Als Vorteil erwies sich, dass MANN Energie bereits im Vorfeld einen neuen Modular-Server angeschafft hatte. DocuWare ist heute nahtlos in Outlook, die Datev-Finanzbuchhaltung und das Warenwirtschaftssystem Merkator eingebunden. Alle mit der Business-Software erzeugten Ausgangsbelege werden automatisch mit zugehörigen Unterlagen archiviert. Abgelegte Unternehmensbelege können dabei stets in die verschiedenen Dokumenten-Workflows eingebunden werden. Diese sorgen dafür, dass etwa Controlling und Buchhaltung jederzeit einen Überblick darüber haben, welcher Beleg welchem Kollegen zur Prüfung vorliegt und ob eine Erinnerung erforderlich ist, damit beispielsweise keine Skontofristen überschritten werden.
Einfache Monatsabschlüsse
Die Arbeitserleichterung ist enorm: Inhalte auf Papier müssen nicht mehr von Hand aufbereitet, kopiert, sortiert und in Aktenordnern abgelegt werden. Auch die Suche nach Belegen gehört vollständig der Vergangenheit an. Berechtigten Mitarbeitern stehen die archivierten Dokumente zur Recherche und Bearbeitung zentral zur Verfügung, interne Belegflüsse lassen sich dadurch effizient abwickeln. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, externe Unternehmen wie zum Beispiel den Steuerberater sicher anzubinden. Ein weiterer Vorteil: Dank digitalisierter Abläufe können Monatsabschlüsse viel schneller erstellt werden. Durch die Datev-Anbindung erhalten Mitarbeiter mit nur einem Klick den passenden Beleg zu einer bestimmten Buchung. Damit reduziert sich auch der Aufwand bei der Erstellung des Jahresabschlusses, da der Wirtschaftsprüfer die Belege nicht mehr kopieren muss, sondern bei der Prüfung Zugriff auf entsprechende Daten erhält.
Ökonomie und Ökologie im Einklang
Die DMS-Investition hat sich für MANN Energie auf der ganzen Linie gelohnt: Bearbeitungszeiten bei papierbasierten Geschäftsprozessen konnten um bis zu 90 Prozent reduziert werden. Wo früher zahlreiche Arbeitsschritte erforderlich waren, um Akten oder Dokumente zu suchen sowie Informationen und Inhalte zu filtern, sind jetzt wenige Klicks ausreichend. Unterlagen werden in elektronischen Briefkörben gesammelt, bei Bedarf sortiert und gegebenenfalls mit Kommentaren, Stempel beziehungsweise Signaturen versehen. Danach werden die Belege im zentralen Dokumenten-Pool archiviert und über Workflows gezielt den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen. Das Projektziel der DMS-Einführung wurde damit voll erreicht: Ökonomie und Ökologie in Einklang zu bringen.
