Strichcodes für schnelles Vermieten
Dank digitalem Dokumenten-Management wird heute gleich nach dem Ausdrucken eines Antragsformulars das entsprechende Dokument mit einem Barcode versehen und damit eindeutig identifiziert. Anschließend wird der ausgefüllte Antrag eingescannt, archiviert und durchläuft einen automatisierten Workflow. Dieser stellt sicher, dass alle erforderlichen Bonitäts- und Registerprüfungen gegenüber der Mietpartei durchgeführt werden. In der abschließenden Freigabe druckt der Immobilienverwalter den entsprechenden Mietvertrag aus, der ebenfalls mit einem Barcode versehen ist. Sobald dieser vom Mieter unterzeichnet ist, wird er elektronisch an die Buchhaltungsabteilung zur weiteren Prüfung und Bearbeitung weitergeleitet. Die Indexierung erfolgt dabei anhand der strichcodierte Antragsnummer automatisch. Neben Anträgen und Verträgen archiviert Maryland Management auch die gesamte E-Mail-Korrespondenz der Mieter im zentralen Dokumenten-Pool. Bei eventuell auftretenden Konflikten kann dadurch die Historie einfach aufgerufen werden, was die Problemlösung deutlich vereinfacht.
Schnelleres Auffinden von Unterlagen
Die Möglichkeit, Dokumente über verschiedene Indexbegriffe innerhalb einer Datenbank zu recherchieren, hat die Effizienz des Immobilienunternehmens enorm verbessert. Früher dauerte es Stunden oder sogar oft Tage, bis die relevanten Dokumente gefunden und versandfertig waren. Hinzu kam die Übermittlung per Kurier, was einen weiteren Engpass für den Betrieb darstellte. Heute verschicken Mitarbeiter die elektronischen Belege innerhalb weniger Sekunden an die Mieter. Sogar die externen Prüfer des Unternehmens erhalten temporäre Zugriffsrechte auf DocuWare, so dass die Prüfungsvorbereitung schnell und schmerzlos ist.
