Kontinuierlicher Ausbau des DMS-Einsatzes
Den Anfang machte die strukturierte Ablage der Pflegedokumentation: Arztmitteilungen, Schreiben und Aufzeichnungen des Pflegepersonals und Kostenzusagen der Krankenkassen werden nun zentral in einem digitalen Dokumenten-Pool gespeichert – unabhängig davon, ob sie per Fax, Briefpost oder E-Mail eingehen. Inzwischen eher ungewöhnlich, erfolgt die Kommunikation im Gesundheitssektor heute häufig noch per Faxgerät (Arztpraxen) oder via Briefpost (Krankenkassen). Das DMS führt die verschiedenen Medien zusammen: Die empfangenen Fax-Dateien, die gescannten Briefe sowie E-Mails landen im digitalen Briefkorb, wo sie per Intelligent Indexing verschlagwortet und nach kurzer Prüfung im Archiv abgelegt werden. Zum Scannen wird ein Multifunktionsgerät genutzt.
Im nächsten Schritt wurde ein digitaler Workflow für Eingangsrechnungen eingeführt – etwa für Büromaterial, Einrichtungsgegenstände und Kosten, die die rund 30 Fahrzeuge verursachen. Die Rechnungen werden digital erfasst und automatisch indexiert; das entsprechende Buchungskonto wird ergänzt und die kontierte Rechnung schließlich zur Zahlung an eine Banking-Software übergeben. Eine Buchungsdatei wird an eine Steuerkanzlei übermittelt, wo die Daten in die dort eingesetzte ADDISON-Software übernommen werden.
Ein weiteres Projekt war 2023 die Einführung der elektronischen Personalakte. Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen, Bescheinigungen und weitere personalrelevante Unterlagen werden seither zentral digital abgelegt. Anfang 2024 wurde zudem das Qualitätsmanagement in der Verwaltung in DocuWare integriert. Damit steht allen Mitarbeitenden stets die aktuelle Version eines Dokuments zur Verfügung, wenn es etwa darum geht, einen neuen Arbeitsvertrag zu gestalten. Ein mögliches Zukunftsprojekt ist die Digitalisierung der Arbeitsunterlagen und -anweisungen für das Pflegepersonal.
Riesenentlastung bei der Dokumentenablage
Die größte Erleichterung durch das DMS sieht der Geschäftsführer aktuell im enorm vereinfachten Ablageprozess für die täglich anfallenden rund 50 Pflegedokumente. Das manuelle Zuordnen und Ablegen der Papiere hat früher viel Zeit beansprucht. Heute genügt ein kurzer Kontrollblick, bevor das Dokument archiviert wird. Das Wiederauffinden per Volltextsuche geht unvergleichlich schneller als das Suchen in Aktenordnern. Im Cloud-Archiv ist alles von beliebigen Orten aus sofort abrufbar. Das kann sich als hilfreich erweisen, wenn zum Beispiel die Frage zu klären ist, ob eine Kostenzusage der Krankenkasse vorliegt. Oder wenn es einen Rechtsstreit gibt und Pflegedokumente dazu angefordert werden.
Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase genießt die DocuWare Cloud inzwischen eine sehr hohe Akzeptanz in der Pflegedienst-Verwaltung. Aus Sicht der Geschäftsleitung hat das Unternehmen dadurch an Attraktivität gewonnen und kann den Mitarbeitenden in der Verwaltung bei Bedarf auch Homeoffice anbieten – was in der Branche keine Selbstverständlichkeit ist.
