unternehmensübergreifend |Fertigung / Konstruktion |Einkauf / Beschaffung
Deployment:
On-Premises
Integration:
Lieferantenbuchhaltung

Die digitale Abwicklung von Geschäftsprozessen hat nicht nur die Produktivität unseres Unternehmens gesteigert. Sie wirkt sich auch positiv auf das interne wie externe Arbeitsklima aus, sprich die Art und Weise wie wir untereinander oder mit Lieferanten und Kunden kommunizieren.

Hartmut Wamich
Prokurist, OTTO Luft- und Klimatechnik, Bad Berleburg

DMS-Einführung in drei Schritten

Nach eingehender Begutachtung von Referenzinstallationen mit vergleichbaren Anforderungsprofilen, konnte sich DocuWare gegen zwei namhafte Mitbewerber durchsetzen. Ein Kommunikationsknotenpunkt im Unternehmen ist die Rechnungslegung, wo alle Informationen und Dokumente eines bestimmten Projekts zusammenlaufen. Im Rahmen einer dreimonatigen Probephase testeten dort zwölf Mitarbeiter die Praxistauglichkeit der Lösung unter realen Arbeitsbedingungen. Digital erfasst und gespeichert wurden im ersten Schritt Ausgangsrechnungen inklusive zugehöriger Belege sowie komplette Projektakten. Nach erfolgreichem Testbetrieb wurde in einer zweiten Phase die Lieferantenbuchhaltung in das DMS integriert. Für die Bearbeitung der täglich 150 bis 200 eingehenden Papier- und E-Mail-Rechnungen wurden digitale Workflows definiert, die sämtliche Bearbeitungsschritte je nach Rechnungstyp automatisch steuern. In einem dritten Projektschritt erfolgte die Integration des Einkaufs, der technischen Bereiche sowie der Niederlassungen. Parallel zur DMS-Einführung wurden Arbeitsplätze, an denen man intensiv mit DocuWare arbeitet, mit zweiten Bildschirmen ausgestattet. Zusätzlich zu den vorhandenen Großraumdruckern mit integriertem Scanner installierte man drei Dokumentenscanner.

Erhöhte Produktivität dank zentralem Dokumenten-Pool

Die in der Vergangenheit häufig praktizierte Doppelablage von Dokumenten wird durch das zentrale digitale Archiv heute vermieden. Mitarbeiter in den Niederlassungen werden dank elektronischer Workflows ohne Zeitverzögerungen in Abläufe integriert, beispielsweise im Fall von Rechnungsfreigaben. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinsichtlich der Revisionssicherheit und der Aufbewahrungsfristen ist ebenfalls gewährleistet. Aufgrund der einfachen Archivstruktur, die sich an fest definierten Projektnummern orientiert, können Mitarbeiter blitzschnell und gezielt auf benötigte Dokumente zugreifen – sicherlich eine der Tatsachen, die dem DMS eine hohe Akzeptanz im Betrieb gesichert hat. Circa 90 Prozent der rund 500 OTTO-Angestellten arbeiten mittlerweile mit dem elektronischen Archiv und haben ‒ abhängig von ihrer persönlichen Berechtigung ‒ Zugriff auf aktuell rund 400.000 digitale Dokumente. Nur noch sehr wenige Unterlagen mit hoher rechtlicher Relevanz, etwa unterschriebene Abnahmeprotokolle oder handschriftliche Beauftragungen, werden weiterhin in Papierform gespeichert. Da in den vergangenen drei Jahren umfangreiche Aktenbestände nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet wurden, hat sich das bestehende Papierarchiv auf ein Minimum reduziert und wird in Zukunft komplett abgebaut.

Sehr positiv bewerten die Mitarbeiter den Web Client, der unseren Projektteams orts- und zeitunabhängig einen unkomplizierten Dokumentenzugriff ermöglicht.

Möchten Sie Ihr Unternehmen digitalisieren?

Fordern Sie Ihre kostenlose, personalisierte Demoversion von DocuWare an und entdecken Sie, wie Dokumenten-Management und Workflow-Automation die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreiben können.

Vereinbaren Sie noch heute eine Präsentation