Digitale Verarbeitung und Datenabgleich
Heute arbeiten rund 300 der 500 Verwaltungsmitarbeitenden mit dem DMS. DocuWare übernimmt nicht nur die Verarbeitung aller Rechnungen, sondern auch die allgemeine Korrespondenz mit oft mehrstufigen Vorgängen. Wie hoch der Automatisierungsgrad ist, zeigt die elektronische Rechnungsbearbeitung: Über eine Exchange/Outlook-Anbindung werden eingehende Belege in den Dokumenten-Pool importiert. Dort liest DocuWare den auf jeder Schweizer Rechnung vorhandenen QR-Code aus und synchronisiert die relevanten Daten mit dem Verwaltungssystem Ge.Co.Ti, das auf dieser Basis die Buchungssätze vorbereitet. In DocuWare erscheinen die nun vollständig indexierten Belege in einer elektronischen Aufgabenliste. Über digitale Stempel werden die Rechnungen an die zuständigen Stellen weitergeleitet und freigegeben. Im letzten Schritt erfolgt die Zahlung und Verbuchung, wobei die Buchungssätze dank der Datensynchronisation nur noch ergänzt, aber keine neuen Daten mehr manuell eingegeben werden müssen. Durch den bidirektionalen Datenabgleich kennen sowohl DocuWare als auch das Verwaltungssystem den aktuellen Bearbeitungsstand jeder Rechnung, der sich anhand der digitalen Stempel auch visuell leicht nachvollziehen lässt. Ähnlich verhält sich der Workflow im Bereich der allgemeinen Korrespondenz, der mit DocuWare wesentlich besser überwacht und schneller bearbeitet werden kann.
Höchste Servicequalität für Bürger und Wirtschaft
Mit DocuWare ist es der Stadt Mendrisio gelungen, ihre Verwaltungsprozesse zu standardisieren, transparenter zu gestalten und die Fehlerquote zu senken. Dank digitaler Stempel und elektronischer Listen wissen die Mitarbeitenden jederzeit, was noch zu tun ist und werden im Notfall von DocuWare an ihre Aufgaben erinnert. Vorteile ergeben sich z.B. bei der Finanzplanung, denn die neu gewonnene Transparenz zeigt der Gemeinde schon beim Rechnungseingang, welche Zahlungen in den nächsten Wochen anstehen, so dass die Buchhaltung die Liquidität besser planen kann. Zudem bietet der digitale Dokumenten-Pool eine höhere Sicherheit als das bisherige papierbasierte System, das durch den manuellen Postweg und das Anfertigen von Kopien fehleranfällig war. Recherchen sind heute für alle Berechtigten ohne Umweg über die Fachstelle möglich. Durch die Verknüpfung der ein- und ausgehenden Korrespondenz mit DocuWare sind aktuelle Anfragen, bereits getroffene Entscheidungen und eventuelle Antwortschreiben sofort ersichtlich. Das Ergebnis? Anträge werden schneller beantwortet und die Gemeinde Mendrisio löst ihr Versprechen ein, den Bürgern und Unternehmen der Gemeinde höchste Servicequalität zu bieten.
