Formatübergreifende Belegerfassung
Aufgrund des hohen Dokumentenaufkommens wurde mit dem Einsatz in der Schadenabteilung begonnen. Kunden reichen ihre Dokumente auch weiterhin in vielfältiger Form ein, als Papierbelege, über E-Mails bis hin zum Versand per Messenger wie WhatsApp. Der Unterschied zu früher ist aber, dass heute nichts mehr ausgedruckt oder kopiert werden muss. Vielmehr übertragen die Mitarbeiter sämtliche Dokumente umgehend ins digitale Archiv, etwa per Drag & Drop oder über einfache Scan-Funktionen. DocuWare übernimmt anschließend die automatische Verschlagwortung anhand des Inhalts. Selbst Formulare, welche Mitarbeiter in dem ERP-System ICON erstellen, werden durchgängig digital an das DMS übergeben. Verschiedene Workflows verteilen die Unterlagen anschließend gemäß Verantwortlichkeit an den jeweiligen Sachbearbeiter. Über digitale Stempel, welche auch die Uhrzeit der Bearbeitung dokumentieren, werden Schadensfälle überprüft und zur Regulierung freigegeben. Selbst die Schadensregulierung an sich wird durch Ablage der entsprechenden Zahlbelege genauestens im DMS dokumentiert. Nach und nach wurde DocuWare auf weitere Bereiche ausgeweitet, etwa in der Angebotsverwaltung der Assekuranz oder bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen im Bereich Finanzen. Knapp 80 Anwender arbeiten heute täglich mit der Lösung.
Höhere Sicherheit dank Cloud
Wo Mitarbeiter früher aufgrund fehlender Möglichkeiten zur Akten-Versionierung an ihre Grenzen stießen, gewährleistet das digitale Archiv heute einen einfachen Zugang zu allen versicherungsrelevanten Unterlagen. Gleichzeitig werden datenschutzrechtliche Bestimmungen mit weniger Aufwand eingehalten als dies mit dem frühere Papierarchiv der Fall war. Insgesamt hat DocuWare nicht nur zu einer erheblich weniger Bearbeitungsfehlern und einer höheren Effizienz im Unternehmen geführt, sondern erlaubt auch eine einfache Identifizierung von Betrugsversuchen, etwa beim doppelten Einreichen von Schadensfällen durch verschiedene Parteien. Vor allem aber hat Mayfair Insurance seinen firmeneigenen Disaster Recovery Plan umgesetzt. Die hohen Standards der DocuWare Cloud reduzieren das Risiko eines Dokumentenverlusts auf ein Minimum und machen das Geschäft von Mayfair insgesamt sicherer.
