Klare Cloud-Strategie
Eine Referenzinstallation des autorisierten DocuWare Partners brachte die Entscheidung für DocuWare, und zwar in der Cloud-Version, wie Roland Reisinger erklärt, der neben seiner Tätigkeit im Stahlvertrieb für die IT verantwortlich ist. Bei Maxx Stahl wird bereits seit mehreren Jahren auf ortsunabhängige Lösungen gesetzt: Die Beschäftigten können per Terminal-Server-Verbindung von überall auf die IT-Anwendungen zugreifen.
Der Rechnungseingangs-Prozess wurde mit der DocuWare Cloud umgehend automatisiert. Die heute zu 99 Prozent per E-Mail und PDF eingehenden Rechnungen werden in Outlook vom Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, überwacht und wandern automatisch in den DocuWare Briefkorb. Dort wird die Rechnung von einer Mitarbeiterin mit einem Zahlungsziel versehen, vorkontiert und entsprechend für die Finanzbuchhaltung vorbereitet. Gleichzeitig wird die Rechnung dem jeweiligen Besteller zugewiesen und somit eine Prüfung des entsprechenden Lagerzugangs angestoßen. Abschließend werden die Buchungsstapel mit den vorkontierten Rechnungen aus DocuWare zur finalen Buchung in die Buchhaltungssoftware importiert.
Schneller Zugriff auf kompletten Vorgang
Der mehrgleisige Workflow-Prozess hat dem Unternehmen, wie Reisinger erklärt, eine Vielzahl von Vorteilen gebracht: In der Administration werden beim Rechnungseingang nicht mehr, wie früher üblich, Überstunden gemacht, sondern stattdessen bleibt Zeit für andere Aufgaben. Bis Mitte 2022 ist das Archiv bereits auf über 280.000 Dokumente angewachsen Durch die Vergabe von Auftragsnummern kann ein kompletter Akt mit allen zugehörigen Dokumenten blitzschnell übersichtlich angezeigt werden. Das bringt große Zeit- und Geldersparnisse, sagt Roland Reisinger.
