Mit DocuWare offen für die Cloud
Thomas Ostermayer begann 2017 sich mit dem Thema Dokumenten-Management zu beschäftigen: Die Bereiche Vertragswesen, Personal und Buchhaltung sollten von dem System gleichermaßen abgedeckt werden, es sollte einfach implementierbar und bedienbar sein, als Inhouse-Lösung zur Verfügung stehen, aber auch eine Cloud-Option für eine mögliche Verlegung der OVB-IT in die Cloud bieten. Die Integrationsmöglichkeit in die kaufmännische Lösung von Sage war eine weitere Anforderung. Nach einiger Marktforschung kam man zu dem Schluss, dass DocuWare die Anforderungen am besten erfüllt. Auch hinsichtlich der Cloud-Option sieht man sich bei DocuWare gut aufgehoben. Auf lange Sicht setzt der kaufmännische Leiter auf die Cloud, da er das Unternehmen von der Beschäftigung mit der IT-Infrastruktur, von Fragen wie etwa der Austauschnotwenigkeit von Servern befreien möchte. Die Verfügbarkeit des vollen Funktionsumfangs in der Cloud war daher ein wichtiges Kriterium bei der DMS-Entscheidung.
Rechnungsprüfung sicher im Griff
Im vierten Quartal 2018 wurde DocuWare inhouse installiert und in den verschiedenen Anwendungsbereichen getestet. Seit dem 1.1.2019 werden keine Rechnungen und Gutschriften mehr auf Papier archiviert. Alle eingehenden Rechnungen werden entweder automatisch aus dem Mail-System in den elektronischen Briefkorb weitergeleitet oder – falls sie per Papier eingehen, was aktuell noch bei zwei Dritteln der Rechnungen der Fall ist – eingescannt und anschließend in den Briefkorb eingelesen. Wenn die Prüfung nach 48 Stunden nicht erfolgt ist, veranlasst die Buchhaltung eine Klärung.
Personaldokumente sekundenschnell zur Hand
Auch in der Personalabrechnung wurden mit dem DMS die Prozesse vereinfacht. So sind etwa Krankmeldungen im Personalarchiv hinterlegt, so dass die Kolleginnen bei Nachfragen nicht zum Schrank gehen müssen, um das Dokument herauszusuchen, sondern es gleich am Bildschirm angezeigt bekommen. Alle Arbeitsverträge und Zeugnisse, die gesamte Personalakte ist sekundenschnell verfügbar. Das erspart täglich viel Zeit.
Auch für die Geschäftsleitung unverzichtbar
Der dritte Anwendungsbereich der digitalen Lösung betrifft die geschäftlichen Verträge und notariellen Urkunden, Bilanzen, Abschlüsse und Vorstandsbeschlüsse, die jetzt sicher elektronisch archiviert und mit der komfortablen Suchfunktion für die Geschäftsleitung jederzeit schnell auffindbar sind. Insgesamt nutzen 25 Personen im ganzen Unternehmen das System, das für sie zu einem unverzichtbaren Arbeitswerkzeug geworden ist. Rund 10.000 Dokumente befinden sich heute in den drei digitalen Archiven. Jährlich kommen 3.000 – 4.000 Dokumente hinzu. Statt neue Aktenschränke aufzustellen werden diese sukzessive abgebaut.
