Effizienter durch elektronischen Rechnungsworkflow
Heute werden die rund 100 Eingangsrechnungen pro Woche von beiden Standorten in die Cloud übertragen: Papierbelege werden gescannt, digitale Eingangsrechnungen über eine Outlook-Integration an DocuWare übergeben. Dort erfasst eine intelligente Belegerfassung alle Indexdaten und legt die Dokumente ab. Im anschließenden Workflow verteilt die Buchhaltung die digitalisierten Rechnungen an insgesamt sieben Fachabteilungen, die sie in ihren elektronischen Aufgabenlisten sehen und per digitalem Stempel freigeben. Auf Wunsch erinnert das Dokumentenmanagement-System die Anwender:innen daran, so dass die Freigaben auch direkt aus der E-Mail-Benachrichtigung heraus gestartet werden können. Im letzten Schritt ruft die Buchhaltung die Belege am Bildschirm auf und führt die Buchung durch. Insgesamt arbeiten zwölf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf diese Weise mit DocuWare. Neben der Rechnungsprüfung setzt der Proficlub das DMS auch für die Fakturierung von Eintritts- und Dauerkarten ein.
Digitale Transformation erhöht die Dokumentensicherheit
Durch die Digitalisierung ist nicht nur der Rechnungsworkflow effizienter geworden. Da die Informationen heute zentral zur Verfügung stehen, können berechtigte Fachabteilungen selbstständig nach Rechnungen recherchieren – zeitraubende Rückfragen in der Buchhaltung entfallen. Auch die Nachvollziehbarkeit ist mit DocuWare einfach: Die Lösung protokolliert, wer wann welche Rechnung freigegeben hat und archiviert dazugehörige Dokumente wie Besprechungsprotokolle oder Budgetplanungen. Gleichzeitig konnte Osasuna die Archiv-Sicherheit deutlich erhöhen. Bei einem Erstligisten gibt es viele sensible Informationen, von Spielerverträgen bis hin zu Vermittlungsgebühren. Mit dem ausgefeilten Rechtesystem der DocuWare Cloud lassen sich die individuellen Zugriffsrechte genau definieren. Aufgrund der guten Erfahrungen will der Verein den DMS-Einsatz in den nächsten Jahren deutlich ausbauen: Künftig soll nicht nur das gesamte Vertrags- und Personalwesen integriert werden, sondern auch die Stiftung Osasuna, die sich um soziale Aktivitäten kümmert. Ganz im Sinne von „La Liga“, der höchsten spanischen Fußballliga, die sich längst der digitalen Transformation verschrieben hat und ihre Mitglieder dazu anhält, interne und externe Prozesse entsprechend zu modernisieren.
