Jede Behandlung erzeugt eine Unmenge an Dokumenten, welche anschließend von verschiedenen Abteilungen abgerufen werden. Vor der DMS-Einführung legte man alles im Originalformat ab: Ärztliche Überweisungen und vom Patienten mitgebrachte Dokumente auf Papier, Untersuchungen und Röntgenbilder in elektronischer Form, Abschlussberichte als Audio- oder Textdateien. Der parallele Einsatz von papierbasierter und digitaler Ablage führte jedoch zu erheblichen Problemen im Klinikalltag. So mussten Patienten die für die Behandlung relevanten Unterlagen selbst zu den einzelnen Stationen bringen, was den Patientenfluss bis hin zur Abrechnung verlangsamte. Gleichzeitig war ein Abrufen vergangener Berichte praktisch unmöglich. Denn sämtliche Akten lagerten dezentral im jeweiligen Gesundheitszentrum. Selbst bei digitalen Unterlagen scheiterte der Fernzugriff, denn die lokalen Server boten keine geeignete Sicherheitsstruktur für einen Online-Zugang. Medicenter suchte deshalb nach einer zentralen Archivlösung. Gleichzeitig sollte eine digitale Patientenakte den Austausch zwischen Abteilungen und Zentren optimieren. Mehrere Lösungen wurden begutachtet und anhand eines Anforderungskatalogs bewertet. DocuWare siegte in allen Punkten.

Einfache Integration in das Krankenhausinformationssystem KIS

Parallel zum DocuWare-Einsatz modernisierte Medicenter die komplette IT-Infrastruktur. Statt auf lokale Server setzt man heute auf eine private Cloud mit höchsten Standards in Sachen Sicherheit, Verfügbarkeit und Backup. DocuWare verschlüsselt sensible Dokumente, unberechtigte Zugriffe sind damit ausgeschlossen. In Zusammenarbeit mit dem in Peru ansässigen DocuWare Partner ging Medicenter bei der Installation und Integration in das KIS schrittweise vor: Nach einem Pilotprojekt digitalisierte man die wichtigsten Prozesse und führte anschließend den Rollout über die einzelnen medizinischen Dienste und Zentren durch.