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Um Geschäftsprozesse zu optimieren und durch den geringeren Papiereinsatz „grüner“ zu agieren, führte MANN Energie einen digitalen Dokumenten-Pool ein. Das eingesparte Holz aus der Papierproduktion veredelt man in Form von Holzpellets.

MANN Energie ist Spezialist für Holzpellets zur Gewinnung von Wärme und Ökostrom. Dienstleistungen wie die Planung, Realisierung und Wartung individueller Heizungsanlagen auf Basis von Holzpellets runden das Portfolio ab. Papierberge auf den Schreibtischen gehörten früher leider zum Tages¬geschäft, was man aus ökologischen Aspekten und aufgrund des hohen Lager- und Organisationsaufwands kritisch betrachtete. Um räumliche und zeitliche Ressourcen zu sparen und gleichzeitig nachhaltig der Umwelt zuliebe zu agieren, entschied man sich für den DMS-Einsatz.

Alle täglich anfallenden Dokumente wie interne Unterlagen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Liefer- und Wiegescheine, Verträge, E-Mails oder Notizzettel sollten in Zukunft elektronisch verwaltet werden, um dadurch die Bearbeitungszeiten erheblich zu reduzieren. Ein erfahrenes Systemhaus, gleichzeitig DocuWare-Partner, übernahm dabei das ganzheitliche Management von der Beratung über die Planung und Realisierung bis zur Implementierung des DMS in die IT-Landschaft. Um die jährlich weit über 10.000, in der Regel mehrseitigen Dokumente auf einfache Art und Weise zu managen, hat MANN Energie mehrere Firmen innerhalb der Unternehmensgruppe an den zentralen Dokumenten-Pool angebunden. Einzelne Software-Bausteine wurden sukzessive im laufenden Betrieb implementiert sowie live gesetzt. 

Land:
Deutschland
Branche:
Produktion
Abteilung:
Unternehmensübergreifend
Deployment:
On-Premises
Integration:
DATEV |WaWi Merkator

Durch den DMS-Einsatz existieren bei uns keine umweltschädlichen Aktenberge mehr, und wir können uns mit ganzer Energie auf unsere Kernaufgaben konzentrieren. Mit DocuWare agieren wir heute ökologisch und ökonomisch am Puls der Zeit.

Jörg Thielmann
Prokurist, MANN Energie, Langenbach

Als Vorteil erwies sich, dass MANN Energie bereits im Vorfeld einen neuen Modular-Server angeschafft hatte. DocuWare ist heute nahtlos in Outlook, die Datev-Finanzbuchhaltung und das Warenwirtschaftssystem Merkator eingebunden. Alle mit der Business-Software erzeugten Ausgangsbelege werden automatisch mit zugehörigen Unterlagen archiviert. Abgelegte Unternehmensbelege können dabei stets in die verschiedenen Dokumenten-Workflows eingebunden werden. Diese sorgen dafür, dass etwa Controlling und Buchhaltung jederzeit einen Überblick darüber haben, welcher Beleg welchem Kollegen zur Prüfung vorliegt und ob eine Erinnerung erforderlich ist, damit beispielsweise keine Skontofristen überschritten werden.

Einfache Monatsabschlüsse

Die Arbeitserleichterung ist enorm: Inhalte auf Papier müssen nicht mehr von Hand aufbereitet, kopiert, sortiert und in Aktenordnern abgelegt werden. Auch die Suche nach Belegen gehört vollständig der Vergangenheit an. Berechtigten Mitarbeitern stehen die archivierten Dokumente zur Recherche und Bearbeitung zentral zur Verfügung, interne Belegflüsse lassen sich dadurch effizient abwickeln. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, externe Unternehmen wie zum Beispiel den Steuerberater sicher anzubinden. Ein weiterer Vorteil: Dank digitalisierter Abläufe können Monatsabschlüsse viel schneller erstellt werden. Durch die Datev-Anbindung erhalten Mitarbeiter mit nur einem Klick den passenden Beleg zu einer bestimmten Buchung. Damit reduziert sich auch der Aufwand bei der Erstellung des Jahresabschlusses, da der Wirtschaftsprüfer die Belege nicht mehr kopieren muss, sondern bei der Prüfung Zugriff auf entsprechende Daten erhält.

Ökonomie und Ökologie im Einklang

Die DMS-Investition hat sich für MANN Energie auf der ganzen Linie gelohnt: Bearbeitungszeiten bei papierbasierten Geschäftsprozessen konnten um bis zu 90 Prozent reduziert werden. Wo früher zahlreiche Arbeitsschritte erforderlich waren, um Akten oder Dokumente zu suchen sowie Informationen und Inhalte zu filtern, sind jetzt wenige Klicks ausreichend. Unterlagen werden in elektronischen Briefkörben gesammelt, bei Bedarf sortiert und gegebenenfalls mit Kommentaren, Stempel beziehungsweise Signaturen versehen. Danach werden die Belege im zentralen Dokumenten-Pool archiviert und über Workflows gezielt den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen. Das Projektziel der DMS-Einführung wurde damit voll erreicht: Ökonomie und Ökologie in Einklang zu bringen.

Mit DocuWare erfüllen die digital abgelegten Belege selbst die Anforderungen des Formanpassungsgesetzes gemäß § 126a BGB.

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