Vollständige Automatisierung
Über einen leistungsstarken Dokumentenscanner werden heute alle Liefernachweise digitalisiert, wobei sich die Dokumente in Papier- und Druckqualität oft erheblich unterscheiden. DocuWare liest per OCR die benötigten Indexdaten aus den unstrukturierten Unterlagen aus, ordnet die Lieferscheine den im ERP-System angelegten Bestellvorgängen zu, und legt schließlich alles im zentralen Dokumenten-Pool ab. Das System punktete dabei auf funktionaler Ebene nicht nur mit einer OCR-Indexierungsquote von nahezu 100 Prozent, so dass manuelle Nachbearbeitungen nur in wenigen Ausnahmefällen notwendig sind. Über das DocuWare-Modul Smart Connect wird sogar eine direkte Verknüpfung in die Bedienoberfläche von Microsoft Dynamics AX ermöglicht – ganz ohne Programmieraufwand. Ohne die gewohnte Oberfläche verlassen zu müssen, können Dynamics-Anwender damit auf das DocuWare-Archiv zugreifen.
Keine Fehler mehr in der Rechnungsstellung
Im Gegensatz zu früher werden heute alle quittierten Lieferscheine, sowohl der eigenen Fahrzeugflotte als auch sämtlicher externer Logistik-Dienstleister, digitalisiert, klassifiziert und archiviert. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Dokumente in Papierform oder elektronisch, sprich als Fax oder E-Mail-Anhang, zurückgesandt werden. Vor der Rechnungsstellung wird das Vorhandensein der entsprechenden Empfangsquittung kontrolliert. Sollten Dokumente fehlen, wird der Vorgang mit dem jeweils zuständigen Logistik-Dienstleister geklärt. Irritationen beim Kunden durch falsch gestellte Rechnungen werden damit faktisch ausgeschlossen. Auch Kundenreklamation hinsichtlich nicht erhaltener Ware können durch den direkten Zugriff auf das digitale Lieferscheinarchiv in kürzester Zeit bearbeitet werden. Die Zeit, die man in der Vergangenheit für die Erfassung und anschließende Prüfung der Lieferquittung bis zur Rechnungsstellung benötigte, halbierte sich mit Hilfe der DocuWare-Lösung nahezu. Der gesamte Prozess ist nicht nur effizienter und transparenter geworden, er trifft zudem auf hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern, die heute von zeitintensiven Such- und Routinetätigkeiten entlastet sind.
